Apakah pengakuan penerimaan tatakelakuan pembekal?
Kini, banyak perniagaan meminta pembekal mereka mematuhi tatakelakuan: pelanggan besar menjangkakannya, sesetengah undang-undang tentang perhambaan moden dan usaha wajar rantaian bekalan mendorong syarikat menunjukkan perkara yang mereka tuntut daripada pembekal, dan tatakelakuan menetapkan jangkaan sebelum berlaku sebarang masalah. Pengakuan ini ialah halaman yang ditandatangani pembekal untuk mengesahkan bahawa ia telah membaca tatakelakuan tersebut dan akan mematuhinya.
Templat ini digunakan bersama tatakelakuan anda sendiri, yang anda lampirkan atau pautkan, dan turut meringkaskan piawaian utamanya supaya halaman yang ditandatangani itu boleh berdiri sendiri: tiada buruh paksa atau buruh kanak-kanak, gaji dan waktu kerja yang sah, tiada diskriminasi, kesihatan dan keselamatan, pencegahan rasuah serta pemberian hadiah, konflik kepentingan, undang-undang persaingan dan sekatan, perlindungan data, pematuhan alam sekitar, serta penyampaian piawaian ini kepada subkontraktor. Templat ini menambah saluran pelaporan tanpa tindakan balas, permintaan maklumat dan audit dengan notis, pelan bertulis untuk membetulkan masalah, pengecualian yang didedahkan, serta hak syarikat untuk menamatkan pembekalan bagi pelanggaran serius.
- Sesuai untuk
- Penyertaan pembekal baharu, pensijilan semula tahunan, program sumber beretika
- Ditandatangani oleh
- Orang yang diberi kuasa di pihak pembekal dan syarikat anda
- Tatakelakuan anda
- Lampirkannya pada sampul dokumen atau berikan pautan web
- Panjang
- Kira-kira 3 halaman, diparaf pada setiap halaman
Bila hendak menggunakan pengakuan penerimaan tatakelakuan pembekal
- Menyertakan pengilang, pembekal pembungkusan atau penyedia logistik baharu
- Mengumpulkan komitmen bertandatangan daripada semua pembekal selepas menerbitkan tatakelakuan baharu
- Mengesahkan semula tatakelakuan anda setiap tahun sebagai sebahagian daripada semakan pembekal
- Menunjukkan kepada pelanggan besar atau juruaudit perkara yang anda tuntut daripada rantaian bekalan sendiri
- Merekodkan jurang yang didedahkan pembekal serta pelannya untuk menutup jurang tersebut
Perkara yang anda isi
12 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: syarikat, pembekal.
1 Pihak-pihak
- Tarikh*
- Nama syarikat*
- Pembekal (nama syarikat)*
- Alamat pembekal
- Bekalan pembekal
2 Kod
- Nama kod anda*
- Versi atau tarikh kod
- Tempat pembekal boleh membacanya
3 Pelaporan dan pemeriksaan
- Tempat kebimbangan dilaporkan*
- Notis sebelum audit (hari)*
- Tempoh untuk bersetuju dengan pelan membetulkan masalah (hari)*
- Pengecualian yang didedahkan oleh pembekal
4 Siapa yang menandatangani
- Syarikat tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Pembeli yang kodnya didaftarkan oleh pembekal.
- Pembekal tandatangan dan tarikh, jawatan, parap pada setiap halaman · Seseorang yang diberi kuasa untuk menandatangani bagi pihak pembekal, seperti pengarah atau pemilik.
Kandungan pengakuan penerimaan tatakelakuan pembekal
- Penerimaan Kod
- Komitmen
- Pelaporan kebimbangan
- Maklumat dan audit
- Membetulkan masalah
- Pengecualian yang didedahkan
- Pengesahan
- Pengesahan
Cara menggunakan pengakuan penerimaan tatakelakuan pembekal, langkah demi langkah
1 Rujuk tatakelakuan anda
Masukkan nama dan versi tatakelakuan anda, serta tempat pembekal boleh membacanya — "dilampirkan pada dokumen ini" jika anda menambahnya pada sampul dokumen, atau alamat web. Ringkasan dalam pengakuan ini tidak menggantikan tatakelakuan anda; tatakelakuan tersebut terpakai jika piawaiannya lebih ketat.
2 Sediakan pelaporan dan audit
Berikan alamat e-mel atau talian hotline untuk menyampaikan kebimbangan. Pilih bilangan hari notis yang anda berikan sebelum audit (audit tanpa notis dibenarkan jika anda mengesyaki pelanggaran serius) dan tempoh yang diberikan kepada pembekal untuk bersetuju dengan pelan membetulkan masalah.
3 Benarkan pembekal mendedahkan pengecualian
Jika pembekal masih belum mematuhi sepenuhnya tatakelakuan di sesuatu bahagian, rekodkan perkara itu serta pelan untuk membetulkannya. Pengecualian yang didedahkan dicatatkan dan bukannya dianggap sebagai pelanggaran.
4 Hantar kepada pembekal
Tetapkan urutan tandatangan supaya pembekal menandatangani dahulu dan syarikat anda menandatangani balas. Pengakuan yang telah ditandatangani difailkan dalam peti besi anda — berguna apabila pelanggan atau juruaudit meminta bukti.
Petua sebelum menghantarnya
- Hantar pengakuan ini bersama pakej penyertaan setiap pembekal baharu, dan sekali lagi apabila anda mengemas kini tatakelakuan.
- Pastikan penandatangan pembekal mempunyai kuasa untuk mengikat perniagaan tersebut — biasanya pengarah atau pemilik.
- Pastikan tatakelakuan anda realistik untuk pembekal kecil. Piawaian yang tidak mampu mereka penuhi hanya menghasilkan tandatangan, bukannya perubahan.
- Buat susulan terhadap pengecualian yang didedahkan dengan menetapkan tarikh dalam kalendar anda — pengakuan merekodkan pelan tersebut, tetapi seseorang perlu menyemaknya.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan, tarikh dan parap pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengakuan penerimaan tatakelakuan pembekal
Adakah saya memerlukan tatakelakuan sendiri untuk menggunakan dokumen ini?
Pengakuan ini direka untuk digunakan bersama tatakelakuan anda sendiri, yang anda lampirkan atau pautkan. Ia meringkaskan piawaian yang terkandung dalam kebanyakan tatakelakuan pembekal, jadi pengakuan ini masih bermakna secara bersendirian, tetapi tatakelakuan andalah yang menetapkan keperluan terperinci anda.
Apakah yang berlaku jika pembekal melanggar tatakelakuan?
Pembekal mesti bersetuju dengan pelan bertulis untuk membetulkan masalah dalam bilangan hari yang anda tetapkan dan melaksanakannya. Anda boleh menangguhkan pesanan sementara masalah serius dibetulkan, dan bagi pelanggaran serius — seperti buruh paksa atau buruh kanak-kanak atau rasuah — menamatkan kontrak pembekalan mengikut peruntukan kontrak tersebut.
Adakah dokumen ini menggantikan kontrak pembekalan kami?
Tidak. Dokumen ini menjadi sebahagian daripada setiap kontrak dan pesanan belian dengan pembekal, tetapi harga, penghantaran dan terma komersial lain kekal dalam perjanjian pembekalan anda.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk pengakuan pembekal?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen perniagaan biasa seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit tentang pihak yang menandatangani dan masanya.