Plantilla de certificado de destrucción de datos

¿Qué es certificado de destrucción de datos?

La mayoría de los acuerdos de confidencialidad (NDA), contratos de servicios y acuerdos de tratamiento de datos establecen que, cuando termina el trabajo, el receptor debe devolver o destruir la información de la otra parte y confirmarlo por escrito. Un certificado de destrucción de datos es esa confirmación. Proporciona a la parte divulgadora un registro claro de qué estaba incluido, dónde se conservaba, qué se hizo con ello y cuándo: pruebas importantes si la información aparece más adelante o si una autoridad reguladora o un cliente pregunta cómo se trataron los datos personales.

Este certificado identifica el acuerdo o proyecto, la información incluida y todos los lugares donde se conservaba, si incluía datos personales, si se destruyó, se devolvió o se devolvió y después se destruyó, los métodos de destrucción y quién los llevó a cabo, si los subcontratistas conservaron copias y confirmaron su eliminación, las copias conservadas legalmente y cómo se gestionan las copias de seguridad. La parte divulgadora firma para acusar recibo, sin renunciar a ningún derecho.

Cuándo usar un certificado de destrucción de datos

• Confirmar la devolución o destrucción al finalizar un acuerdo de confidencialidad (NDA) mutuo o unilateral
• Un contratista o una agencia certifica la eliminación de los archivos del cliente al finalizar un proyecto
• Un proveedor de servicios confirma la eliminación de datos personales al finalizar un contrato
• Una agencia de marketing confirma que ha eliminado las listas de clientes de un cliente después de una campaña
• Cerrar la diligencia debida cuando una adquisición o inversión no sigue adelante

Lo que debes completar

16 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: parte certificante, parte divulgadora.

Qué incluye el certificado de destrucción de datos

1. Información comprendida
2. Qué se hizo
3. Otros que tenían la Información
4. Copias conservadas
5. Confirmación
6. Acuse de recibo

Cómo usar el certificado de destrucción de datos, paso a paso

1 Identifica el acuerdo y la información

Indica el nombre del acuerdo de confidencialidad (NDA), contrato o proyecto en virtud del cual se compartió la información, y describe la información con suficiente amplitud para incluir notas y copias. Indica si incluía datos personales; en ese caso, se añadirá un apartado de protección de datos.

2 Enumera dónde se conservaba

Carpetas en la nube, cuentas de correo electrónico, ordenadores portátiles, teléfonos, archivos en papel y cualquier otro lugar. Una lista específica resulta más convincente que «todos nuestros sistemas» y facilita comprobar que no se ha omitido nada.

3 Registra qué se hizo

Elige entre destruido, devuelto o devuelto y después destruido. Describe el método de destrucción para cada tipo de registro y la fecha en que terminó. Indica quién lo hizo, incluida una empresa externa de trituración o eliminación y su propio número de certificado.

4 Gestiona las copias conservadas y las copias de seguridad

Enumera todo lo que se conserve porque la ley o el acuerdo lo permite y que seguirá siendo confidencial. Si las copias de seguridad automáticas no pueden eliminarse una por una, indica cuándo se sobrescribirán. Después, firma y envía el certificado a la parte divulgadora para que acuse recibo.

Consejos antes de enviarlo

• Revisa primero la cláusula de devolución o destrucción del acuerdo: puede establecer un plazo, un método obligatorio o quién debe firmar.
• Pide a los subcontratistas y proveedores de servicios sus propias confirmaciones por escrito antes de certificar, y consérvalas.
• Certifica únicamente lo que hayas comprobado. La persona firmante confirma que ha realizado las averiguaciones razonables y que el certificado es veraz según su leal saber y entender.
• Conserva el certificado firmado junto con el acuerdo original en tu bóveda.

Preguntas frecuentes sobre Certificado de destrucción de datos

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Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoramiento jurídico. Las leyes varían entre países y estados; pide a un abogado que revise el acuerdo según tu situación antes de utilizarlo. Última revisión de la página: 2026-09-29.