Apakah pengakuan dasar perjalanan perniagaan?
Perjalanan perniagaan melibatkan wang, keselamatan dan banyak pertimbangan: penerbangan mana, hotel mana, sama ada tambang teksi wajar, serta perkara yang berlaku jika anda menambah hujung minggu. Pengakuan dasar perjalanan menghimpunkan jawapan dalam satu dokumen yang ditandatangani, supaya pengembara mengetahui peraturan sebelum membuat tempahan dan syarikat mempunyai rekod bahawa ia telah memaklumkan mereka tentang keselamatan, insurans serta sokongan kecemasan — sebahagian daripada tanggungjawabnya untuk menjaga kebajikan pekerja.
Templat ini merangkumi kelulusan sebelum membuat tempahan, cara perjalanan ditempah (alat tempahan, ejen pelancongan, penyelaras atau pekerja sendiri), kelas penerbangan dan kereta api, teksi dan sewaan kereta, hotel dengan had setiap malam pilihan, serta makanan — sama ada kos sebenar dengan resit atau elaun harian tetap (per diem), dengan jumlah harian pilihan. Templat ini menetapkan peraturan untuk menggabungkan perjalanan perniagaan dan peribadi, keselamatan di luar negara (nasihat perjalanan rasmi, pasport, visa dan vaksinasi, jadual perjalanan, keselamatan peranti, kelakuan), insurans serta nombor hubungan bantuan 24 jam, dan tuntutan perbelanjaan dalam tempoh beberapa hari yang anda pilih.
- Sesuai untuk
- Kakitangan jualan, perundingan, lapangan dan pengurusan yang melakukan perjalanan atas urusan kerja
- Ditandatangani oleh
- Pekerja dan seorang pengurus, HR atau kewangan
- Pilihan
- Kaedah tempahan, kelas penerbangan dan kereta api, had hotel, kos sebenar atau elaun harian, insurans
- Panjang
- 2–3 halaman, diparaf oleh pekerja pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan pengakuan dasar perjalanan perniagaan
- Mengurus orientasi pekerja baharu yang tugasnya melibatkan perjalanan tetap
- Melaksanakan alat tempahan perjalanan atau ejen pelancongan
- Sebelum perjalanan antarabangsa pertama pekerja
- Beralih daripada membayar balik kos makanan kepada elaun harian
- Merekodkan bahawa pengembara telah dimaklumkan tentang keselamatan dan insurans
Perkara yang anda isi
15 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan
- Tajuk polisi*
2 Kelulusan dan tempahan
- Pihak yang meluluskan perjalanan*
- Cara perjalanan ditempah* Melalui alat tempahan perjalanan Syarikat · Melalui ejen perjalanan Syarikat · Melalui pejabat atau penyelaras perjalanan · Oleh pekerja, kemudian dituntut semula melalui perbelanjaan
3 Pengangkutan dan hotel
- Kelas penerbangan*
- Kelas kereta api
- Mata wang
- Had hotel setiap malam
4 Makanan dan elaun
- Jenis elaun* Kos makanan sebenar dibayar balik, dengan resit · Elaun harian tetap (per diem)
- Had atau elaun makanan harian
5 Keselamatan dan insurans
- Insurans perjalanan* Dilindungi oleh insurans perjalanan perniagaan Syarikat · Pekerja menguruskan insurans perjalanan dan menuntut kos tersebut
- Nombor hubungan bantuan perjalanan 24 jam
6 Perbelanjaan
- Bilangan hari yang dibenarkan untuk menuntut perbelanjaan selepas perjalanan*
7 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Pengurus, kakitangan sumber manusia atau kakitangan kewangan yang menandatangani bagi pihak syarikat.
Kandungan pengakuan dasar perjalanan perniagaan
- Kelulusan sebelum perjalanan
- Tempahan
- Pengangkutan dan penginapan
- Makanan dan elaun
- Menggabungkan perjalanan perniagaan dan peribadi
- Keselamatan, kesihatan dan dokumen
- Insurans dan kecemasan
- Perbelanjaan
- Perkara yang saya sahkan
Cara menggunakan pengakuan dasar perjalanan perniagaan, langkah demi langkah
1 Tetapkan kelulusan dan tempahan
Nyatakan pihak yang meluluskan perjalanan dan cara perjalanan ditempah. Dokumen ini meminta pengembara mempertimbangkan panggilan video terlebih dahulu serta mendapatkan kelulusan sebelum membuat sebarang tempahan.
2 Pilih standard pengangkutan dan hotel
Sunting kelas penerbangan (kelas ekonomi melainkan kelas lebih tinggi diluluskan ialah tetapan lalai) dan kelas kereta api, serta tetapkan had hotel setiap malam jika anda menggunakannya.
3 Pilih makanan: kos sebenar atau elaun harian
Pilih sama ada membayar balik kos makanan sebenar dengan resit atau membayar elaun harian tetap, dan tetapkan jumlah harian jika perlu. Klausa yang sepadan akan dicetak.
4 Tambah insurans dan sokongan kecemasan
Nyatakan sama ada perjalanan dilindungi oleh insurans perjalanan syarikat atau pekerja menguruskannya sendiri dan menuntut kos tersebut, kemudian tambahkan nombor bantuan 24 jam anda.
5 Tetapkan tarikh akhir tuntutan dan hantar
Pilih bilangan hari selepas perjalanan untuk membuat tuntutan perbelanjaan, kemudian hantar dokumen untuk ditandatangani. Salinan yang ditandatangani difailkan dalam peti simpanan anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Pastikan setiap pengembara mempunyai butiran insurans dan nombor bantuan sebelum berlepas, bukan dalam PDF yang tidak boleh dibuka tanpa sambungan internet.
- Elaun harian yang melebihi kadar bebas cukai yang ditetapkan oleh pihak berkuasa cukai anda mungkin dikenakan cukai — semak kadar di tempat anda.
- Jelaskan bahawa kos tambahan akibat hari peribadi perlu ditanggung oleh pekerja dan mungkin tidak dilindungi insurans.
- Ingatkan pengembara supaya menyemak tempoh sah pasport dan peraturan visa lebih awal — sesetengahnya mengambil masa beberapa minggu.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengakuan dasar perjalanan perniagaan
Patutkah saya membayar elaun harian atau kos makanan sebenar?
Elaun harian lebih mudah ditadbir; kos sebenar dengan resit lebih tepat. Templat ini menyokong kedua-duanya. Layanan cukai terhadap elaun harian berbeza mengikut negara, jadi semak kadar tempatan.
Siapa yang membayar visa dan vaksinasi?
Templat ini menyatakan bahawa syarikat membayar visa dan vaksinasi yang diperlukan untuk perjalanan perniagaan, manakala pekerja bertanggungjawab menyemak keperluan lebih awal dan memastikan pasport mereka masih sah.
Adakah masa perjalanan dibayar?
Templat ini menyatakan bahawa masa perjalanan dan kerja lebih masa dibayar atau diberi pampasan selaras dengan kontrak pekerja, dasar syarikat dan undang-undang, kerana peraturannya berbeza antara negara dan peranan.
Bolehkah saya menggunakan tandatangan elektronik untuk ini?
Ya. Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk pengakuan di tempat kerja di AS (ESIGN dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt mengekalkan jejak audit tentang pihak yang menandatangani dan masanya.