Perjanjian Kenderaan Syarikat

Apakah perjanjian penggunaan kenderaan syarikat?

Apabila anda menyerahkan kunci kereta atau van syarikat kepada pekerja, anda mempercayakan aset mahal yang turut melibatkan insurans anda, reputasi armada anda dan, selalunya, liabiliti anda terhadap pihak ketiga. Perjanjian penggunaan kenderaan syarikat menetapkan peraturan secara bertulis sebelum berlaku sebarang masalah: tujuan kenderaan boleh digunakan, siapa lagi yang boleh memandunya, cara bahan api dikendalikan, siapa membayar saman parkir dan perkara yang perlu dilakukan selepas kemalangan.

Templat ini merekodkan kenderaan, nombor pendaftaran, tarikh serahan, bacaan odometer dan sebarang kerosakan sedia ada. Anda boleh memilih sama ada penggunaan persendirian dibenarkan (urusan kerja sahaja, urusan kerja dan perjalanan ulang-alik, atau penggunaan persendirian yang munasabah), siapa lagi yang boleh memandu, cara bayaran bahan api atau pengecasan dibuat, kekerapan pemeriksaan lesen memandu dan sama ada penjejak dipasang. Ia meliputi pemanduan yang selamat dan sah, penyelenggaraan, saman dan tol, perkara yang perlu dilakukan selepas kemalangan atau kecurian, had pilihan terhadap sumbangan pekerja kepada lebihan insurans, pemulangan kenderaan serta perlindungan bahawa sebarang potongan gaji hanya dibuat apabila dibenarkan oleh undang-undang.

Sesuai untuk: Kereta dan van syarikat yang diberikan kepada pekerja bernama
Ditandatangani oleh: Majikan (pengurus armada atau HR) dan pekerja
Pilihan: Penggunaan persendirian, pemandu lain, aturan bahan api, kekerapan pemeriksaan lesen, penjejakan
Panjang: 3 halaman, diparaf oleh kedua-dua pihak pada setiap halaman

Bila hendak menggunakan perjanjian penggunaan kenderaan syarikat

Memberikan kereta kepada wakil jualan atau jurutera lapangan dengan penggunaan persendirian sebagai faedah
Memberikan van kepada pekerja mahir yang membawanya pulang pada waktu malam
Menggantikan kenderaan pekerja serta merekodkan nombor pendaftaran dan keadaannya yang baharu
Menetapkan pihak yang membayar saman, tol dan caj kesesakan
Memperkenalkan telematik serta memaklumkan kepada pemandu perkara yang direkodkan dan sebabnya

Perkara yang anda isi

17 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: majikan, pekerja.

1 Pihak-pihak

Majikan (nama syarikat)*
Nama penuh pekerja*
Jawatan

2 Kenderaan

Buatan dan model kenderaan*
Nombor pendaftaran / plat lesen*
Tarikh serahan*
Bacaan odometer semasa serahan
Keadaan dan kerosakan sedia ada

3 Penggunaan kenderaan

Penggunaan yang dibenarkan* Urusan perniagaan dan penggunaan persendirian yang munasabah · Urusan perniagaan dan perjalanan pergi balik kerja sahaja · Urusan perniagaan sahaja
Siapa lagi yang boleh memandunya* Tiada orang lain · Pekerja lain yang diberi kuasa oleh Syarikat · Pemandu tambahan yang dinamakan dan diluluskan oleh Syarikat
Pemandu tambahan yang dinamakan
Tempat kenderaan boleh dipandu

4 Kos

Pengaturan bahan api atau pengecasan* Kad bahan api untuk bahan api perniagaan; bahan api persendirian dibayar balik oleh pekerja · Kad bahan api untuk bahan api perniagaan dan persendirian · Pekerja membayar dan menuntut kos bahan api perniagaan melalui tuntutan perbelanjaan
Mata wang
Sumbangan maksimum pekerja kepada lebihan insurans

5 Lesen dan pemantauan

Semakan lesen memandu* Setiap 6 bulan · Setiap 12 bulan · Semasa serahan dan apabila diminta oleh Syarikat
Adakah peranti penjejak atau telematik dipasang?* Ya · Tidak

6 Siapa yang menandatangani

Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Seseorang yang diberi kuasa untuk memperuntukkan kenderaan syarikat, seperti pengurus armada atau pengurus sumber manusia.
Pekerja tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman · Pekerja yang diberikan kenderaan tersebut.

Kandungan perjanjian penggunaan kenderaan syarikat

Kenderaan
Penggunaan yang dibenarkan
Lesen memandu dan kelayakan untuk memandu
Memandu dengan selamat dan mematuhi undang-undang
Bahan api dan kos pengendalian
Penjagaan dan penyelenggaraan
Denda, tol dan caj
Kemalangan, kerosakan dan kecurian
Pemulangan Kenderaan
Am

Cara menggunakan perjanjian penggunaan kenderaan syarikat, langkah demi langkah

1 Rekodkan kenderaan semasa serahan

Masukkan jenama, model dan nombor pendaftaran, tarikh serahan serta bacaan odometer, dan catatkan kerosakan sedia ada — calar, tayar ganti yang tiada, bilangan kunci. Ini melindungi pekerja daripada dipersalahkan kemudian dan memberi anda rekod asas untuk perbandingan semasa pemulangan.

2 Tentukan penggunaan persendirian dan pemandu lain

Pilih urusan kerja sahaja, urusan kerja dan perjalanan ulang-alik, atau penggunaan persendirian yang munasabah. Kemudian tentukan sama ada orang lain boleh memandu: tiada sesiapa, pekerja lain yang dibenarkan atau pemandu bernama seperti pasangan — yang mesti dilindungi oleh insurans anda.

3 Pilih aturan bahan api

Tiga aturan biasa tersedia: kad bahan api untuk bahan api urusan kerja dengan bahan api persendirian dibayar balik, kad bahan api untuk semua bahan api, atau pekerja membayar dahulu dan menuntut perbatuan urusan kerja melalui perbelanjaan. Klausa yang sepadan akan dicetak secara automatik.

4 Tetapkan pemeriksaan lesen, penjejakan dan lebihan insurans

Pilih kekerapan pemeriksaan lesen. Nyatakan sama ada penjejak dipasang — jika ya, klausa akan menerangkan perkara yang direkodkan dan sebabnya. Anda juga boleh menetapkan jumlah maksimum yang boleh disumbangkan oleh pekerja kepada lebihan insurans selepas kemalangan yang berpunca daripada kecuaian mereka.

5 Tandatangan dan failkan

Kedua-dua pihak menandatangani dan memparaf setiap halaman secara dalam talian. Perjanjian yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda, sedia untuk pemeriksaan lesen yang seterusnya atau hari kenderaan dipulangkan.

Petua sebelum menghantarnya

Periksa lesen memandu sebelum serahan, bukan selepasnya. Rekodkan lesen itu dalam peti besi bersama perjanjian yang telah ditandatangani.
Penggunaan persendirian kereta syarikat dan bahan api persendirian percuma ialah faedah bercukai di banyak negara. Tanyakan kepada akauntan anda cara ia dikenakan cukai di tempat anda.
Sama ada anda boleh mendapatkan semula jumlah saman atau lebihan insurans daripada gaji bergantung pada undang-undang pekerjaan tempatan — templat ini mengehadkan potongan kepada jumlah yang dibenarkan oleh undang-undang.
Ambil gambar kenderaan yang mempunyai tarikh semasa serahan dan lampirkan gambar tersebut pada sampul.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat perjanjian penggunaan kenderaan syarikat — percuma

Soalan lazim tentang Perjanjian penggunaan kenderaan syarikat

Bolehkah saya meminta pekerja membayar kerosakan akibat kemalangan?

Templat ini membolehkan anda menetapkan had pilihan terhadap sumbangan pekerja kepada lebihan insurans apabila kemalangan berpunca daripada kecuaian mereka atau penggunaan yang melanggar perjanjian, dan hanya apabila dibenarkan oleh undang-undang. Peraturan tentang mendapatkan semula kos daripada pekerja berbeza dengan ketara, jadi semak terlebih dahulu sebelum bergantung padanya.

Adakah saya perlu memaklumkan pekerja tentang penjejak kenderaan?

Di banyak tempat, ya — dan ini ialah amalan baik di mana-mana sahaja. Pilih "Ya" untuk telematik dan perjanjian ini akan menerangkan perkara yang direkodkan, tujuan penggunaannya serta bahawa data tersebut dikendalikan mengikut notis privasi dan undang-undang perlindungan data anda.

Adakah perjanjian kenderaan yang ditandatangani secara elektronik sah?

Tandatangan elektronik biasanya sah untuk perjanjian pekerjaan biasa seperti ini di AS (Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, EU (Peraturan eIDAS (eIDAS)) dan Kanada. FileIt menambahkan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) pada PDF yang telah ditandatangani.

Bagaimana jika peranan pekerja berubah dan mereka tidak lagi memerlukan kenderaan?

Perjanjian ini membolehkan syarikat menarik balik kenderaan atau penggunaan persendirian kenderaan tersebut jika peranan itu tidak lagi memerlukannya atau perjanjian dilanggar, serta mewajibkan kenderaan dipulangkan bersama kunci, dokumen dan kad.