Qu’est-ce qu’un attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé ?
L’attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé est un court formulaire que chaque employé signe pour confirmer qu’il a reçu le manuel de l’entreprise, qu’il l’a lu (ou le fera au cours de ses deux premières semaines), qu’il a eu la possibilité de poser des questions et qu’il accepte d’en respecter les politiques. Elle constitue la preuve qu’une politique a bien été communiquée — ce qui est utile lorsque vous devez vous y référer ultérieurement, et constitue une étape standard de l’intégration ainsi que de chaque mise à jour du manuel.
Ce modèle indique le titre, la version et la date du manuel, ainsi que la manière dont il a été fourni — sur l’intranet, par e-mail, en version imprimée ou en pièce jointe. Vous pouvez mettre en évidence les principales politiques que l’employé confirme avoir lues en particulier, comme le code de conduite, les règles contre le harcèlement, la santé et la sécurité, l’utilisation des systèmes informatiques et la protection des données. Il précise que le manuel est un guide et non un contrat de travail, que l’entreprise peut le mettre à jour et indique à qui s’adresser en cas de question. L’employé signe, tout comme l’employeur.
- Idéal pour
- L’intégration des nouveaux employés et la confirmation après une mise à jour du manuel
- Signé par
- L’employé et l’employeur (avec l’intitulé du poste)
- Informations conservées
- Titre, version et date du manuel, mode de transmission et principales politiques lues
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé
- Nouveaux employés confirmant avoir reçu le manuel dès leur premier jour
- Tous les employés confirmant une nouvelle version du manuel
- Mise en évidence d’une politique nouvelle ou modifiée, comme le télétravail ou la protection des données
- Conservation des documents signés de chaque employé en un seul endroit
- Petites entreprises qui mettent en place leur premier manuel
Ce que vous remplissez
9 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Détails
- Nom de l’entreprise*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
2 Le manuel
- Titre du manuel*
- Version
- Date du manuel
- Mode de remise du manuel* Par voie électronique, sur l’intranet de l’entreprise · Par voie électronique, par e-mail · Sous forme imprimée · Joint à la présente attestation
3 Politiques
- Principales politiques à mettre en évidence
- Personne à contacter au sujet du manuel
4 Qui signe
- Salarié signature et date
- Employeur signature et date, fonction
Ce que couvre le attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé
- Ce que je confirme
- Principales politiques
- Absence de valeur contractuelle
- Modifications du Manuel
Utiliser le attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé, étape par étape
1 Identifier le manuel
Saisissez le titre du manuel, ainsi que sa version et sa date si vous les utilisez — le formulaire signé indiquera ainsi quelle version l’employé a reçue. Choisissez le mode de transmission.
2 Mettre en évidence les principales politiques
Vous pouvez dresser la liste des politiques dont vous souhaitez que l’employé confirme en particulier la lecture, à raison d’une par ligne. Utilisez cette section pour les politiques qui présentent le plus de risques ou qui viennent d’être modifiées.
3 Indiquer à qui s’adresser
Ajoutez le nom d’une personne ou d’une équipe que les employés peuvent contacter au sujet du manuel — par exemple, « l’équipe People à l’adresse [email protected] ».
4 Envoyer à chaque employé
Ajoutez le nom et l’adresse e-mail de l’employé, puis envoyez le formulaire. Chaque attestation signée est classée dans votre coffre-fort ; recommencez lorsque vous publiez une nouvelle version.
Conseils avant l’envoi
- Assurez-vous que l’employé peut effectivement accéder au manuel avant de signer — partagez le lien, envoyez-le par e-mail ou remettez-lui une version imprimée.
- Lorsque vous mettez le manuel à jour, envoyez une nouvelle attestation indiquant le nouveau numéro de version plutôt que de vous appuyer sur l’ancienne.
- Veillez à ce que le manuel soit cohérent avec les contrats de travail. En cas de conflit, le formulaire précise que le contrat ou la loi prévaut.
- La nature contractuelle des dispositions d’un manuel varie selon les pays et les États. Vérifiez le droit local si vous souhaitez qu’une politique soit contraignante.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Attestation de prise de connaissance du manuel de l’employé : questions fréquentes
La signature transforme-t-elle le manuel en contrat ?
Le formulaire précise que non. Il présente le manuel comme un guide des politiques de l’entreprise, et non comme un contrat de travail, et ne garantit pas un emploi pendant une durée déterminée — sauf si le manuel ou le contrat de travail indique clairement qu’une partie est contractuelle. La manière dont un tribunal considère un manuel peut également dépendre de son propre libellé et du droit local.
Que se passe-t-il si l’employé ne l’a pas encore lu ?
L’employé confirme qu’il l’a lu ou qu’il le lira au cours de ses deux premières semaines, et qu’il lui incombe d’en connaître le contenu.
Pouvons-nous modifier le manuel après sa signature ?
Oui. Le formulaire précise que l’entreprise peut mettre à jour, remplacer ou retirer certaines parties du manuel et qu’elle informera les employés des changements importants. La version en vigueur est celle que l’entreprise publie.
Une signature électronique est-elle valable dans ce cas ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour ce type d’attestation professionnelle aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (Uniform Electronic Transactions Act)), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et les employés n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour signer.