¿Qué es acuse de recibo de la política antisoborno?
Las normas antisoborno solo funcionan si las personas que tratan con clientes, proveedores y funcionarios las conocen. Un acuse de recibo de la política antisoborno deja constancia de que cada persona ha leído tu política y entiende las normas prácticas; también demuestra que comunicas y formas sobre la política, algo que los organismos reguladores y los clientes grandes suelen pedir.
Esta plantilla explica qué es un soborno (cualquier cosa de valor, directa o a través de terceros, grande o pequeña), prohíbe ofrecer, pagar, solicitar o aceptar sobornos y pagos de facilitación, y contempla el caso poco frecuente de un pago exigido bajo amenaza para la seguridad. Tú estableces el valor a partir del cual los regalos y las atenciones necesitan aprobación y dónde se registran, y eliges si los beneficios para funcionarios públicos están prohibidos o necesitan la aprobación escrita del área de cumplimiento. Abarca a agentes y otros terceros, donaciones y patrocinios, conflictos de intereses, registros exactos, la comunicación a una persona de contacto designada o a una línea confidencial, la protección frente a represalias y las consecuencias.
- Ideal para
- Ventas, compras, dirección y cualquier persona que trate con clientes, proveedores o funcionarios
- Firmado por
- El empleado, director o contratista, y el empleador
- Opciones
- Umbral de aprobación de regalos, registro, norma para funcionarios públicos, canal de comunicación y leyes mencionadas
- Extensión
- 3 páginas, con las iniciales del empleado en cada página
Cuándo usar un acuse de recibo de la política antisoborno
- Incorporación de personal de ventas, desarrollo de negocio y compras
- Certificación antisoborno anual en toda la empresa
- Antes de que un equipo empiece a licitar contratos del sector público o contratos internacionales
- Someter a agentes, distribuidores o consultores a tu política
- Responder al cuestionario de cumplimiento de proveedores de un cliente grande
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Detalles
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto
2 La política
- Título de la política*
- Fecha de la política
- Leyes contra el soborno mencionadas
3 Regalos y atenciones
- Moneda
- Los regalos o las atenciones que superen este valor requieren aprobación
- Lugar donde se registran los regalos y las atenciones*
- Regalos y atenciones para funcionarios públicos* Solo con aprobación previa por escrito del departamento de cumplimiento · No están permitidos en ningún caso
4 Comunicación de inquietudes
- Persona a la que deben comunicarse las inquietudes*
- Canal de comunicación confidencial o anónimo
5 Quién firma
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · El empleado, director, contratista o agente que confirma la política.
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El responsable de cumplimiento, gerente o miembro de RR. HH. que firma en nombre de la empresa.
Qué incluye el acuse de recibo de la política antisoborno
- Qué es el soborno
- Lo que no haré
- Regalos y atenciones
- Funcionarios públicos
- Agentes, proveedores y otros terceros
- Donaciones, conflictos y registros
- Planteamiento de inquietudes
- Consecuencias
- Lo que confirmo
Cómo usar el acuse de recibo de la política antisoborno, paso a paso
1 Identifica la política
Introduce el título y la fecha de la política. Si tu asesor ha confirmado qué leyes antisoborno se te aplican, por ejemplo la Ley contra el Soborno del Reino Unido (UK Bribery Act 2010) o la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de EE. UU. (US Foreign Corrupt Practices Act), puedes mencionarlas.
2 Establece las normas sobre regalos y atenciones
Introduce el valor a partir del cual los regalos o las atenciones necesitan aprobación, o déjalo en blanco para que todo lo que supere los artículos simbólicos necesite aprobación. Indica dónde se registran, por ejemplo, en tu registro de regalos.
3 Elige la norma para funcionarios públicos
No se puede dar nada a funcionarios públicos, o solo se puede hacer con la aprobación escrita previa del área de cumplimiento. Se incluye la cláusula correspondiente.
4 Indica un canal de comunicación
Indica a quién deben comunicarse las inquietudes y, si tienes una, incluye una línea confidencial o anónima para comunicarlas. El documento promete que no habrá represalias por las comunicaciones realizadas de buena fe.
5 Recoge las firmas
Envíalo a cada persona individualmente o repítelo cada año. Las copias firmadas se guardan en tu bóveda como prueba de tu formación y comunicación.
Consejos antes de enviarlo
- Elige un umbral realista para los regalos: si es demasiado bajo, la gente dejará de declararlos; si es demasiado alto, no tendrá sentido.
- Ofrece formación adicional a las personas que ocupan puestos de mayor riesgo: ventas, compras, aduanas y licencias, y cualquiera que trate con funcionarios.
- Comprueba los antecedentes de los nuevos agentes, consultores y distribuidores antes de contratarlos e incluye condiciones antisoborno en sus contratos.
- Repite el acuse de recibo periódicamente; una certificación anual es una práctica habitual.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de recibo de la política antisoborno
¿Qué es un pago de facilitación?
Es un pago pequeño y no oficial para acelerar una gestión gubernamental rutinaria, como el despacho de aduanas o la obtención de un permiso. La plantilla los prohíbe. Las tasas oficiales publicadas que se pagan a la autoridad y se acreditan con un recibo no son pagos de facilitación.
¿Qué ocurre si alguien se ve obligado a pagar bajo amenaza?
La plantilla permite un pago realizado para proteger la seguridad de una persona, pero exige que esta abandone la situación y lo comunique de inmediato para que quede registrado correctamente.
¿Firmar esto hace que mi empresa cumpla la normativa?
No existe un único documento que lo consiga. Los organismos reguladores y los tribunales suelen analizar el programa completo: evaluación de riesgos, procedimientos proporcionados, compromiso de la alta dirección, diligencia debida, formación y supervisión. Este acuse de recibo es una prueba más de la comunicación y la formación.
¿Se acepta una firma electrónica?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos laborales como este en EE. UU. (ESIGN y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion).