Qu’est-ce qu’un accord d'utilisation d'un véhicule de société ?
Lorsque vous remettez les clés d'une voiture ou d'une camionnette de société à un salarié, vous lui confiez un actif coûteux qui engage également votre assurance, la réputation de votre parc automobile et, souvent, votre responsabilité envers les tiers. Un accord d'utilisation d'un véhicule de société met les règles par écrit avant qu'un problème ne survienne : utilisations autorisées du véhicule, autres conducteurs autorisés, fonctionnement du carburant, personne qui paie l'amende de stationnement et conduite à tenir après un accident.
Ce modèle consigne le véhicule, son immatriculation, sa date de remise, le relevé du compteur et les dommages existants. Vous choisissez si l'usage privé est autorisé (professionnel uniquement, professionnel et trajets domicile-travail, ou usage privé raisonnable), qui peut également conduire, comment le carburant ou la recharge sont payés, à quelle fréquence le permis de conduire est vérifié et si un dispositif de suivi est installé. Le modèle couvre la conduite sûre et conforme à la loi, l'entretien, les amendes et les péages, les démarches après un accident ou un vol, un plafond facultatif pour la contribution du salarié à une franchise d'assurance, la restitution du véhicule et une protection prévoyant que toute retenue sur salaire n'intervient que lorsque la loi l'autorise.
- Idéal pour
- Voitures et camionnettes de société attribuées à un salarié désigné
- Signé par
- L'employeur (responsable du parc automobile ou des ressources humaines) et le salarié
- Choix proposés
- Usage privé, autres conducteurs, dispositif de carburant, fréquence de vérification du permis, suivi
- Longueur
- 3 pages, paraphées par les deux parties sur chaque page
Quand utiliser un accord d'utilisation d'un véhicule de société
- Donner à un commercial ou à un ingénieur itinérant une voiture avec usage privé comme avantage
- Attribuer une camionnette à un artisan qui la garde chez lui pendant la nuit
- Remplacer le véhicule d'un salarié et consigner la nouvelle immatriculation ainsi que l'état du véhicule
- Préciser qui paie les amendes, les péages et les frais de congestion
- Mettre en place la télématique et informer les conducteurs des données enregistrées et de leur finalité
Ce que vous remplissez
17 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : employeur, salarié.
1 Les parties
- Employeur (nom de l’entreprise)*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
2 Le véhicule
- Marque et modèle du véhicule*
- Immatriculation / plaque d’immatriculation*
- Date de remise*
- Relevé du compteur kilométrique lors de la remise
- État et dommages existants
3 Utilisation du véhicule
- Utilisation autorisée* Utilisation professionnelle et privée raisonnable · Utilisation professionnelle et trajets domicile-travail uniquement · Utilisation professionnelle uniquement
- Autres personnes autorisées à le conduire* Personne d’autre · Autres salariés autorisés par la Société · Conducteurs supplémentaires nommément désignés et approuvés par la Société
- Conducteurs supplémentaires nommément désignés
- Lieu où le véhicule peut être conduit
4 Frais
- Modalités de carburant ou de recharge* Carte carburant pour le carburant professionnel ; carburant privé remboursé par le salarié · Carte carburant pour le carburant professionnel et privé · Le salarié paie et demande le remboursement du carburant professionnel dans le cadre des frais professionnels
- Devise
- Contribution maximale du salarié à une franchise d’assurance
5 Permis et suivi
- Contrôles du permis de conduire* Tous les 6 mois · Tous les 12 mois · Lors de la remise et à la demande de la Société
- Un dispositif de suivi ou de télématique est-il installé ?* Oui · Non
6 Qui signe
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Personne autorisée à attribuer les véhicules de l’entreprise, telle qu’un gestionnaire de flotte ou des ressources humaines.
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page · Salarié auquel le véhicule est attribué.
Ce que couvre le accord d'utilisation d'un véhicule de société
- Le véhicule
- Utilisation autorisée
- Permis de conduire et aptitude à la conduite
- Conduite sûre et conforme à la loi
- Carburant et frais de fonctionnement
- Entretien et maintenance
- Amendes, péages et redevances
- Accidents, dommages et vol
- Restitution du Véhicule
- Dispositions générales
Utiliser le accord d'utilisation d'un véhicule de société, étape par étape
1 Consignez le véhicule lors de sa remise
Saisissez la marque, le modèle et l'immatriculation, la date de remise et le relevé du compteur, puis notez les dommages existants — rayures, roue de secours manquante, nombre de clés. Cela protège le salarié contre toute accusation ultérieure et vous donne un état de référence pour la restitution.
2 Décidez de l'usage privé et des autres conducteurs
Choisissez entre usage professionnel uniquement, usage professionnel et trajets domicile-travail, ou usage privé raisonnable. Décidez ensuite si quelqu'un d'autre peut conduire : personne, autres salariés autorisés ou conducteurs désignés, comme un conjoint — qui doivent être couverts par votre assurance.
3 Choisissez le dispositif de carburant
Trois configurations courantes sont prévues : une carte carburant pour le carburant professionnel, avec remboursement du carburant privé ; une carte carburant pour tout le carburant ; ou le salarié paie et demande le remboursement des trajets professionnels dans ses notes de frais. La clause correspondante s'imprime automatiquement.
4 Définissez les contrôles du permis, le suivi et la franchise
Choisissez la fréquence de vérification du permis. Indiquez si un dispositif de suivi est installé — le cas échéant, une clause explique les données enregistrées et leur finalité. Vous pouvez également fixer un montant maximal à la contribution du salarié à une franchise d'assurance après un accident causé par sa négligence.
5 Signez et classez
Vous signez tous les deux et paraphez chaque page en ligne. L'accord signé est classé dans votre coffre-fort, prêt pour le prochain contrôle du permis ou le jour où le véhicule est restitué.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez le permis de conduire avant la remise du véhicule, et non après. Classez la vérification dans le coffre-fort avec l'accord signé.
- L'usage privé d'une voiture de société et le carburant privé gratuit sont des avantages imposables dans de nombreux pays. Demandez à votre comptable comment ils sont traités dans votre pays.
- La possibilité de récupérer des amendes ou une franchise d'assurance sur le salaire dépend du droit du travail local — le modèle limite les retenues à ce que la loi autorise.
- Prenez des photos datées du véhicule lors de sa remise et joignez-les à l'enveloppe.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord d'utilisation d'un véhicule de société : questions fréquentes
Puis-je faire payer au salarié les dommages causés par un accident ?
Le modèle vous permet de fixer un plafond facultatif à la contribution du salarié à la franchise d'assurance lorsqu'un accident est dû à sa négligence ou à une utilisation contraire à l'accord, et uniquement lorsque la loi l'autorise. Les règles relatives à la récupération des coûts auprès des salariés varient considérablement ; vérifiez-les avant de vous y fier.
Dois-je informer les salariés de la présence d'un dispositif de suivi du véhicule ?
Dans de nombreux endroits, oui — et c'est une bonne pratique partout. Choisissez « Oui » pour la télématique ; l'accord explique alors quelles données sont enregistrées, à quelles fins elles sont utilisées et qu'elles sont traitées conformément à votre notice de confidentialité et au droit de la protection des données.
Un accord relatif à un véhicule signé électroniquement est-il valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les accords de travail ordinaires comme celui-ci aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (UETA)), au Royaume-Uni, dans l'UE (eIDAS) et au Canada. FileIt ajoute une piste d'audit et un certificat d'achèvement au PDF signé.
Que se passe-t-il si le poste du salarié change et qu'il n'a plus besoin du véhicule ?
L'accord permet à l'entreprise de retirer le véhicule, ou d'en supprimer l'usage privé, si le poste ne nécessite plus de véhicule ou si l'accord est enfreint, et exige sa restitution avec les clés, les documents et les cartes.