Formulaire d’autorisation d’activité externe

Qu’est-ce qu’un autorisation d’activité professionnelle externe ?

De nombreux salariés ont un second emploi, des clients en freelance, une petite entreprise ou un mandat au sein d’un conseil d’administration. La plupart des employeurs l’acceptent tant que cela n’empiète pas sur le temps de travail, ne fait pas concurrence à l’entreprise et ne met pas les informations confidentielles en danger. Un formulaire d’autorisation d’activité professionnelle externe consigne ce que fait le salarié et les conditions de l’autorisation, afin qu’aucune des deux parties ne soit prise au dépourvu par la suite.

La partie A correspond à la déclaration du salarié : type d’activité, organisation concernée, nature du travail, temps prévu et date de début, ainsi que les confirmations indiquant qu’il ne s’agit pas d’un concurrent, d’un client ou d’un fournisseur et que les ressources de l’entreprise ne sont pas utilisées. La partie B fixe les conditions standard — aucune activité externe pendant les heures de travail, gestion du nombre total d’heures afin que le salarié reste reposé et apte à travailler, aucune utilisation du matériel ou de la marque de l’entreprise, aucune concurrence ni sollicitation, respect de la confidentialité et de la propriété intellectuelle, et obligation d’informer l’entreprise de tout changement — et vous pouvez ajouter vos propres conditions. La partie C consigne l’autorisation, une date de réexamen facultative et les modalités de retrait de l’autorisation. Le formulaire précise que certains territoires limitent la mesure dans laquelle un employeur peut restreindre les activités licites exercées en dehors des heures de travail.

Quand utiliser un autorisation d’activité professionnelle externe

• Un salarié souhaite prendre un emploi le week-end chez un autre employeur
• Un designer ou un développeur commence à travailler en freelance pour ses propres clients
• Un salarié lance une petite entreprise ou une boutique en ligne
• Un manager est invité à rejoindre le conseil d’administration d’une association ou le comité consultatif d’une start-up
• Votre manuel ou votre contrat exige une autorisation avant d’accepter une autre activité

Ce que vous remplissez

12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.

Ce que couvre le autorisation d’activité professionnelle externe

1. Partie A — Déclaration du salarié
2. Partie B — Conditions de l'approbation
3. Partie C — Approbation

Utiliser le autorisation d’activité professionnelle externe, étape par étape

1 Consignez la déclaration

Saisissez le nom du salarié, son poste et ses horaires habituels, puis le type d’activité, l’organisation concernée, la nature du travail et le temps prévu. Remplissez ces informations à partir de ce que le salarié vous a indiqué : il en confirme l’exactitude en signant.

2 Ajoutez les conditions supplémentaires

Les conditions standard couvrent le temps de travail, le repos, les ressources de l’entreprise, les conflits d’intérêts, la confidentialité et les changements. Ajoutez toute condition particulière, par exemple l’interdiction de travailler pour des clients actuels ou d’utiliser le nom de l’entreprise dans des supports marketing.

3 Consignez l’autorisation

Saisissez la date de l’autorisation et, si vous souhaitez faire le point, une date de réexamen.

4 Envoyez le document au salarié

Le salarié signe en premier, confirmant la déclaration et les conditions, puis vous contresignez pour confirmer l’autorisation. Le formulaire signé est classé dans votre coffre-fort avec ses dossiers RH.

Conseils avant l’envoi

• Demandez le nombre d’heures hebdomadaires prévues — « le soir » peut signifier deux heures comme vingt.
• Surveillez le cumul des heures de travail dans les fonctions essentielles à la sécurité, comme la conduite, les soins ou l’utilisation de machines.
• Fixez une date de réexamen pour les activités nouvelles ou en développement, lorsque le temps consacré peut évoluer.
• Si l’activité externe concerne un client, un fournisseur ou un concurrent, utilisez également la déclaration de conflit d’intérêts.
• Faites en sorte que les conditions correspondent à de véritables intérêts commerciaux ; les interdictions générales visant toute activité externe licite peuvent être inapplicables.

Autorisation d’activité professionnelle externe : questions fréquentes

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