Modèle d’accusé de réception du code fournisseur

Qu’est-ce qu’un accusé de réception du code de conduite fournisseur ?

De nombreuses entreprises demandent désormais à leurs fournisseurs d’adhérer à un code de conduite : les grands clients l’exigent, certaines lois relatives à l’esclavage moderne et au devoir de vigilance dans la chaîne d’approvisionnement incitent les entreprises à démontrer ce qu’elles demandent à leurs fournisseurs, et cela fixe les attentes avant qu’un problème ne survienne. L’accusé de réception est la page que le fournisseur signe pour confirmer qu’il a lu le code et qu’il le respectera.

Ce modèle s’utilise avec votre propre code, que vous joignez ou vers lequel vous créez un lien, et résume également ses principales normes afin que la page signée soit autonome : absence de travail forcé ou des enfants, salaires et horaires conformes à la loi, non-discrimination, santé et sécurité, lutte contre la corruption et les cadeaux, conflits d’intérêts, droit de la concurrence et sanctions, protection des données, respect des obligations environnementales et transmission de ces normes aux sous-traitants. Il ajoute un canal de signalement sans représailles, des demandes d’informations et des audits moyennant préavis, un plan écrit pour corriger les problèmes, la déclaration des exceptions et le droit de l’entreprise de mettre fin à la relation d’approvisionnement en cas de manquements graves.

Quand utiliser un accusé de réception du code de conduite fournisseur

• Intégrer un nouveau fabricant, fournisseur d’emballages ou prestataire logistique
• Recueillir les engagements signés de tous les fournisseurs après la publication d’un nouveau code
• Renouveler chaque année la confirmation de votre code dans le cadre des évaluations des fournisseurs
• Montrer à un grand client ou à un auditeur ce que vous exigez de votre propre chaîne d’approvisionnement
• Consigner les écarts déclarés par un fournisseur et son plan pour les résorber

Ce que vous remplissez

12 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : société, fournisseur.

Ce que couvre le accusé de réception du code de conduite fournisseur

1. Réception du Code
2. Engagement
3. Signalement des préoccupations
4. Informations et audits
5. Résolution des problèmes
6. Exceptions signalées
7. Confirmation
8. Confirmation

Utiliser le accusé de réception du code de conduite fournisseur, étape par étape

1 Indiquez votre code

Saisissez le nom et la version de votre code, ainsi que l’endroit où le fournisseur peut le consulter — « joint au présent document » si vous l’ajoutez à l’enveloppe, ou une adresse web. Le résumé figurant dans l’accusé de réception ne remplace pas votre code ; celui-ci s’applique lorsqu’il est plus strict.

2 Configurez les signalements et les audits

Indiquez une adresse e-mail ou une ligne d’alerte pour les préoccupations. Choisissez le nombre de jours de préavis avant un audit (les audits sans préavis sont autorisés si vous soupçonnez un manquement grave) et le délai accordé au fournisseur pour convenir d’un plan de résolution.

3 Permettez au fournisseur de déclarer les exceptions

Si le fournisseur ne respecte pas encore pleinement le code à certains égards, consignez-le ainsi que le plan prévu pour y remédier. Les exceptions déclarées sont mentionnées plutôt que considérées comme un manquement.

4 Envoyez-le au fournisseur

Définissez l’ordre de signature pour que le fournisseur signe en premier et que votre entreprise contresigne. L’accusé de réception signé est classé dans votre coffre-fort — pratique lorsqu’un client ou un auditeur demande des preuves.

Conseils avant l’envoi

• Envoyez l’accusé de réception avec le dossier d’intégration de chaque nouveau fournisseur, puis à nouveau lorsque vous mettez le code à jour.
• Assurez-vous que le signataire du fournisseur est habilité à engager l’entreprise — généralement un dirigeant ou un propriétaire.
• Veillez à ce que votre code reste réaliste pour les petits fournisseurs. Une norme qu’ils ne peuvent pas respecter aboutit à une signature, pas à un changement.
• Faites le suivi des exceptions déclarées en inscrivant une date dans votre calendrier — l’accusé de réception consigne le plan, mais quelqu’un doit en vérifier la mise en œuvre.

Accusé de réception du code de conduite fournisseur : questions fréquentes

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Ce modèle est un point de départ général, et non un conseil juridique. Les lois varient selon les pays et les États — faites vérifier le contrat par un avocat selon votre situation avant de vous y fier. Page révisée le 2026-09-29.