Apakah pengakuan Penerimaan Peralatan Syarikat?
Pengakuan penerimaan peralatan syarikat ialah borang satu halaman yang ditandatangani oleh pekerja apabila mereka menerima harta syarikat — komputer riba, telefon, tablet, kunci, kad akses, peralatan atau kenderaan. Borang ini merekodkan dengan tepat apa yang diserahkan, nombor siri atau aset serta keadaannya, dan persetujuan pekerja untuk menjaganya, menggunakannya mengikut dasar syarikat dan memulangkannya. Apabila seseorang berhenti kerja, borang ini menjadi senarai semak untuk mendapatkan semula semuanya; jika sesuatu hilang, borang ini merekodkan siapa yang memegangnya.
Templat ini menyenaraikan peralatan yang diberikan, tarikh dan keadaannya (baharu, baik atau sederhana berserta catatan). Pekerja bersetuju bahawa peralatan tersebut kekal sebagai harta syarikat, akan menyimpannya dengan selamat dan tidak meminjamkannya, mematuhi dasar IT dan keselamatan anda, melaporkan kehilangan atau kerosakan dengan segera, tidak memasang perisian tanpa kebenaran atau membuang kawalan keselamatan, membenarkan syarikat memeriksa atau mendapatkannya semula, serta memulangkannya apabila pekerjaan tamat. Anda menentukan sama ada penggunaan peribadi yang munasabah dibenarkan. Pekerja dan wakil syarikat kedua-duanya menandatangani borang ini.
- Sesuai untuk
- Memberikan komputer riba, telefon, tablet, kunci, kad akses, peralatan atau kenderaan kepada kakitangan
- Ditandatangani oleh
- Pekerja dan wakil syarikat (dengan jawatan)
- Penggunaan peribadi
- Anda tentukan: penggunaan peribadi yang munasabah atau untuk urusan perniagaan sahaja
- Panjang
- 1 halaman
Bila hendak menggunakan pengakuan Penerimaan Peralatan Syarikat
- Memberikan komputer riba dan telefon kepada pekerja baharu
- Menyerahkan kit pejabat di rumah kepada pekerja jarak jauh
- Menggantikan atau menaik taraf peranti pekerja
- Memberikan kunci, fob atau kad akses ke premis
- Menyelenggara daftar aset yang boleh dipercayai oleh pasukan IT atau pejabat anda
Perkara yang anda isi
7 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, wakil syarikat.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama pekerja*
- Tarikh diberikan*
2 Peralatan
- Peralatan yang diberikan*
- Keadaan semasa diberikan* Baharu · Baik · Sederhana — lihat nota
- Nota
3 Peraturan
- Penggunaan peribadi* Penggunaan peribadi yang munasabah dibenarkan · Untuk kegunaan perniagaan sahaja
4 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh
- Wakil syarikat tandatangan dan tarikh, jawatan
Kandungan pengakuan Penerimaan Peralatan Syarikat
- Saya bersetuju bahawa
Cara menggunakan pengakuan Penerimaan Peralatan Syarikat, langkah demi langkah
1 Senaraikan peralatan
Masukkan satu item pada setiap baris berserta nombor siri atau asetnya — "MacBook Pro 14-inch — serial C02XK1ABMD6M". Sertakan aksesori seperti pengecas atau dok jika anda mahu mendapatkannya semula juga.
2 Rekodkan keadaan
Pilih Baharu, Baik atau Sederhana dan terangkan sebarang calar, kemek atau kerosakan sedia ada dalam catatan. Ini membantu melindungi pekerja daripada dipersalahkan atas kerosakan yang memang sudah ada, serta memberi anda keadaan asas untuk perbandingan apabila peralatan dipulangkan.
3 Pilih penggunaan peribadi
Pilih sama ada penggunaan peribadi yang munasabah dibenarkan atau peralatan tersebut hanya untuk urusan perniagaan. Peraturan lain merujuk kepada dasar IT, keselamatan dan penggunaan boleh diterima anda.
4 Hantar untuk tandatangan
Masukkan nama dan e-mel pekerja, kemudian tandatangani bagi pihak syarikat. Borang yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda — mudah dicapai apabila pekerja berhenti.
Petua sebelum menghantarnya
- Lengkapkannya semasa penyerahan, ketika anda berdua masih boleh menyemak nombor siri dan keadaan peralatan.
- Pastikan dasar IT dan penggunaan boleh diterima anda tersedia serta pekerja mempunyai akses kepadanya, kerana borang ini merujuk kepada dasar tersebut.
- Banyak tempat mengehadkan keadaan apabila majikan boleh memotong kos peralatan yang hilang atau rosak daripada gaji. Semak undang-undang tempatan dan dasar anda sebelum membuat sebarang potongan.
- Apabila peralatan dipulangkan atau digantikan, rekodkan perkara itu juga — pengakuan baharu untuk penggantian tersebut memastikan rekod kekal tepat.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengakuan Penerimaan Peralatan Syarikat
Bolehkah pekerja dikenakan bayaran jika mereka kehilangan atau merosakkan peralatan?
Borang ini menyatakan bahawa pekerja mungkin bertanggungjawab atas kehilangan atau kerosakan yang disebabkan oleh kecuaian atau penyalahgunaan mereka, jika dibenarkan oleh undang-undang dan seperti yang ditetapkan dalam dasar syarikat. Kehausan biasa (normal wear and tear) tidak termasuk. Sama ada dan bagaimana anda boleh mendapatkan semula kos daripada gaji bergantung pada undang-undang tempatan.
Bolehkah syarikat melihat kandungan peranti tersebut?
Borang ini menyatakan bahawa syarikat boleh memeriksa, mengemas kini atau mendapatkan semula peralatan dan data syarikat di dalamnya, setakat yang dibenarkan oleh undang-undang. Jika anda memantau peranti, dasar pemantauan atau penggunaan boleh diterima yang berasingan hendaklah menerangkan caranya.
Bagaimana pula dengan pekerja yang menggunakan peranti mereka sendiri?
Borang ini adalah untuk peralatan milik syarikat. Untuk telefon atau komputer riba peribadi yang digunakan untuk kerja, gunakan perjanjian bawa-peranti-sendiri (bring-your-own-device agreement) sebagai gantinya.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk borang ini?
Tandatangan elektronik secara umumnya sah untuk pengakuan di tempat kerja seperti ini di AS (Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Nasional (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), UK, EU (Peraturan eIDAS (eIDAS)) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan pekerja tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.