Qu’est-ce qu’un certificat de destruction des données ?
La plupart des accords de confidentialité (NDA), contrats de services et accords de traitement des données prévoient qu’à la fin de la mission, le destinataire doit restituer ou détruire les informations de l’autre partie et le confirmer par écrit. Un certificat de destruction des données constitue cette confirmation. Il fournit à la partie divulgatrice une trace claire de ce qui était couvert, de l’endroit où les informations étaient conservées, de ce qui leur est arrivé et de la date à laquelle cela s’est produit — des éléments importants si les informations réapparaissent ultérieurement, ou si une autorité de contrôle ou un client demande comment les données à caractère personnel ont été traitées.
Ce certificat identifie l’accord ou le projet, les informations couvertes et chaque endroit où elles étaient conservées, précise si elles comprenaient des données à caractère personnel, si elles ont été détruites, restituées, ou restituées puis détruites, les méthodes de destruction et les personnes qui les ont appliquées, si des sous-traitants détenaient des copies et ont confirmé leur suppression, les éventuelles copies conservées légalement, ainsi que la manière dont les sauvegardes sont gérées. La partie divulgatrice signe pour accuser réception, sans renoncer à aucun de ses droits.
- Idéal pour
- La fin d’un accord de confidentialité, d’un contrat, d’un projet ou d’un accord de traitement des données
- Signé par
- La partie qui certifie, puis la partie divulgatrice accuse réception
- Options
- Détruites, restituées, ou restituées puis détruites
- Longueur
- Environ 2 pages
Quand utiliser un certificat de destruction des données
- Confirmer la restitution ou la destruction à la fin d’un accord de confidentialité (NDA) réciproque ou unilatéral
- Un prestataire ou une agence certifiant la suppression des fichiers d’un client à la fin d’un projet
- Un prestataire de services confirmant la suppression de données à caractère personnel à la fin d’un contrat
- Une agence marketing confirmant avoir supprimé les listes de clients d’un client après une campagne
- Clôturer les vérifications préalables après l’abandon d’une acquisition ou d’un investissement
Ce que vous remplissez
16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : partie certifiante, partie divulgatrice.
1 Les parties
- Date du certificat*
- Partie certifiante (société ou personne)*
- Adresse de la partie certifiante
- Partie divulgatrice (société ou personne)*
2 Les informations
- Contrat ou projet concerné*
- Informations concernées*
- Contenaient-elles des données à caractère personnel ?* Non · Oui
- Lieu de conservation*
3 Mesures prises
- Mesures prises* détruites · restituées · restituées puis détruites
- Modalités de restitution
- Modalités de destruction
- Achevé le*
- Réalisé par
- Des sous-traitants ou prestataires de services les détenaient-ils ?* Non · Oui
4 Copies conservées
- Copies conservées
- Délai d’écrasement des sauvegardes (jours)
5 Qui signe
- Partie certifiante signature et date, fonction · La partie qui détenait les informations et certifie qu’elles ont été restituées ou détruites.
- Partie divulgatrice signature et date, fonction · La partie à laquelle appartiennent les informations. Elle signe pour accuser réception du certificat.
Ce que couvre le certificat de destruction des données
- Informations concernées
- Mesures prises
- Autres détenteurs des Informations
- Copies conservées
- Confirmation
- Accusé de réception
Utiliser le certificat de destruction des données, étape par étape
1 Identifier l’accord et les informations
Indiquez le nom de l’accord de confidentialité (NDA), du contrat ou du projet dans le cadre duquel les informations ont été partagées, et décrivez-les assez largement pour inclure les notes et les copies. Précisez si elles comprenaient des données à caractère personnel — dans ce cas, un paragraphe sur la protection des données est ajouté.
2 Lister les endroits où elles étaient conservées
Dossiers cloud, comptes e-mail, ordinateurs portables, téléphones, dossiers papier et tout autre endroit. Une liste précise est plus convaincante que « tous nos systèmes » et facilite la vérification qu’aucun élément n’a été oublié.
3 Consigner ce qui a été fait
Choisissez entre détruites, restituées, ou restituées puis détruites. Décrivez la méthode de destruction pour chaque type de document et indiquez la date à laquelle elle a été achevée. Indiquez qui s’en est chargé — notamment une entreprise externe de broyage ou d’élimination, avec son propre numéro de certificat.
4 Gérer les copies conservées et les sauvegardes
Indiquez tout élément conservé parce que la loi ou l’accord l’autorise, qui reste confidentiel. Si les sauvegardes automatiques ne peuvent pas être supprimées une par une, précisez quand elles sont écrasées. Signez ensuite le certificat et envoyez-le à la partie divulgatrice pour accusé de réception.
Conseils avant l’envoi
- Vérifiez d’abord la clause de restitution ou de destruction de l’accord — elle peut fixer un délai, une méthode obligatoire ou la personne qui doit signer.
- Demandez aux sous-traitants et aux prestataires de services leurs propres confirmations écrites avant de certifier, et conservez-les.
- Ne certifiez que ce que vous avez vérifié. Le signataire confirme avoir effectué des vérifications raisonnables et que le certificat est exact au meilleur de sa connaissance.
- Conservez le certificat signé avec l’accord d’origine dans votre coffre-fort.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Certificat de destruction des données : questions fréquentes
Pouvons-nous conserver certaines copies après avoir certifié leur destruction ?
Oui, lorsque la loi ou l’accord l’autorise — par exemple les documents que vous devez conserver à des fins fiscales. Indiquez-les dans le certificat. Ils restent soumis aux obligations de confidentialité et sont détruits lorsque la raison de leur conservation prend fin.
Qu’en est-il des sauvegardes ?
Si des copies se trouvent dans des sauvegardes automatiques qui ne peuvent pas raisonnablement être supprimées une par une, précisez quand ces sauvegardes sont écrasées. D’ici là, elles ne sont pas consultées et restent confidentielles. Laissez le champ vide s’il ne reste aucune copie de sauvegarde.
Pourquoi la partie divulgatrice signe-t-elle ?
Pour accuser réception du certificat. L’accusé de réception précise expressément qu’il ne constitue pas une renonciation à quelque droit que ce soit si une déclaration du certificat s’avère ultérieurement inexacte.
Un certificat signé électroniquement est-il acceptable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour des documents commerciaux de ce type aux États-Unis (loi ESIGN — Electronic Signatures in Global and National Commerce Act — et UETA — Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS) et au Canada. La piste d’audit de FileIt et le certificat de réalisation de FileIt eSign indiquent qui a signé et quand.