Qu’est-ce qu’un accusé de lecture de la politique anticorruption ?
Les règles anticorruption ne sont efficaces que si les personnes en contact avec les clients, les fournisseurs et les agents publics les connaissent. Un accusé de lecture de la politique anticorruption confirme que chaque personne a lu votre politique et compris les règles pratiques — c’est aussi la preuve que vous communiquez cette politique et formez votre personnel à son application, un élément que les autorités de réglementation et les grands clients demandent souvent à voir.
Ce modèle explique ce qu’est un pot-de-vin (tout objet de valeur, remis directement ou par l’intermédiaire d’autrui, qu’il soit important ou modeste), interdit d’offrir, de verser, de demander ou d’accepter des pots-de-vin et des paiements de facilitation, et traite le cas rare d’un paiement exigé sous la menace pour garantir la sécurité. Vous fixez le montant au-delà duquel les cadeaux et invitations doivent être approuvés et consignés, et choisissez d’interdire les avantages accordés aux agents publics ou de les soumettre à l’approbation écrite de la conformité. Le modèle couvre les mandataires et autres tiers, les dons et parrainages, les conflits d’intérêts, l’exactitude des registres, le signalement à un contact désigné ou à une ligne confidentielle, la protection contre les représailles et les conséquences.
- Idéal pour
- Les équipes commerciales, les achats, la direction et toute personne en contact avec des clients, fournisseurs ou agents publics
- Signé par
- Le salarié, le dirigeant ou le prestataire, ainsi que l’employeur
- Choix
- Seuil d’approbation des cadeaux, registre, règle applicable aux agents publics, ligne de signalement, lois citées
- Longueur
- 3 pages, paraphées par le salarié sur chaque page
Quand utiliser un accusé de lecture de la politique anticorruption
- Intégrer les équipes commerciales, de développement commercial et d’achats
- Obtenir chaque année une certification anticorruption de l’ensemble de l’entreprise
- Avant qu’une équipe ne commence à soumissionner pour des marchés publics ou des contrats à l’étranger
- Soumettre les mandataires, distributeurs ou consultants à votre politique
- Répondre au questionnaire de conformité fournisseur d’un grand client
Ce que vous remplissez
12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Informations
- Nom de l'entreprise*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste
2 La politique
- Titre de la politique*
- Date de la politique
- Lois anticorruption mentionnées
3 Cadeaux et invitations
- Devise
- Les cadeaux ou invitations d'une valeur supérieure à ce montant doivent être approuvés
- Lieu d'enregistrement des cadeaux et invitations*
- Cadeaux et invitations destinés aux agents publics* Uniquement avec l'approbation écrite préalable de la fonction conformité · Interdits en toutes circonstances
4 Signalement
- Personne à qui signaler les préoccupations*
- Ligne de signalement confidentielle ou anonyme
5 Qui signe
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page · Le salarié, le dirigeant, le prestataire ou le mandataire confirmant la politique.
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Un responsable de la conformité, un manager ou un membre des ressources humaines signant au nom de l'entreprise.
Ce que couvre le accusé de lecture de la politique anticorruption
- Définition de la corruption
- Ce que je m'engage à ne pas faire
- Cadeaux et invitations
- Agents publics
- Agents, fournisseurs et autres tiers
- Dons, conflits et registres
- Signaler les préoccupations
- Conséquences
- Ce que je confirme
Utiliser le accusé de lecture de la politique anticorruption, étape par étape
1 Nommer la politique
Saisissez le titre et la date de la politique. Si votre conseiller a confirmé les lois anticorruption qui vous sont applicables — par exemple la loi britannique de 2010 sur la corruption (UK Bribery Act 2010) ou la loi américaine sur les pratiques de corruption à l’étranger (US Foreign Corrupt Practices Act) — vous pouvez les citer.
2 Définir les règles relatives aux cadeaux et invitations
Saisissez le montant au-delà duquel les cadeaux ou invitations doivent être approuvés, ou laissez ce champ vide afin que tout ce qui dépasse les objets symboliques nécessite une approbation. Indiquez où ils sont consignés, par exemple dans votre registre des cadeaux.
3 Choisir la règle applicable aux agents publics
Vous pouvez interdire tout cadeau ou avantage aux agents publics, ou n’autoriser ces éléments qu’avec l’approbation écrite préalable de la conformité. La clause correspondante est imprimée.
4 Indiquer un moyen de signalement
Indiquez à qui signaler les préoccupations et, si vous en avez une, une ligne confidentielle ou anonyme de signalement. Le document garantit l’absence de représailles en cas de signalement effectué de bonne foi.
5 Recueillir les signatures
Envoyez-le individuellement à chaque personne ou faites-le signer chaque année. Les exemplaires signés sont classés dans votre coffre-fort afin de prouver vos actions de formation et de communication.
Conseils avant l’envoi
- Choisissez un seuil réaliste pour les cadeaux : s’il est trop bas, les personnes cesseront de les déclarer ; s’il est trop élevé, il perdra toute pertinence.
- Prévoyez une formation supplémentaire pour les personnes occupant des fonctions plus exposées : ventes, achats, douanes et licences, ainsi que toute personne en contact avec des agents publics.
- Vérifiez les nouveaux mandataires, consultants et distributeurs avant de faire appel à eux et intégrez des clauses anticorruption à leurs contrats.
- Renouvelez périodiquement l’accusé de lecture ; une certification annuelle est une pratique courante.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accusé de lecture de la politique anticorruption : questions fréquentes
Qu’est-ce qu’un paiement de facilitation ?
Il s’agit d’un petit paiement officieux destiné à accélérer une démarche administrative courante, comme le dédouanement ou l’obtention d’un permis. Le modèle les interdit. Les frais officiels publiés, versés à l’autorité contre reçu, ne sont pas des paiements de facilitation.
Que se passe-t-il si une personne est contrainte de payer sous la menace ?
Le modèle autorise un paiement effectué pour protéger la sécurité d’une personne, mais exige qu’elle quitte la situation et la signale immédiatement afin qu’elle puisse être correctement consignée.
Le fait de signer ce document rend-il mon entreprise conforme ?
Non, aucun document ne suffit à lui seul. Les autorités de réglementation et les tribunaux examinent généralement l’ensemble du programme : évaluation des risques, procédures proportionnées, engagement de la direction, diligence raisonnable, formation et contrôle. Cet accusé de lecture constitue un élément de preuve de la communication et de la formation.
Une signature électronique est-elle acceptable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour des documents professionnels comme celui-ci aux États-Unis (ESIGN et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion).