什么是 数据销毁证明？
大多数保密协议、服务合同和数据处理协议都会规定，工作结束时，接收方必须归还或销毁另一方的信息，并以书面形式确认。数据销毁证明就是这份确认文件。它让披露方清楚记录涉及哪些信息、信息存放在哪里、如何处理以及何时处理——如果这些信息日后出现，或监管机构、客户询问个人数据如何处理，这些记录都十分重要。
本证明会列明相关协议或项目、涉及的信息及其所有存放位置，说明其中是否包含个人数据、信息是被销毁、归还，还是归还后再销毁，销毁方式及执行人员，分包商是否持有副本并确认已删除，依法保留的任何副本，以及备份的处理方式。披露方签字确认收到证明，但不放弃任何权利。
- 适用场景
- 保密协议、合同、项目或数据处理安排结束时
- 签署人
- 由证明方签署，随后由披露方确认收到
- 选项
- 已销毁、已归还，或已归还后销毁
- 篇幅
- 约 2 页
何时使用数据销毁证明
- 确认双向或单向保密协议结束时信息已归还或销毁
- 承包商或代理机构证明项目结束时已删除客户文件
- 服务提供商确认合同结束时已删除个人数据
- 营销代理机构确认活动结束后已删除客户的客户名单
- 收购或投资未能完成后结束尽职调查
填写内容
16 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：证明方, 披露方。
1 各方
- 证明日期*
- 证明方（公司或个人）*
- 证明方地址
- 披露方（公司或个人）*
2 信息
- 相关协议或项目*
- 涵盖的信息*
- 是否包含个人数据？* 否 · 是
- 存放地点*
3 已采取的措施
- 已采取的措施* 销毁 · 返还 · 返还后销毁
- 返还方式
- 销毁方式
- 完成日期*
- 执行方
- 分包商或服务提供商是否持有该信息？* 否 · 是
4 留存的副本
- 留存的副本
- 备份在（天）内被覆盖
5 签署人
- 证明方 签名和日期、职务 · 持有该信息并证明该信息已被返还或销毁的一方。
- 披露方 签名和日期、职务 · 该信息所属的一方。签署以确认收到本证明。
数据销毁证明的内容
- 涵盖的信息
- 已采取的措施
- 其他持有信息的人员
- 留存的副本
- 确认
- 收讫确认
逐步使用数据销毁证明
1 确定协议和信息范围
写明信息所依据的保密协议、合同或项目，并对信息作足够宽泛的描述，以涵盖笔记和副本。说明其中是否包含个人数据——如果包含，将添加数据保护条款。
2 列出信息存放位置
包括云端文件夹、电子邮箱、笔记本电脑、手机、纸质文件及其他任何位置。具体列举比写“我们的所有系统”更有说服力，也更容易核查是否有遗漏。
3 记录采取的措施
选择已销毁、已归还，或已归还后销毁。说明每类记录采用的销毁方式及完成日期。写明执行人员，包括外部碎纸或处置公司及其自身的证明编号。
4 处理保留的副本和备份
列出因法律或协议允许而保留的任何内容，并说明其仍受保密保护。如果自动备份无法逐一删除，请说明这些备份何时会被覆盖。然后签署并发送给披露方确认。
发送前提示
- 先检查协议中的归还或销毁条款——其中可能规定期限、所需方式或必须签署的人员。
- 在作出证明前，向分包商和服务提供商索取各自的书面确认，并妥善保存。
- 只证明你已核查的内容。签署人确认已作出合理询问，并且据其所知证明内容真实。
- 将签署后的证明与原始协议一同保存在你的保险库中。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
数据销毁证明：常见问题
证明已销毁后，我们还能保留一些副本吗？
可以，只要法律或协议允许——例如因税务目的必须保留的记录。请在证明中列出这些副本。它们仍受保密义务约束，并应在保留理由结束时销毁。
备份该怎么办？
如果副本位于实际上无法逐一删除的自动备份中，请说明这些备份何时会被覆盖。在此之前，不得访问这些副本，并且它们仍须保密。如果已不存在任何备份副本，请将该字段留空。
为什么要由披露方签字？
用于确认其已收到证明。确认条款明确说明：如果日后证明中的某项陈述被发现不正确，该确认不构成对任何权利的放弃。
电子签署的证明可以接受吗？
在美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））和加拿大，电子签名通常对这类商业文件有效。FileIt's审计轨迹和完成证明会记录签署人及签署时间。