Apakah pendedahan konflik kepentingan?
Borang pendedahan konflik kepentingan ialah cara organisasi mengetahui situasi yang boleh mempengaruhi pertimbangan seseorang: pegangan saham dalam pembekal, peranan kedua dengan pesaing, saudara yang bekerja untuk pelanggan, atau layanan mewah daripada pembida. Mempunyai konflik bukanlah suatu kesalahan; menyembunyikannya ialah kesalahan. Syarikat menggunakan borang ini apabila seseorang menyertai organisasi dan setiap tahun, manakala lembaga organisasi bukan untung lazimnya memerlukannya daripada setiap pengarah atau pemegang amanah.
Borang ini merekodkan nama dan peranan seseorang (pekerja, pengarah, pemegang amanah, pegawai, ahli jawatankuasa, sukarelawan, kontraktor atau penasihat) serta jenis pendedahan: tahunan, semasa menyertai organisasi, atau kepentingan baharu atau yang berubah. Seterusnya, terdapat lima bahagian — kepentingan kewangan, pekerjaan dan jawatan luar, hubungan keluarga dan peribadi, hadiah dan layanan, serta perkara lain. Bahagian yang dibiarkan kosong akan mencetak "Tiada.", menjadikan borang yang ditandatangani itu pengisytiharan jelas bahawa tiada kepentingan. Orang tersebut mengisytiharkan bahawa pendedahan itu lengkap, bahawa mereka akan menarik diri daripada keputusan yang melibatkan konflik, tidak menggunakan jawatan untuk manfaat peribadi, mematuhi peraturan hadiah dan mengemas kini pendedahan apabila keadaan berubah. Anda boleh merekodkan cara konflik akan diuruskan, dan organisasi turut menandatangani untuk mengesahkan penerimaan.
- Sesuai untuk
- Pendedahan tahunan, pekerja baharu dan ahli lembaga, kepentingan baharu atau yang berubah
- Ditandatangani oleh
- Orang yang membuat pendedahan, kemudian organisasi (berserta jawatan)
- Kategori
- Kepentingan kewangan, peranan luar, hubungan, hadiah, lain-lain
- Pengisytiharan tiada kepentingan
- Bahagian kosong akan mencetak "Tiada."
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan pendedahan konflik kepentingan
- Pengisytiharan konflik kepentingan tahunan untuk lembaga organisasi bukan untung atau syarikat
- Pekerja baharu dalam perolehan, kewangan atau peranan sensitif lain
- Pekerja yang pasangannya mula bekerja untuk pembekal atau pesaing
- Sukarelawan dan ahli jawatankuasa kelab, sekolah atau badan amal
- Merekodkan langkah yang dipersetujui untuk mengurus konflik yang diketahui, seperti menarik diri daripada sesuatu keputusan
Perkara yang anda isi
13 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: orang yang membuat pendedahan, organisasi.
1 Pendedahan
- Nama organisasi*
- Nama penuh orang yang membuat pendedahan*
- Peranan mereka dalam organisasi* Pekerja · Pengarah atau ahli lembaga · Pemegang amanah · Pegawai · Ahli jawatankuasa · Sukarelawan · Kontraktor atau penasihat
- Jawatan atau gelaran pekerjaan
- Jenis pendedahan* Pendedahan tahunan · Pendedahan semasa menyertai · Kepentingan baharu atau berubah
- Tempoh yang diliputi
- Dasar yang menjadi asas pendedahan ini
2 Perkara yang didedahkan
- Kepentingan kewangan
- Pekerjaan dan jawatan luar
- Hubungan keluarga dan peribadi
- Hadiah, layanan dan manfaat yang diterima
- Apa-apa perkara lain
3 Tindak balas organisasi
- Cara konflik akan diuruskan
4 Siapa yang menandatangani
- Orang yang membuat pendedahan tandatangan dan tarikh · Pekerja, pengarah, pemegang amanah atau sukarelawan yang membuat pendedahan.
- Organisasi tandatangan dan tarikh, jawatan · Orang yang menerima pendedahan, seperti pegawai pematuhan, setiausaha syarikat atau pengerusi lembaga.
Kandungan pendedahan konflik kepentingan
- Maksud konflik kepentingan
- Kepentingan kewangan
- Pekerjaan dan jawatan luar
- Hubungan keluarga dan peribadi
- Hadiah, layanan dan manfaat
- Perkara lain
- Pengisytiharan saya
- Cara konflik akan diuruskan
- Penggunaan pendedahan ini
Cara menggunakan pendedahan konflik kepentingan, langkah demi langkah
1 Masukkan butiran
Tambahkan organisasi, nama orang tersebut, peranan dan jawatan mereka, jenis pendedahan dan, bagi pengisytiharan tahunan, tempoh yang diliputi. Nyatakan dasar yang menjadi asas pendedahan itu.
2 Lengkapkan perkara yang didedahkan
Lengkapkan setiap kategori berdasarkan perkara yang dimaklumkan oleh orang tersebut — mereka akan menyemaknya sebelum menandatangani. Biarkan kategori kosong dan ia akan mencetak "Tiada.", yang disahkan oleh orang tersebut dalam pengisytiharan.
3 Rekodkan cara konflik diuruskan
Jika terdapat konflik, huraikan perkara yang telah dipersetujui — contohnya, orang tersebut tidak akan mengambil bahagian dalam keputusan berkaitan pembekal tertentu dan nyatakan pihak yang akan membuat keputusan itu sebagai gantinya.
4 Hantar untuk ditandatangani
Orang yang membuat pendedahan menandatangani terlebih dahulu; pegawai pematuhan, setiausaha syarikat atau pengerusi lembaga turut menandatangani. Setiap pendedahan yang ditandatangani difailkan dalam peti besi anda, supaya proses tahunan mudah dijejaki.
Petua sebelum menghantarnya
- Hantar borang kepada semua orang dalam kumpulan pada masa yang sama setiap tahun, dan simpan senarai mereka yang telah menandatangani.
- Minta mereka memasukkan kepentingan ahli keluarga terdekat, bukan kepentingan mereka sendiri sahaja.
- Berikan contoh tahap nilai hadiah atau layanan yang menurut dasar anda perlu dilaporkan.
- Jangan anggap konflik yang didedahkan sebagai masalah — ucapkan terima kasih kerana membuat pendedahan dan persetujui langkah yang praktikal.
- Minta borang yang dikemas kini dengan segera apabila keadaan seseorang berubah, bukan hanya pada pusingan tahunan yang seterusnya.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pendedahan konflik kepentingan
Siapa yang perlu melengkapkan pendedahan konflik kepentingan?
Biasanya pengarah, pemegang amanah dan pegawai, serta pekerja dalam peranan yang kepentingan luar boleh mempengaruhi keputusan, seperti perolehan, kewangan, pengambilan pekerja dan jualan. Banyak organisasi meminta setiap pekerja atau sukarelawan melengkapkannya.
Bagaimana jika saya tiada apa-apa untuk didedahkan?
Biarkan setiap kategori kosong. Setiap kategori akan mencetak "Tiada.", dan pengisytiharan mengesahkan bahawa apabila sesuatu bahagian menyatakan "Tiada", orang tersebut tiada apa-apa untuk didedahkan dalam kategori itu.
Siapa yang boleh melihat pendedahan ini?
Borang menyatakan bahawa organisasi menyimpannya secara sulit, menggunakannya hanya untuk mengenal pasti dan mengurus konflik, berkongsinya hanya dengan pihak yang perlu mengetahui (seperti lembaga, jawatankuasa audit atau juruaudit), serta mengendalikannya selaras dengan notis privasi organisasi dan undang-undang.
Adakah pendedahan yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen biasa seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit serta Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) yang menunjukkan siapa yang menandatangani dan bila.
Adakah borang ini percuma?
Ya. Borang ini percuma dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan orang yang membuat pendedahan boleh menandatangani tanpa akaun.