ما هو الموافقة على العمل الخارجي (Outside employment approval)؟
لدى كثير من الموظفين وظيفة ثانية أو عملاء للعمل الحر أو نشاط تجاري صغير أو عضوية في مجلس إدارة. ويسعد معظم أصحاب العمل بذلك ما دام لا يستنزف وقت العمل، ولا ينافس النشاط التجاري، ولا يعرّض المعلومات السرية للخطر. يوثّق نموذج الموافقة على العمل الخارجي ما يفعله الموظف والشروط التي تمت الموافقة بموجبها، حتى لا يُفاجأ أي من الطرفين لاحقًا.
الجزء A هو إفصاح الموظف: نوع النشاط، والجهة، وطبيعة العمل، والوقت المتوقع الالتزام به، وتاريخ البدء، إلى جانب إقرارات بأن النشاط لا يشمل منافسًا أو عميلًا أو مورّدًا، ولا يستخدم موارد الشركة. يحدد الجزء B الشروط الأساسية — عدم أداء العمل الخارجي خلال وقت الشركة، وإدارة إجمالي ساعات العمل حتى يظل الموظف مرتاحًا وقادرًا على العمل، وعدم استخدام معدات الشركة أو علامتها التجارية، وعدم المنافسة أو استقطاب العملاء أو الموظفين، والحفاظ على السرية والملكية الفكرية، وإبلاغ الشركة بأي تغييرات — ويمكنك إضافة شروطك الخاصة. يوثّق الجزء C الموافقة، وتاريخ مراجعة اختياريًا، وكيفية سحب الموافقة. وينبّه النموذج إلى أن بعض الأماكن تقيّد مدى قدرة صاحب العمل على تقييد الأنشطة القانونية خارج ساعات العمل.
- مناسب لـ
- الوظائف الثانية، والأنشطة الجانبية، والعمل الحر، وأدوار مجالس الإدارة والاستشارات
- يوقّعه
- الموظف أولًا، ثم صاحب العمل (مع المسمى الوظيفي)
- الهيكل
- إفصاح في الجزء A، وشروط في الجزء B، وموافقة في الجزء C
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم الموافقة على العمل الخارجي (Outside employment approval)
- يرغب موظف في تولّي وظيفة خلال عطلة نهاية الأسبوع لدى صاحب عمل آخر
- يبدأ مصمم أو مطوّر العمل الحر لصالح عملائه الخاصين
- يطلق موظف نشاطًا تجاريًا صغيرًا عبر الإنترنت أو متجرًا
- يُدعى مدير للانضمام إلى مجلس إدارة مؤسسة خيرية أو إلى مجلس استشاري لشركة ناشئة
- يشترط دليل الموظفين أو عقد العمل الحصول على الموافقة قبل تولّي عمل آخر
ما ستملؤه
12 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 الأطراف
- صاحب العمل (اسم الشركة)*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي للموظف
- ساعات العمل المعتادة للموظف
2 النشاط الخارجي
- نوع النشاط الخارجي* وظيفة ثانية لدى صاحب عمل آخر · العمل لحساب الشخص الخاص أو نشاط تجاري جانبي · عمل حر أو أعمال استشارية · عضوية مجلس إدارة أو دور ائتماني أو استشاري · نشاط خارجي آخر
- اسم صاحب العمل أو المنشأة أو المؤسسة الأخرى*
- ما ينطوي عليه العمل*
- الوقت المتوقع الالتزام به*
- بدء النشاط الخارجي
3 القرار
- الشروط الإضافية
- تاريخ مراجعة الموافقة
- تاريخ الموافقة*
4 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ · الموظف الذي يطلب تولّي العمل الخارجي.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · المدير أو مسؤول الموارد البشرية الذي يوافق عليه.
ما يغطيه الموافقة على العمل الخارجي (Outside employment approval)
- الجزء أ — إفصاح الموظف
- الجزء ب — شروط الموافقة
- الجزء ج — الموافقة
استخدام الموافقة على العمل الخارجي (Outside employment approval) خطوة بخطوة
1 سجّل الإفصاح
أدخل اسم الموظف ودوره وساعات عمله المعتادة، ثم نوع النشاط والجهة وطبيعة العمل والوقت المتوقع الالتزام به. املأ هذه البيانات استنادًا إلى ما أخبرك به الموظف — فهو يؤكد صحتها عند التوقيع.
2 أضف أي شروط إضافية
تغطي الشروط الأساسية وقت العمل والراحة وموارد الشركة وتعارض المصالح والسرية والتغييرات. أضف أي أمر خاص، مثل عدم العمل لصالح العملاء الحاليين أو عدم استخدام اسم الشركة في التسويق.
3 سجّل الموافقة
أدخل تاريخ الموافقة، وأضف تاريخًا للمراجعة إذا أردت المتابعة.
4 أرسله إلى الموظف
يوقّع الموظف أولًا مؤكدًا الإفصاح والشروط، ثم توقّع أنت أيضًا لتأكيد الموافقة. يُحفظ النموذج الموقّع في خزنتك مع سجلات الموارد البشرية الخاصة به.
نصائح قبل الإرسال
- اسأل عن الوقت الملتزم به بعدد الساعات أسبوعيًا — فقد تعني كلمة «المساء» ساعتين أو عشرين ساعة.
- انتبه إلى مجموع ساعات العمل في الأدوار الحساسة للسلامة، مثل القيادة أو الرعاية الصحية أو تشغيل الآلات.
- حدّد تاريخ مراجعة للأنشطة التجارية الجديدة أو المتنامية، إذ قد يتغير الوقت الملتزم به.
- إذا كان النشاط الخارجي يشمل عميلًا أو مورّدًا أو منافسًا، فاستخدم أيضًا إفصاح تعارض المصالح.
- اربط الشروط بمصالح تجارية حقيقية؛ فقد لا تكون الحظورات الشاملة على العمل الخارجي القانوني قابلة للإنفاذ.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن الموافقة على العمل الخارجي (Outside employment approval)
هل يمكن لصاحب العمل منع الموظف من الحصول على وظيفة ثانية؟
يعتمد ذلك على عقد العمل والقانون المحلي. يستطيع أصحاب العمل عادةً حماية المصالح المشروعة مثل وقت العمل والسرية وتجنب المنافسة، لكن بعض الأماكن تقيّد فرض قيود على الأنشطة القانونية خارج ساعات العمل. يوافق هذا النموذج على النشاط بشروط بدلًا من حظره.
من يملك العمل الذي ينشئه الموظف لنشاطه الجانبي؟
بموجب النموذج، يظل العمل الذي أُنشئ لصالح الشركة مملوكًا للشركة. أما العمل الذي أُنشئ للنشاط الخارجي، في وقت الموظف الخاص ومن دون موارد الشركة أو معلوماتها السرية، فلا تطالب الشركة بملكيته بموجب الموافقة. وتظل التزامات الموظف القائمة المتعلقة بالسرية والملكية الفكرية سارية.
هل يمكن سحب الموافقة؟
نعم. يجوز للشركة سحب الموافقة أو تغييرها بموجب إشعار خطي إذا لم تُستوفَ الشروط، أو نشأ تعارض، أو بدأ النشاط يؤثر في عمل الموظف، مع منح وقت معقول لإجراء التغييرات عند الاقتضاء.
هل نموذج الموافقة الموقّع إلكترونيًا صالح؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عمومًا للمستندات العادية في مكان العمل مثل هذا النموذج في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS)، وكندا. يحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام (Certificate of Completion) مع ملف PDF الموقّع.
هل هذا النموذج مجاني؟
نعم. هو مجاني مع تطبيق التوقيع الإلكتروني في FileIt، ويوقّع الموظف من دون حساب.