Qu’est-ce qu’un accusé de réception de la politique de frais ?
La plupart des problèmes liés aux frais ne sont pas des fraudes, mais des malentendus. Quelqu’un demande le remboursement de son trajet domicile-travail, perd un justificatif, réserve un hôtel au-dessus du plafond ou soumet trois mois de demandes en une seule fois. Un accusé de réception de la politique de frais permet de s’assurer que chaque employé a pris connaissance des règles et accepte de les respecter. Ainsi, lorsqu’une demande est contestée, les deux parties se fondent sur les mêmes règles.
Ce modèle résume votre politique en termes simples : la règle de base (dépense effectivement payée, nécessaire à l’activité professionnelle et raisonnable), une liste de ce qui peut être remboursé et de ce qui ne le peut pas — toutes deux préremplies avec des exemples courants que vous pouvez modifier —, les plafonds facultatifs pour les repas quotidiens, les nuits d’hôtel, les indemnités kilométriques et la validation préalable, les règles relatives aux justificatifs, les modalités et le délai de demande, l’identité de la personne qui approuve, le moment du paiement des demandes approuvées, les avances et les cartes de l’entreprise, une mention indiquant que certains remboursements peuvent être imposables, ainsi que les conséquences des demandes fausses ou gonflées.
- Idéal pour
- Toute entreprise qui rembourse à ses employés des dépenses engagées pour son compte
- Signé par
- L’employé et un responsable, les RH ou le service financier
- Plafonds que vous pouvez définir
- Repas quotidiens, hôtel par nuit, taux kilométrique, seuil de validation préalable, seuil de justificatif
- Longueur
- 2 à 3 pages
Quand utiliser un accusé de réception de la politique de frais
- Intégrer un nouvel employé amené à voyager, à inviter des clients ou à acheter des fournitures
- Déployer une nouvelle politique de frais ou une politique mise à jour auprès de toute l’équipe
- Rappeler les règles après des demandes tardives, incomplètes ou dépassant les plafonds
- Donner aux employés à temps partiel et en télétravail les mêmes règles claires de remboursement
- Associer le document à une carte de crédit d’entreprise ou à un accusé de réception de la politique de voyage
Ce que vous remplissez
17 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Détails
- Nom de la société*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
- Titre de la politique*
- Politique datée du
2 Dépenses couvertes
- Dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement*
- Dépenses ne pouvant pas faire l’objet d’un remboursement*
3 Plafonds
- Devise
- Plafond quotidien des repas lors des déplacements
- Plafond hôtelier par nuit
- Taux kilométrique pour l’utilisation de votre propre véhicule
- Approbation préalable requise pour les dépenses unitaires supérieures à
4 Demandes de remboursement
- Justificatifs requis pour les dépenses supérieures à
- Modalités de demande de remboursement* Via le système de gestion des dépenses de la Société · Sur le formulaire de demande de remboursement de la Société · Par e-mail à l’équipe financière
- Délai autorisé pour soumettre une demande*
- Personne approuvant les demandes*
- Date de paiement des demandes approuvées
5 Qui signe
- Salarié signature et date · Le salarié qui demandera le remboursement de ses dépenses.
- Employeur signature et date, fonction · Un responsable, une personne des ressources humaines ou des finances signant pour le compte de la société.
Ce que couvre le accusé de réception de la politique de frais
- Règle fondamentale
- Dépenses pouvant faire l’objet d’un remboursement
- Dépenses ne pouvant pas faire l’objet d’un remboursement
- Plafonds et approbations
- Justificatifs
- Présentation et approbation d’une demande
- Avances, cartes de la Société et fiscalité
- Utilisation abusive
- Ce que je confirme
Utiliser le accusé de réception de la politique de frais, étape par étape
1 Nommer la politique
Saisissez le titre et la date de la politique afin que l’accusé de réception renvoie à la version exacte lue par l’employé.
2 Modifier ce qui est couvert ou non
Les deux listes sont préremplies avec des éléments courants — déplacements professionnels, hôtels et repas lors d’une nuitée, invitations approuvées de clients ; et, parmi les éléments non couverts, trajets domicile-travail, amendes, articles personnels ou suppléments du minibar. Modifiez-les pour les adapter à votre politique, à raison d’un élément par ligne.
3 Définir vos plafonds
Indiquez uniquement les plafonds que vous appliquez réellement : plafond quotidien des repas, plafond hôtelier par nuit, taux kilométrique et seuil de validation préalable. Les plafonds laissés vides sont omis du document.
4 Définir les justificatifs, le délai et l’approbateur
Choisissez si chaque dépense nécessite un justificatif ou seulement celles dépassant un certain montant, comment les demandes sont soumises, dans quel délai les employés doivent les présenter, qui les approuve et quand les demandes approuvées sont payées.
5 Envoyer pour signature
L’employé signe pour confirmer qu’il a pris connaissance de la politique, et vous signez pour confirmer qu’elle lui a été remise. L’accusé de réception signé est classé dans votre coffre-fort avec les autres dossiers de l’employé.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez le taux kilométrique publié par votre administration fiscale avant de fixer le vôtre : le fait de le dépasser peut générer un revenu imposable.
- Un délai clair pour les demandes, par exemple 30 jours, facilite considérablement la clôture mensuelle et réduit le nombre de justificatifs égarés.
- Veillez à ce que personne n’approuve sa propre demande : le modèle le précise explicitement.
- Renvoyez l’accusé de réception chaque fois que vous modifiez les plafonds, afin que chaque employé ait signé la version en vigueur.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accusé de réception de la politique de frais : questions fréquentes
Un accusé de réception de la politique de frais est-il un contrat ?
Non. Le modèle précise que la politique ne constitue pas un contrat de travail et que l’entreprise peut la mettre à jour. Il consigne que l’employé a reçu la politique, en a pris connaissance et accepte de la respecter.
Dois-je joindre la politique complète ?
L’accusé de réception résume les règles essentielles et renvoie à votre politique par son nom et sa date. Vous pouvez joindre la politique complète au même dossier d’envoi ou la partager sur votre intranet.
Les remboursements de frais sont-ils imposables ?
Les véritables frais professionnels remboursés à leur coût réel ne le sont généralement pas, mais les indemnités, les remboursements kilométriques dépassant les taux approuvés et certains avantages peuvent l’être. Les règles varient selon les pays ; le modèle indique donc simplement que certains remboursements peuvent être imposables et que l’entreprise se chargera des éventuelles déclarations.
Est-il valable de signer ce document électroniquement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents professionnels de ce type aux États-Unis (loi ESIGN — ESIGN Act — et loi uniforme sur les transactions électroniques — UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (règlement eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit indiquant qui a signé et à quel moment.