Qu’est-ce qu’un accord de bénévolat ?
Un accord de bénévolat définit les attentes de chaque partie lorsqu’une personne donne de son temps à une association caritative, un organisme sans but lucratif, un club, une école ou un groupe communautaire. Il explique ce que le bénévole fera et qui l’accompagnera, ce qu’il peut attendre de l’organisation, ce que l’organisation lui demande en retour et comment chaque partie peut se retirer — sans transformer le bénévolat en emploi.
Ce modèle est rédigé dans un langage chaleureux et simple, directement adressé au bénévole. Il couvre le rôle, les principales activités, la date de début, le lieu et le temps prévu, le coordinateur des bénévoles, une déclaration claire précisant que l’accord engage sur l’honneur uniquement et ne constitue pas un contrat de travail, les frais (remboursés au coût réel ou pas du tout), la formation, ce que l’organisation fournit, la conduite, une vérification facultative des antécédents, la confidentialité, la santé et la sécurité, un contact à prévenir en cas d’urgence, la fin de l’accord et le consentement facultatif à l’utilisation de photographies.
- Idéal pour
- Associations caritatives, organismes sans but lucratif, clubs, écoles, églises et groupes communautaires
- Signé par
- L’organisation (par exemple, le responsable des bénévoles) et le bénévole
- Statut juridique
- Engagement sur l’honneur uniquement — pas un contrat de travail
- Longueur
- 2 à 3 pages
Quand utiliser un accord de bénévolat
- Intégrer un nouveau bénévole dans une banque alimentaire, un refuge ou une boutique caritative
- Bénévoles lors d’un événement de collecte de fonds, d’une course ou d’un festival
- Bénévoles travaillant avec des enfants ou des adultes vulnérables et nécessitant une vérification des antécédents
- Entraîneurs, assistants et membres bénévoles de comités dans un club sportif
- Mentors, accompagnateurs et assistants dans des organisations communautaires
Ce que vous remplissez
15 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : organisation, bénévole.
1 L’organisation
- Nom de l’organisation*
- Adresse de l’organisation
- Coordinateur des bénévoles*
2 Le bénévole
- Nom complet du bénévole*
- Personne à contacter en cas d’urgence
3 Le rôle
- Rôle du bénévole*
- Activités principales*
- Date de début*
- Temps à consacrer prévu
- Lieu du bénévolat
4 Assistance
- Formation et intégration
- Politique de remboursement des frais* Les frais engagés convenus sont remboursés · Les frais ne sont pas remboursés
- Frais couverts
- Vérification des antécédents requise
5 Photographies
- Inclure le consentement à la prise de photos ?* Oui · Non
6 Qui signe
- Organisation signature et date, fonction
- Bénévole signature et date
Ce que couvre le accord de bénévolat
- Votre rôle
- Absence de relation de travail
- Frais
- Ce que vous pouvez attendre de nous
- Ce que nous vous demandons
- Confidentialité
- Santé et sécurité
- Fin de la relation
- Photographies
Utiliser le accord de bénévolat, étape par étape
1 Décrire le rôle
Saisissez l’intitulé du rôle et les principales activités, une par ligne, la date de début, le lieu du bénévolat et le temps prévu. Indiquez le nom du coordinateur des bénévoles, qui sera leur premier interlocuteur.
2 Définir le soutien et les frais
Décrivez la formation et l’accueil. Choisissez si les frais personnels convenus sont remboursés et, le cas échéant, indiquez lesquels (par exemple, les billets de transport ou les indemnités kilométriques) — seuls les coûts réels justifiés par des reçus sont remboursés, jamais un montant forfaitaire. Ajoutez une vérification des antécédents si le rôle l’exige.
3 Décider pour les photos
Choisissez d’inclure ou non le consentement permettant à l’organisation d’utiliser des photos et des vidéos du bénévole dans ses newsletters, son site web, ses réseaux sociaux et ses communications de collecte de fonds. Le bénévole peut retirer son consentement à tout moment.
4 Envoyer pour signature
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail du bénévole ainsi qu’un contact à prévenir en cas d’urgence, facultatif, puis envoyez le document. Le bénévole signe en ligne sans avoir besoin d’un compte, et l’accord signé est classé dans votre coffre-fort.
Conseils avant l’envoi
- Limitez les remboursements aux coûts réels justifiés par des reçus. Dans certains endroits, les paiements forfaitaires, cadeaux ou avantages peuvent faire considérer un bénévole comme un travailleur ou un salarié.
- Évitez les formulations qui ressemblent à celles d’un contrat de travail — horaires fixes, procédures disciplinaires ou travail garanti.
- Les vérifications des antécédents pour les rôles auprès d’enfants ou d’adultes vulnérables sont soumises aux règles locales. Vérifiez les exigences de votre pays ou de votre État pour le rôle concerné.
- Assurez-vous que votre assurance couvre effectivement les bénévoles pour les activités indiquées, puisque l’accord leur affirme que c’est le cas.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord de bénévolat : questions fréquentes
Un accord de bénévolat est-il un contrat juridique ?
Celui-ci ne l’est délibérément pas. Il précise qu’il engage sur l’honneur uniquement, qu’il ne constitue pas un contrat de travail et qu’il ne crée pas de relation de travail ou autre relation juridique. Il consigne les attentes plutôt que des obligations juridiquement exécutoires. Le fait qu’une personne soit effectivement considérée comme bénévole ou comme travailleur dépend du fonctionnement concret de l’accord et du droit local.
Pouvons-nous rembourser les frais des bénévoles ?
Oui, si vous choisissez cette option. L’accord couvre les frais personnels raisonnables convenus à l’avance et justifiés par des reçus, remboursés au coût réel afin de ne pas modifier le statut du bénévole.
Les bénévoles peuvent-ils signer électroniquement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont reconnues pour les documents ordinaires comme celui-ci aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé. Si le bénévole est mineur, le consentement d’un parent ou d’un tuteur peut également être nécessaire.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Le modèle peut être utilisé gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et les bénévoles n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour signer.