Qu’est-ce qu’un lettre de licenciement ?
Une lettre de licenciement confirme une décision qui a généralement déjà été expliquée en personne : la fin du contrat de travail, sa date et les suites à donner. La mettre par écrit fournit au salarié les informations dont il a besoin — son dernier jour, le déroulement de son préavis, les éléments compris dans son solde de tout compte et la personne à contacter en cas de questions — et donne à l’employeur une trace claire de ce qui a été communiqué et à quel moment.
Ce modèle couvre les points pratiques communs à la plupart des lettres de licenciement. Vous choisissez le motif (suppression de poste, fin d’un contrat à durée déterminée, non-confirmation de l’embauche après la période d’essai, motif formulé par vos soins ou absence de motif dans la lettre) et les modalités du préavis : l’effectuer normalement, être dispensé d’activité tout en restant rémunéré (« garden leave »), recevoir une indemnité compensatrice de préavis ou prendre fin immédiatement. La section consacrée au solde de tout compte répertorie le salaire normal jusqu’au dernier jour, les sommes acquises et les frais, ainsi que, le cas échéant, l’indemnité compensatrice de préavis, les congés payés non pris et l’indemnité de licenciement. Elle couvre ensuite les avantages, la restitution des biens et des données de l’entreprise, un éventuel droit de recours et un contact pour les questions. Le salarié signe uniquement pour accuser réception — la lettre précise clairement que sa signature ne signifie pas qu’il est d’accord ni qu’il renonce à aucun droit.
- Idéal pour
- Confirmer par écrit un licenciement, une suppression de poste, la fin d’un contrat à durée déterminée ou une période d’essai non concluante
- Signé par
- L’employeur, puis le salarié pour accuser réception
- Options de préavis
- Effectuer le préavis, être dispensé d’activité, recevoir une indemnité compensatrice ou prendre fin immédiatement
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un lettre de licenciement
- Confirmer une suppression de poste après des réunions de consultation
- Mettre fin au contrat à l’échéance d’un contrat à durée déterminée qui ne sera pas renouvelé
- Ne pas confirmer l’embauche d’un nouveau salarié à la fin de sa période d’essai
- Confirmer un licenciement après une procédure liée aux performances ou à la discipline
- Préciser le solde de tout compte, les avantages et la restitution des biens lorsqu’un salarié est dispensé d’activité pendant son préavis
Ce que vous remplissez
22 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 Les parties
- Date de la lettre*
- Employeur (raison sociale)*
- Adresse de l’employeur
- Nom complet du salarié*
- Adresse du salarié
- Prénom dans la formule d’appel*
- Intitulé du poste*
2 La décision
- Motif de la rupture* Indiqué ci-dessous · Suppression du poste (le poste n’est plus nécessaire) · Fin d’un contrat à durée déterminée · Non-confirmation à l’issue de la période d’essai · Non indiqué dans la présente lettre
- Motif, avec vos propres mots
- Date de la réunion au cours de laquelle cette question a été abordée
3 Préavis
- Dernier jour de travail*
- Modalités du préavis* travailler normalement pendant votre période de préavis jusqu’à votre Dernier jour · ne pas être tenu de travailler d’ici votre Dernier jour, tout en restant employé et en percevant votre rémunération et vos avantages habituels (dispense d’activité) · ne pas effectuer de période de préavis et percevoir l’indemnité compensatrice de préavis indiquée ci-dessous · ne pas effectuer de période de préavis, car votre contrat de travail prend fin immédiatement à votre Dernier jour
4 Solde de tout compte
- Devise*
- Indemnité compensatrice de préavis (brute)
- Congés payés ou congés non pris indemnisés (jours)
- Date de versement du solde de tout compte
- Indemnité de départ ou de licenciement (brute)
5 Avantages et biens
- Sort des avantages
- Biens de l’entreprise à restituer
- Date limite de restitution des biens
- Contact pour toute question*
- Droit de recours
6 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction · Un responsable ou un membre des ressources humaines habilité à mettre fin au contrat de travail.
- Salarié signature et date · Signe uniquement pour confirmer avoir reçu la lettre.
Ce que couvre le lettre de licenciement
- Rupture de votre contrat de travail
- Préavis
- Solde de tout compte
- Avantages
- Biens de l’entreprise et informations confidentielles
- Recours
- Questions
- Accusé de réception du salarié
Utiliser le lettre de licenciement, étape par étape
1 Saisissez les parties et le poste
Ajoutez le nom et l’adresse de votre entreprise, ainsi que le nom, l’adresse et l’intitulé du poste du salarié, puis le prénom à utiliser dans la formule d’appel.
2 Consignez la décision
Choisissez le motif. « Indiqué ci-dessous » imprime vos propres mots ; les autres options impriment une phrase standard, et tout ce que vous saisissez dans « Motif, avec vos propres mots » est ajouté en dessous. Choisissez « Non indiqué dans cette lettre » si vous avez communiqué le motif autrement. Ajoutez la date de la réunion au cours de laquelle la décision a été discutée, le cas échéant.
3 Définissez le dernier jour et le solde de tout compte
Saisissez le dernier jour de travail et choisissez les modalités du préavis. Ajoutez l’indemnité compensatrice de préavis, les jours de congés non pris et tout montant d’indemnité de licenciement uniquement s’ils s’appliquent ; chacun apparaît sur sa propre ligne dans la liste du solde de tout compte. Laissez la date de paiement vide pour indiquer que le paiement sera effectué à la prochaine date habituelle de paie.
4 Avantages, biens et questions
Décrivez ce qui advient des avantages, ou laissez ce champ vide pour utiliser une formulation générale. Listez les biens à restituer et la date de restitution, indiquez le contact pour les questions et ajoutez la procédure de recours si votre règlement ou le droit local en prévoit une. Ajoutez ensuite le salarié comme signataire et envoyez.
Conseils avant l’envoi
- Ayez d’abord la conversation. Une lettre de licenciement doit confirmer une décision que le salarié a déjà apprise de votre part, et non la lui annoncer.
- Vérifiez les délais applicables au préavis et au solde de tout compte dans le lieu où travaille le salarié — de nombreux endroits prévoient des minimums, et certains exigent un motif écrit ou une procédure équitable avant le licenciement.
- Si vous proposez une indemnité de départ en échange d’une renonciation à des recours, utilisez pour cela un accord de rupture et laissez au salarié le temps de demander conseil.
- Restez factuel et cohérent avec vos dossiers lorsque vous indiquez le motif. Évitez d’ajouter dans la lettre des opinions ou de nouvelles accusations.
- Assurez-vous que la personne qui signe au nom de l’entreprise est habilitée à mettre fin au contrat de travail.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Lettre de licenciement : questions fréquentes
Le salarié doit-il signer la lettre de licenciement ?
Non — sa signature confirme uniquement qu’il l’a reçue, et la lettre le précise. S’il refuse, la piste d’audit de FileIt indique tout de même quand la lettre lui a été envoyée et quand il l’a ouverte.
La lettre doit-elle indiquer le motif du licenciement ?
Cela dépend de votre situation et du lieu où vous vous trouvez. Certains endroits exigent un motif écrit sur demande ou dans la lettre ; ailleurs, les employeurs restent souvent concis. Le motif est une option du modèle, qui permet aussi de ne pas l’indiquer. Demandez conseil en cas de doute.
Quelle est la différence entre ce document et un accord de rupture ?
Une lettre de licenciement informe le salarié et confirme les détails pratiques. Un accord de rupture est un contrat : le salarié reçoit généralement une indemnité de départ en échange d’une renonciation à ses recours, et les deux parties le signent pour l’accepter.
Une lettre de licenciement peut-elle être signée électroniquement ?
Oui. Les signatures électroniques sont généralement valables pour des documents professionnels comme celui-ci aux États-Unis (loi sur les signatures électroniques [ESIGN Act] et loi uniforme sur les transactions électroniques [UETA]), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS) et au Canada. Vérifiez si votre contrat ou les règles locales précisent comment le préavis doit être donné, et envoyez également une copie papier si ces règles l’exigent.