¿Qué es confirmación de recepción del código de conducta de proveedores?
Muchas empresas piden ahora a sus proveedores que se comprometan con un código de conducta: los grandes clientes lo esperan, algunas leyes sobre esclavitud moderna y diligencia debida en la cadena de suministro impulsan a las empresas a demostrar qué exigen a sus proveedores, y así se establecen las expectativas antes de que algo salga mal. La confirmación es la página que firma el proveedor para confirmar que ha leído el código y que lo cumplirá.
Esta plantilla funciona con tu propio código, que adjuntas o enlazas, y también resume sus principales normas para que la página firmada se sostenga por sí sola: ausencia de trabajo forzoso o infantil, salarios y horarios legales, no discriminación, salud y seguridad, lucha contra el soborno y los regalos indebidos, conflictos de intereses, legislación sobre competencia y sanciones, protección de datos, cumplimiento medioambiental y transmisión de las normas a los subcontratistas. Añade un canal de denuncias sin represalias, solicitudes de información y auditorías previo aviso, un plan escrito para corregir los problemas, excepciones declaradas y el derecho de la empresa a poner fin al suministro por incumplimientos graves.
- Ideal para
- Incorporación de proveedores, recertificación anual y programas de abastecimiento ético
- Lo firman
- Una persona autorizada del proveedor y tu empresa
- Tu código
- Adjúntalo al sobre o proporciona un enlace web
- Extensión
- Unas 3 páginas, con iniciales en cada página
Cuándo usar un confirmación de recepción del código de conducta de proveedores
- Incorporar a un nuevo fabricante, proveedor de embalajes o proveedor logístico
- Recopilar compromisos firmados de todos los proveedores después de publicar un código nuevo
- Volver a confirmar anualmente tu código como parte de las revisiones de proveedores
- Mostrar a un gran cliente o auditor qué exiges a tu propia cadena de suministro
- Registrar las carencias declaradas por un proveedor y su plan para corregirlas
Lo que debes completar
12 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empresa, proveedor.
1 Las partes
- Fecha*
- Nombre de la empresa*
- Proveedor (nombre de la empresa)*
- Domicilio del proveedor
- Qué suministra el proveedor
2 El código
- Nombre de tu código*
- Versión o fecha del código
- Dónde puede leerlo el proveedor
3 Informes y comprobaciones
- Dónde comunicar inquietudes*
- Preaviso de una auditoría (días)*
- Plazo para acordar un plan para corregir un problema (días)*
- Excepciones comunicadas por el proveedor
4 Quién firma
- Empresa firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · El comprador cuyo código acepta el proveedor al registrarse.
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Una persona autorizada para firmar en nombre del proveedor, como un administrador o propietario.
Qué incluye el confirmación de recepción del código de conducta de proveedores
- Recepción del Código
- Compromiso
- Comunicación de inquietudes
- Información y auditorías
- Corrección de problemas
- Excepciones comunicadas
- Confirmación
- Confirmación
Cómo usar el confirmación de recepción del código de conducta de proveedores, paso a paso
1 Indica tu código
Introduce el nombre y la versión de tu código, y dónde puede leerlo el proveedor: «adjunto a este documento» si lo añades al sobre, o una dirección web. El resumen de la confirmación no sustituye a tu código; el código se aplica cuando sus requisitos son más estrictos.
2 Configura las denuncias y auditorías
Indica una dirección de correo electrónico o una línea de atención para comunicar problemas. Elige con cuántos días de antelación avisas antes de una auditoría (se permiten auditorías sin aviso cuando sospeches un incumplimiento grave) y cuánto tiempo tiene el proveedor para acordar un plan que corrija el problema.
3 Permite que el proveedor declare excepciones
Si el proveedor todavía no cumple plenamente el código en algún aspecto, registra la situación y el plan para corregirla. Las excepciones declaradas se anotan en lugar de considerarse un incumplimiento.
4 Envíalo al proveedor
Establece el orden de firma para que el proveedor firme primero y tu empresa haga la contrafirma. La confirmación firmada se archiva en tu bóveda, lo que resulta útil cuando un cliente o auditor solicita pruebas.
Consejos antes de enviarlo
- Envía la confirmación con el paquete de incorporación de cada nuevo proveedor y de nuevo cuando actualices el código.
- Asegúrate de que la persona que firma por el proveedor tiene autoridad para comprometer a la empresa, normalmente como director o propietario.
- Mantén tu código realista para los proveedores pequeños. Una norma que no pueden cumplir da lugar a una firma, no a un cambio.
- Haz seguimiento de las excepciones declaradas con una fecha en tu calendario: la confirmación registra el plan, pero alguien tiene que comprobarlo.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Confirmación de recepción del código de conducta de proveedores
¿Necesito tener mi propio código de conducta para usar esto?
La confirmación está diseñada para acompañar a tu propio código, que debes adjuntar o enlazar. Resume las normas que contienen la mayoría de los códigos de proveedores, por lo que sigue teniendo sentido por sí sola, pero el código es el que establece tus requisitos detallados.
¿Qué ocurre si un proveedor incumple el código?
El proveedor debe acordar un plan escrito para corregir el problema dentro del número de días que establezcas y llevarlo a cabo. Puedes pausar los pedidos mientras se corrige un problema grave y, en caso de incumplimientos graves —como trabajo forzoso o infantil o soborno—, poner fin a los contratos de suministro según lo que permitan dichos contratos.
¿Esto sustituye a nuestro contrato de suministro?
No. Pasa a formar parte de todos los contratos y órdenes de compra con el proveedor, pero los precios, la entrega y las demás condiciones comerciales se mantienen en tu contrato de suministro.
¿Es válida una firma electrónica para la confirmación de un proveedor?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos empresariales ordinarios como este en EE. UU. (ESIGN Act y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría de quién firmó y cuándo.