Formulaire de déclaration de conflits d’intérêts

Qu’est-ce qu’un déclaration de conflits d’intérêts ?

Un formulaire de déclaration de conflits d’intérêts permet à une organisation de connaître les situations susceptibles d’influencer le jugement d’une personne : des parts dans un fournisseur, une deuxième fonction chez un concurrent, un proche qui travaille pour un client ou une hospitalité généreuse offerte par un soumissionnaire. Avoir un conflit n’est pas répréhensible ; le dissimuler l’est. Les entreprises utilisent ce formulaire lors de l’arrivée d’une personne, puis chaque année, et les conseils d’administration d’organismes à but non lucratif demandent souvent une déclaration à chaque administrateur ou fiduciaire.

Ce formulaire consigne le nom de la personne, sa fonction (employé, administrateur, fiduciaire, dirigeant, membre d’un comité, bénévole, prestataire ou conseiller) ainsi que le type de déclaration : annuelle, à l’arrivée ou concernant un intérêt nouveau ou modifié. Il comporte ensuite cinq sections — intérêts financiers, emplois et fonctions extérieurs, relations familiales et personnelles, cadeaux et hospitalité, et tout autre élément. Une section laissée vide affiche « Néant. », de sorte que le formulaire signé constitue une déclaration claire d’absence de conflit. La personne déclare que sa déclaration est complète, qu’elle se retirera des décisions dans lesquelles elle est en situation de conflit, qu’elle n’utilisera pas sa fonction à des fins personnelles, qu’elle respectera les règles relatives aux cadeaux et qu’elle mettra sa déclaration à jour en cas de changement. Vous pouvez consigner la manière dont un conflit sera géré, et l’organisation contresigne pour confirmer la réception.

Quand utiliser un déclaration de conflits d’intérêts

• Déclarations annuelles de conflits d’intérêts pour le conseil d’administration d’un organisme à but non lucratif ou d’une entreprise
• Nouveaux employés dans les achats, la finance ou d’autres fonctions sensibles
• Employé dont le partenaire commence à travailler pour un fournisseur ou un concurrent
• Bénévoles et membres de comité d’un club, d’une école ou d’une œuvre caritative
• Consignation des mesures convenues pour gérer un conflit connu, par exemple le retrait d’une personne d’une décision

Ce que vous remplissez

13 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : personne déclarante, organisation.

Ce que couvre le déclaration de conflits d’intérêts

1. Définition d’un conflit d’intérêts
2. Intérêts financiers
3. Emplois et fonctions externes
4. Relations familiales et personnelles
5. Cadeaux, invitations et avantages
6. Autres éléments
7. Ma déclaration
8. Modalités de gestion du conflit
9. Utilisation de la présente déclaration

Utiliser le déclaration de conflits d’intérêts, étape par étape

1 Saisissez les informations

Ajoutez l’organisation, le nom de la personne, sa fonction et son poste, le type de déclaration et, pour les déclarations annuelles, la période couverte. Indiquez la politique en vertu de laquelle la déclaration est faite.

2 Renseignez les éléments à déclarer

Remplissez chaque catégorie à partir des informations communiquées par la personne — elle les vérifie avant de signer. Laissez une catégorie vide : elle affichera « Néant. », ce que la personne confirme dans la déclaration.

3 Consignez la gestion des conflits

En cas de conflit, décrivez ce qui a été convenu — par exemple, que la personne ne participera pas aux décisions concernant un fournisseur particulier et indiquez qui les prendra à sa place.

4 Envoyez pour signature

La personne qui fait la déclaration signe en premier ; le responsable de la conformité, le secrétaire général de l’entreprise ou le président du conseil contresigne. Chaque déclaration signée est classée dans votre coffre-fort, ce qui facilite le suivi de la campagne annuelle.

Conseils avant l’envoi

• Envoyez le formulaire à toutes les personnes du groupe au même moment chaque année et tenez une liste des signataires.
• Demandez aux personnes d’inclure les intérêts des membres proches de leur famille, et pas seulement les leurs.
• Donnez un exemple du niveau de cadeau ou d’hospitalité que votre politique exige de déclarer.
• Ne considérez pas un conflit déclaré comme un problème — remerciez les personnes de l’avoir signalé et convenez de mesures concrètes.
• Demandez immédiatement un formulaire mis à jour lorsque la situation d’une personne change, sans attendre la prochaine campagne annuelle.

Déclaration de conflits d’intérêts : questions fréquentes

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