Qu’est-ce qu’un accusé de réception de la politique de voyage professionnel ?
Les voyages professionnels impliquent de l’argent, de la sécurité et de nombreuses décisions au cas par cas : quel vol, quel hôtel, si le taxi est justifié, ou encore ce qui se passe si vous ajoutez un week-end. Un accusé de réception de la politique de voyage regroupe les réponses dans un seul document signé. Les voyageurs connaissent ainsi les règles avant de réserver et l’entreprise conserve la preuve qu’elle les a informés de la sécurité, de l’assurance et de l’assistance d’urgence — dans le cadre de son devoir de diligence.
Ce modèle couvre l’autorisation préalable à la réservation, les modalités de réservation (outil de réservation, agence de voyages, coordinateur ou employé), la classe des vols et des trains, les taxis et la location de voiture, les hôtels avec une limite facultative par nuit, ainsi que les repas — soit les frais réels sur justificatifs, soit une indemnité journalière fixe, avec un montant quotidien facultatif. Il définit les règles applicables à la combinaison de déplacements professionnels et personnels, à la sécurité à l’étranger (conseils officiels aux voyageurs, passeports, visas et vaccinations, itinéraires, sécurité des appareils, comportement), à l’assurance et à un contact d’assistance disponible 24 heures sur 24, ainsi qu’à la demande de remboursement des dépenses dans le délai que vous choisissez.
- Idéal pour
- Les équipes commerciales, de conseil, de terrain et de direction qui voyagent pour leur travail
- Signé par
- L’employé et un responsable, les RH ou la finance
- Choix
- Méthode de réservation, classe de vol et de train, limite d’hôtel, frais réels ou indemnité journalière, assurance
- Longueur
- 2 à 3 pages, paraphées par l’employé sur chaque page
Quand utiliser un accusé de réception de la politique de voyage professionnel
- Intégrer un nouvel employé dont le poste implique des déplacements réguliers
- Déployer un outil de réservation de voyages ou une agence de voyages
- Avant le premier déplacement international d’un employé
- Passer du remboursement des repas à une indemnité journalière
- Consigner que les voyageurs ont été informés de la sécurité et de l’assurance
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Informations
- Nom de l'entreprise*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
- Intitulé de la politique*
2 Approbation et réservation
- Qui approuve les déplacements*
- Mode de réservation des déplacements* Par l'intermédiaire de l'outil de réservation de voyages de la Société · Par l'intermédiaire de l'agence de voyages de la Société · Par l'intermédiaire du bureau ou du coordinateur des déplacements · Par le salarié, puis remboursés dans le cadre des frais professionnels
3 Transport et hôtels
- Classe de vol*
- Classe de train
- Devise
- Plafond hôtelier par nuit
4 Repas et indemnités
- Type d'indemnité* Frais réels de repas remboursés sur présentation des justificatifs · Indemnité journalière fixe (per diem)
- Plafond ou indemnité journalière pour les repas
5 Sécurité et assurance
- Assurance voyage* Couvert par l'assurance déplacements professionnels de la Société · Le salarié souscrit une assurance voyage et demande le remboursement du coût
- Contact d'assistance voyage disponible 24 heures sur 24
6 Frais
- Délai pour déclarer les frais après un déplacement*
7 Qui signe
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Un responsable, une personne des ressources humaines ou des finances signant au nom de l'entreprise.
Ce que couvre le accusé de réception de la politique de voyage professionnel
- Approbation avant le déplacement
- Réservation
- Transport et hébergement
- Repas et indemnités
- Combinaison de déplacements professionnels et personnels
- Sécurité, santé et documents
- Assurance et situations d'urgence
- Frais
- Ce que je confirme
Utiliser le accusé de réception de la politique de voyage professionnel, étape par étape
1 Définissez l’autorisation et la réservation
Indiquez qui autorise les déplacements et comment ils sont réservés. Le document demande aux voyageurs d’envisager d’abord une visioconférence et d’obtenir une autorisation avant toute réservation.
2 Choisissez les normes de transport et d’hôtel
Modifiez la classe de vol (par défaut, la classe économique, sauf si une classe supérieure est approuvée) et la classe de train, puis définissez une limite hôtelière par nuit si vous en utilisez une.
3 Choisissez les repas : frais réels ou indemnité journalière
Choisissez entre le remboursement des frais réels de repas sur justificatifs et le versement d’une indemnité journalière fixe, puis définissez éventuellement le montant quotidien. La clause correspondante est imprimée.
4 Ajoutez l’assurance et l’assistance d’urgence
Indiquez si les déplacements sont couverts par l’assurance voyage de l’entreprise ou si l’employé doit souscrire lui-même une assurance et en demander le remboursement, puis ajoutez votre numéro d’assistance disponible 24 heures sur 24.
5 Définissez le délai de demande et envoyez le document
Choisissez le nombre de jours suivant un déplacement pendant lesquels les dépenses doivent être réclamées, puis envoyez le document pour signature. La copie signée est classée dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Assurez-vous que chaque voyageur dispose des informations d’assurance et du numéro d’assistance avant son départ, et non dans un PDF qu’il ne pourrait pas ouvrir hors ligne.
- Les indemnités journalières dépassant les montants exonérés d’impôt fixés par votre administration fiscale peuvent être imposables — vérifiez les montants applicables dans votre pays.
- Précisez que les frais supplémentaires liés aux journées personnelles sont à la charge de l’employé et qu’ils peuvent ne pas être couverts par l’assurance.
- Rappelez aux voyageurs de vérifier suffisamment tôt la validité de leur passeport et les règles relatives aux visas — certaines démarches prennent plusieurs semaines.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accusé de réception de la politique de voyage professionnel : questions fréquentes
Dois-je verser une indemnité journalière ou rembourser les frais réels de repas ?
Les indemnités journalières sont plus simples à administrer ; les frais réels sur justificatifs sont plus précis. Le modèle prend en charge les deux options. Le traitement fiscal des indemnités journalières varie selon les pays : vérifiez donc les montants locaux.
Qui paie les visas et les vaccinations ?
Le modèle indique que l’entreprise paie les visas et les vaccinations nécessaires au déplacement professionnel, tandis que l’employé doit vérifier les exigences suffisamment tôt et s’assurer que son passeport est valide.
Le temps de déplacement est-il rémunéré ?
Le modèle indique que le temps de déplacement et les heures supplémentaires sont rémunérés ou compensés conformément au contrat de l’employé, à la politique de l’entreprise et à la loi, car les règles varient selon les pays et les postes.
Puis-je utiliser une signature électronique pour ce document ?
Oui. Les signatures électroniques sont généralement valables pour les accusés de réception professionnels aux États-Unis (ESIGN et UETA), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit indiquant qui a signé et à quel moment.