Apakah pendedahan hubungan di tempat kerja?
Apabila dua rakan sekerja memulakan hubungan, banyak majikan meminta mereka memaklumkan HR (Sumber Manusia) — bukan untuk mengawal kehidupan peribadi sesiapa, tetapi supaya syarikat dapat memastikan tiada seorang pun membuat keputusan tentang gaji, prestasi atau kenaikan pangkat seorang lagi. Pendedahan hubungan di tempat kerja (kadangkala dipanggil perjanjian hubungan suka sama suka atau "kontrak cinta") merekodkan perbualan itu secara bertulis: kedua-dua pekerja mengesahkan hubungan tersebut diterima dan berlaku secara sukarela, dan ketiga-tiga pihak menandatangani dokumen untuk merekodkan cara sebarang konflik akan dikendalikan.
Templat ini menyatakan nama dan jawatan kedua-dua pekerja, merekodkan sama ada salah seorang mempunyai kuasa ke atas seorang lagi, dan — jika ya — mengikat syarikat untuk mengubah garisan pelaporan atau proses membuat keputusan, dengan ruang untuk menulis dengan tepat perkara yang telah dipersetujui. Kedua-dua pekerja bersetuju untuk kekal profesional, tidak terlibat dalam keputusan tentang satu sama lain, mengasingkan maklumat sulit dan mematuhi dasar tatakelakuan anda. Syarikat menjanjikan kerahsiaan dan tiada tindakan balas, dan dokumen ini menyatakan dengan jelas bahawa ia tidak mengubah syarat pekerjaan sesiapa atau mengetepikan hak untuk membuat aduan tentang gangguan.
- Sesuai untuk
- Rakan sekerja yang mempunyai hubungan, khususnya apabila salah seorang boleh mempengaruhi keputusan tentang seorang lagi
- Ditandatangani oleh
- Kedua-dua pekerja dan wakil syarikat (biasanya HR)
- Konflik kepentingan
- Pilih "tiada kuasa antara satu sama lain" atau "seorang mempunyai kuasa" — perkataan dalam dokumen akan berubah mengikut pilihan
- Panjang
- Kira-kira 2 halaman
Bila hendak menggunakan pendedahan hubungan di tempat kerja
- Seorang pengurus dan seseorang dalam jabatannya mendedahkan hubungan mereka lalu menyerahkan keputusan gaji dan penilaian kepada pengurus lain
- Dua rakan setara dalam pasukan berbeza memaklumkan hubungan mereka kepada HR, seperti yang diminta oleh dasar tatakelakuan syarikat
- Rakan sekerja dalam akaun pelanggan yang sama bersetuju tentang cara mengasingkan keputusan kerja
- Seorang pekerja dinaikkan pangkat ke jawatan yang mempunyai kuasa ke atas pasangannya, dan aturan tersebut perlu dikemas kini
- Sebuah perniagaan kecil mahukan rekod yang jelas dan penuh hormat, bukannya perbualan tidak rasmi yang tidak diingati sesiapa
Perkara yang anda isi
11 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja pertama, pekerja kedua, majikan.
1 Syarikat
- Nama syarikat*
- Tarikh pendedahan*
- Dasar yang terpakai*
- Pihak untuk dihubungi bagi menyampaikan kebimbangan*
2 Pekerja pertama
- Nama penuh pekerja pertama*
- Jawatan dan pasukan pekerja pertama*
3 Pekerja kedua
- Nama penuh pekerja kedua*
- Jawatan dan pasukan pekerja kedua*
4 Hubungan tersebut
- Hubungan bermula (anggaran)
- Adakah mana-mana pekerja mempunyai kuasa ke atas pekerja yang seorang lagi?* Tidak — tiada seorang pun mengurus atau mempengaruhi keputusan tentang seorang lagi · Ya — seorang mempunyai kuasa atau pengaruh ke atas seorang lagi
- Pengaturan yang dipersetujui untuk mengelakkan konflik
5 Siapa yang menandatangani
- Pekerja pertama tandatangan dan tarikh · Salah seorang daripada dua pekerja dalam hubungan tersebut
- Pekerja kedua tandatangan dan tarikh · Seorang lagi pekerja dalam hubungan tersebut
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Biasanya pihak Sumber Manusia atau pengurus kanan di luar kedua-dua rantaian pelaporan
Kandungan pendedahan hubungan di tempat kerja
- Hubungan tersebut
- Kuasa dan konflik kepentingan
- Aku janji kami
- Menyampaikan kebimbangan
- Privasi
- Perkara yang tidak dilakukan oleh pendedahan ini
Cara menggunakan pendedahan hubungan di tempat kerja, langkah demi langkah
1 Namakan dasar dan seorang pegawai untuk dihubungi
Masukkan dasar syarikat yang meliputi hubungan dan konflik kepentingan (tetapan lalai ialah Tata Kelakuan (Code of Conduct) anda) serta nama pihak yang boleh dihubungi oleh pekerja jika ada kebimbangan. Pilih seseorang yang berada di luar kedua-dua garisan pelaporan pekerja.
2 Tambah kedua-dua pekerja
Masukkan nama penuh, jawatan dan pasukan setiap pekerja. Anggaran tarikh hubungan bermula adalah pilihan — sebulan sudah memadai, dan tiada butiran peribadi lain diperlukan.
3 Rekodkan sebarang kuasa dan aturan yang dipersetujui
Nyatakan sama ada salah seorang pekerja mengurus, menilai, membayar, menjadualkan kerja atau mengambil tindakan disiplin terhadap seorang lagi. Jika ya, terangkan perubahan yang akan dibuat — contohnya, siapa yang akan mengendalikan penilaian prestasi dan keputusan gaji selepas ini. Dokumen ini mengikat syarikat untuk melaksanakan perubahan tersebut.
4 Hantar kepada ketiga-tiga penandatangan
Tandakan "Ini saya" jika anda menandatangani bagi pihak syarikat, kemudian tambahkan nama dan e-mel kedua-dua pekerja. Setiap orang menandatangani secara berasingan, dan salinan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti simpanan anda — simpan bersama rekod HR sulit, bukan dalam fail kakitangan umum.
Petua sebelum menghantarnya
- Berbincang dengan kedua-dua pekerja sebelum menghantar borang, sama ada bersama-sama atau berasingan. Dokumen ini sepatutnya merekodkan perbualan, bukan memulakannya.
- Pastikan pendedahan itu sulit dan hadkan pihak yang boleh melihatnya — hanya mereka yang perlu menguruskan konflik tersebut.
- Jangan minta lebih banyak butiran daripada yang diperlukan. Borang ini sengaja hanya meminta nama, jawatan dan sama ada salah seorang mempunyai kuasa ke atas seorang lagi.
- Semak semula aturan ini apabila mana-mana pekerja bertukar jawatan, dan benarkan salah seorang daripada mereka memaklumkan HR jika hubungan itu berakhir — sebab tidak perlu diberikan.
- Semak undang-undang tempatan dan dasar anda sendiri sebelum mewajibkan pendedahan; peraturan tentang privasi pekerja dan tingkah laku di luar waktu kerja berbeza antara negara dan negeri.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pendedahan hubungan di tempat kerja
Adakah ini sama dengan "kontrak cinta"?
Ya, itulah nama tidak formalnya. Ini ialah pendedahan bertulis bahawa hubungan antara rakan sekerja berlaku secara suka sama suka, di samping persetujuan untuk mematuhi peraturan tatakelakuan dan konflik kepentingan syarikat. Ini bukan kontrak tentang hubungan itu sendiri.
Bolehkah majikan mewajibkan pekerja mendedahkan hubungan mereka?
Ramai majikan meminta pendedahan melalui dasar tatakelakuan atau konflik kepentingan mereka, khususnya apabila seorang mempunyai kuasa ke atas seorang lagi. Sejauh mana majikan boleh berbuat demikian bergantung pada undang-undang privasi dan pekerjaan tempatan, jadi semak dahulu sebelum menjadikannya wajib dan hadkan soalan kepada perkara yang diperlukan untuk menguruskan konflik tersebut.
Adakah tandatangan ini menghalang mana-mana pekerja daripada membuat aduan tentang gangguan kemudian?
Tidak. Templat ini menyatakannya dengan jelas: ia tidak mengetepikan atau mengehadkan mana-mana hak undang-undang, termasuk hak untuk membuat aduan tentang gangguan atau diskriminasi, dan syarikat mengesahkan bahawa ia tidak akan mengambil tindakan balas terhadap mana-mana pekerja kerana membangkitkan kebimbangan.
Bagaimana jika hubungan itu berakhir?
Mana-mana pekerja boleh memaklumkan pegawai yang dinamakan supaya syarikat dapat mengemas kini sebarang aturan, tanpa memberikan sebab. Kedua-duanya telah bersetuju untuk melayan satu sama lain dengan hormat di tempat kerja jika hubungan itu berakhir.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk tujuan ini?
Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik secara amnya sah di AS (ESIGN Act dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang telah ditandatangani.