Apakah pengesahan Polisi Antirasuah?
Peraturan antirasuah hanya berkesan jika orang yang berurusan dengan pelanggan, pembekal dan pegawai mengetahuinya. Pengesahan polisi antirasuah merekodkan bahawa setiap orang telah membaca polisi anda dan memahami peraturan praktikal — ini juga menjadi bukti bahawa anda menyampaikan dan melatih mereka tentang polisi tersebut, sesuatu yang lazimnya diminta oleh pengawal selia dan pelanggan besar.
Templat ini menerangkan maksud rasuah (apa-apa sahaja yang bernilai, secara langsung atau melalui orang lain, besar atau kecil), melarang penawaran, pembayaran, permintaan atau penerimaan rasuah dan bayaran pemudah cara, serta menangani keadaan jarang berlaku apabila bayaran diminta dengan ancaman terhadap keselamatan. Anda menetapkan nilai yang melebihi had tertentu apabila hadiah dan layanan istimewa memerlukan kelulusan serta tempat ia direkodkan, dan memilih sama ada manfaat untuk pegawai awam dilarang atau memerlukan kelulusan pematuhan bertulis. Templat ini meliputi ejen dan pihak ketiga lain, derma dan penajaan, konflik kepentingan, rekod yang tepat, pelaporan kepada pegawai yang dinamakan atau talian sulit, perlindungan daripada tindakan balas, serta akibat pelanggaran.
- Sesuai untuk
- Jualan, perolehan, pengurusan dan sesiapa sahaja yang berurusan dengan pelanggan, pembekal atau pegawai
- Ditandatangani oleh
- Pekerja, pengarah atau kontraktor, serta majikan
- Pilihan
- Had kelulusan hadiah, daftar, peraturan pegawai awam, saluran laporan, undang-undang yang dinamakan
- Panjang
- 3 halaman, diparap oleh pekerja pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan pengesahan Polisi Antirasuah
- Penerimaan masuk kakitangan jualan, pembangunan perniagaan dan perolehan
- Pensijilan antirasuah tahunan di seluruh syarikat
- Sebelum pasukan mula membida kontrak sektor awam atau kontrak luar negara
- Mewajibkan ejen, pengedar atau perunding mematuhi polisi anda
- Menjawab soal selidik pematuhan pembekal daripada pelanggan besar
Perkara yang anda isi
12 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan
2 Polisi
- Tajuk polisi*
- Tarikh polisi
- Undang-undang antirasuah yang dirujuk
3 Hadiah dan layanan
- Mata wang
- Hadiah atau layanan yang melebihi nilai ini memerlukan kelulusan
- Tempat hadiah dan layanan direkodkan*
- Hadiah dan layanan untuk pegawai awam* Hanya dengan kelulusan bertulis terlebih dahulu daripada pihak pematuhan · Tidak dibenarkan sama sekali
4 Pelaporan
- Pihak untuk melaporkan kebimbangan*
- Saluran pelaporan sulit atau tanpa nama
5 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh, parap pada setiap halaman · Pekerja, pengarah, kontraktor atau ejen yang mengesahkan polisi.
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Pegawai pematuhan, pengurus atau kakitangan Sumber Manusia yang menandatangani bagi pihak syarikat.
Kandungan pengesahan Polisi Antirasuah
- Apakah rasuah
- Perkara yang tidak akan saya lakukan
- Hadiah dan layanan
- Pegawai awam
- Ejen, pembekal dan pihak ketiga yang lain
- Sumbangan, konflik dan rekod
- Menyuarakan kebimbangan
- Akibat
- Pengesahan saya
Cara menggunakan pengesahan Polisi Antirasuah, langkah demi langkah
1 Namakan polisi
Masukkan tajuk dan tarikh polisi. Jika penasihat anda telah mengesahkan undang-undang antirasuah yang terpakai kepada anda — contohnya Akta Rasuah UK 2010 (UK Bribery Act 2010) atau Akta Amalan Rasuah Asing AS (US Foreign Corrupt Practices Act) — anda boleh menamakannya.
2 Tetapkan peraturan hadiah dan layanan istimewa
Masukkan nilai yang melebihi had tertentu apabila hadiah atau layanan istimewa memerlukan kelulusan, atau biarkan kosong supaya segala-galanya selain barangan bernilai kecil memerlukan kelulusan. Nyatakan tempat ia direkodkan, seperti daftar hadiah anda.
3 Pilih peraturan pegawai awam
Sama ada tiada apa-apa boleh diberikan kepada pegawai awam, atau hanya dengan kelulusan bertulis terlebih dahulu daripada pihak pematuhan. Klausa yang sepadan akan dicetak.
4 Sediakan saluran laporan
Namakan pihak yang perlu menerima laporan kebimbangan dan, jika ada, sediakan talian sulit atau tanpa nama untuk menyuarakan kebimbangan. Dokumen ini menjanjikan tiada tindakan balas terhadap laporan yang dibuat dengan niat baik.
5 Kumpulkan tandatangan
Hantar dokumen ini kepada setiap orang secara individu atau ulangi setiap tahun. Salinan yang ditandatangani difailkan dalam peti besi anda sebagai bukti latihan dan penyampaian anda.
Petua sebelum menghantarnya
- Pilih had hadiah yang realistik — jika terlalu rendah, orang akan berhenti membuat pengisytiharan; jika terlalu tinggi, had itu tidak bermakna.
- Berikan latihan tambahan kepada orang dalam peranan berisiko lebih tinggi: jualan, perolehan, kastam dan pelesenan, serta sesiapa sahaja yang berurusan dengan pegawai.
- Semak ejen, perunding dan pengedar baharu sebelum melantik mereka, dan masukkan terma antirasuah dalam kontrak mereka.
- Ulangi pengesahan secara berkala; pensijilan tahunan ialah amalan biasa.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengesahan Polisi Antirasuah
Apakah bayaran pemudah cara?
Bayaran kecil tidak rasmi untuk mempercepatkan tindakan kerajaan rutin, seperti pelepasan kastam atau permit. Templat ini melarangnya. Fi rasmi yang diterbitkan dan dibayar kepada pihak berkuasa dengan resit bukan bayaran pemudah cara.
Bagaimana jika seseorang dipaksa membayar kerana diancam?
Templat ini membenarkan bayaran yang dibuat untuk melindungi keselamatan seseorang, tetapi mewajibkan orang itu meninggalkan situasi tersebut dan melaporkannya dengan segera supaya ia boleh direkodkan dengan sewajarnya.
Adakah menandatangani dokumen ini menjadikan syarikat saya patuh?
Tiada satu dokumen pun yang boleh berbuat demikian. Pengawal selia dan mahkamah biasanya menilai keseluruhan program: penilaian risiko, prosedur yang berkadar, komitmen peringkat tertinggi, usaha wajar, latihan dan pemantauan. Pengesahan ini ialah salah satu bukti penyampaian dan latihan.
Adakah tandatangan elektronik boleh diterima?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen tempat kerja seperti ini di AS (ESIGN dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian.