ما هو شهادة إتلاف البيانات؟
تنص معظم اتفاقيات عدم الإفاح (NDA)، وعقود الخدمات، واتفاقيات معالجة البيانات على أنه عند انتهاء العمل، يجب على المستلم إعادة معلومات الطرف الآخر أو إتلافها وتأكيد ذلك كتابياً. وشهادة إتلاف البيانات هي هذا التأكيد. فهي تمنح الطرف المفصح سجلاً واضحاً لما شملته المعلومات، ومكان حفظها، وما أُجري عليها ومتى — وهو دليل مهم إذا ظهرت المعلومات لاحقاً، أو سأل أحد الجهات التنظيمية أو العملاء عن كيفية التعامل مع البيانات الشخصية.
تحدد هذه الشهادة الاتفاقية أو المشروع، والمعلومات المشمولة وكل مكان حُفظت فيه، وما إذا كانت تتضمن بيانات شخصية، وما إذا كانت قد أُتلفت أو أُعيدت أو أُعيدت ثم أُتلفت، وطرق الإتلاف ومن نفذها، وما إذا كان المقاولون من الباطن يحتفظون بنسخ وأكدوا حذفها، وأي نسخ احتُفظ بها قانونياً، وكيفية التعامل مع النسخ الاحتياطية. يوقّع الطرف المفصح للإقرار باستلامها دون التنازل عن أي حقوق.
- مناسبة لـ
- انتهاء اتفاقية عدم إفصاح أو عقد أو مشروع أو ترتيب لمعالجة البيانات
- يوقّعها
- الطرف المُصدِر للشهادة، ثم يقر الطرف المفصح باستلامها
- الخيارات
- أُتلفت، أو أُعيدت، أو أُعيدت ثم أُتلفت
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم شهادة إتلاف البيانات
- تأكيد إعادة المعلومات أو إتلافها عند انتهاء اتفاقية عدم إفصاح متبادلة أو أحادية الجانب
- إصدار مقاول أو وكالة شهادة بحذف ملفات العميل عند انتهاء مشروع
- تأكيد مقدم خدمة حذف البيانات الشخصية عند انتهاء عقد
- تأكيد وكالة تسويق حذفها قوائم عملاء أحد العملاء بعد حملة
- إغلاق إجراءات العناية الواجبة بعد عدم إتمام عملية استحواذ أو استثمار
ما ستملؤه
16 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الطرف المُصدِّق, الطرف المُفصِح.
1 الأطراف
- تاريخ الشهادة*
- الطرف المُصدِّق (الشركة أو الشخص)*
- عنوان الطرف المُصدِّق
- الطرف المُفصِح (الشركة أو الشخص)*
2 المعلومات
- الاتفاقية أو المشروع الذي يتعلق به الأمر*
- المعلومات المشمولة*
- هل تضمنت بيانات شخصية؟* لا · نعم
- مكان الاحتفاظ بها*
3 ما تم إجراؤه
- ما تم إجراؤه* إتلافها · إعادتها · إعادتها ثم إتلافها
- كيفية إعادتها
- كيفية إتلافها
- اكتمل في*
- نُفِّذ بواسطة
- هل كانت المعلومات بحوزة متعاقدين من الباطن أو مقدمي خدمات؟* لا · نعم
4 النسخ المحتفظ بها
- النسخ المحتفظ بها
- المدة (بالأيام) التي تُستبدل خلالها النسخ الاحتياطية
5 من يوقّع
- الطرف المُصدِّق التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الطرف الذي كانت المعلومات بحوزته ويُصدِّق على إعادتها أو إتلافها.
- الطرف المُفصِح التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الطرف الذي تخصه المعلومات. يوقّع للإقرار باستلام الشهادة.
ما يغطيه شهادة إتلاف البيانات
- المعلومات المشمولة
- ما تم إجراؤه
- الجهات الأخرى التي كانت المعلومات بحوزتها
- النسخ المحتفظ بها
- الإقرار
- إقرار بالاستلام
استخدام شهادة إتلاف البيانات خطوة بخطوة
1 حدّد الاتفاقية والمعلومات
اذكر اسم اتفاقية عدم الإفصاح أو العقد أو المشروع الذي تمت مشاركة المعلومات بموجبه، وصِف المعلومات بشكل واسع بما يكفي ليشمل الملاحظات والنسخ. اذكر ما إذا كانت تتضمن بيانات شخصية — وإذا كان الأمر كذلك، تُضاف فقرة حماية البيانات.
2 اذكر أماكن حفظها
مجلدات السحابة، وحسابات البريد الإلكتروني، وأجهزة الكمبيوتر المحمولة، والهواتف، والملفات الورقية، وأي أماكن أخرى. تكون القائمة المحددة أكثر إقناعاً من عبارة «جميع أنظمتنا»، كما تسهّل التحقق من عدم إغفال أي شيء.
3 سجّل ما تم فعله
اختر: أُتلفت، أو أُعيدت، أو أُعيدت ثم أُتلفت. صِف طريقة الإتلاف لكل نوع من السجلات وتاريخ إنجازه. اذكر من نفذه — بما في ذلك شركة خارجية لفرم المستندات أو التخلص منها ورقم شهادتها الخاص.
4 تعامل مع النسخ المحتفظ بها والنسخ الاحتياطية
اذكر كل ما تم الاحتفاظ به لأن القانون أو الاتفاقية يسمح بذلك، مع بقائه سرياً. وإذا تعذر حذف النسخ الاحتياطية التلقائية واحدةً تلو الأخرى، فاذكر متى ستُستبدل. ثم وقّع وأرسلها إلى الطرف المفصح ليقر باستلامها.
نصائح قبل الإرسال
- راجع أولاً بند إعادة المعلومات أو إتلافها في الاتفاقية — فقد يحدد مهلة أو طريقة مطلوبة أو الشخص الذي يجب أن يوقّع.
- اطلب من المقاولين من الباطن ومقدمي الخدمات تأكيداتهم الكتابية الخاصة قبل أن تصدر الشهادة، واحتفظ بها.
- لا تصادق إلا على ما تحققت منه. ويؤكد الموقّع أنه أجرى استفسارات معقولة وأن الشهادة صحيحة حسب أفضل ما لديه من علم.
- احتفظ بالشهادة الموقعة مع الاتفاقية الأصلية في خزنتك.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن شهادة إتلاف البيانات
هل يمكننا الاحتفاظ ببعض النسخ بعد التصديق على إتلافها؟
نعم، حيثما يسمح القانون أو الاتفاقية بذلك — مثل السجلات التي يجب الاحتفاظ بها لأغراض ضريبية. اذكرها في الشهادة. وتظل خاضعة لالتزامات السرية، وتُتلف عند انتهاء سبب الاحتفاظ بها.
ماذا عن النسخ الاحتياطية؟
إذا كانت النسخ موجودة في نسخ احتياطية تلقائية يتعذر عملياً حذفها واحدةً تلو الأخرى، فاذكر متى ستُستبدل تلك النسخ الاحتياطية. وحتى ذلك الحين، لا يتم الوصول إليها وتظل سرية. اترك الحقل فارغاً إذا لم تبقَ أي نسخ احتياطية.
لماذا يوقّع الطرف المفصح؟
للإقرار بأنه استلم الشهادة. وينص الإقرار صراحةً على أنه لا يتنازل عن أي حقوق إذا تبيّن لاحقاً أن أحد البيانات الواردة في الشهادة غير صحيح.
هل تُقبل الشهادة الموقعة إلكترونياً؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عموماً للمستندات التجارية مثل هذه في الولايات المتحدة (US)، بموجب قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA)، وفي المملكة المتحدة (UK)، والاتحاد الأوروبي (EU) بموجب لائحة eIDAS، وكندا. ويسجل مسار التدقيق في FileIt's وسجل شهادة الإكمال (Certificate of Completion) هوية كل موقّع ووقت توقيعه.