Templat Sijil Pemusnahan Data

Apakah sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction)?

Kebanyakan perjanjian tanpa pendedahan (NDA), kontrak perkhidmatan dan perjanjian pemprosesan data (data processing agreements) menyatakan bahawa apabila kerja berakhir, penerima mesti memulangkan atau memusnahkan maklumat pihak satu lagi serta mengesahkannya secara bertulis. Sijil pemusnahan data ialah pengesahan tersebut. Ia memberikan pihak pendedah rekod yang jelas tentang perkara yang diliputi, tempat ia disimpan, tindakan yang diambil dan masanya — bukti yang penting jika maklumat itu muncul kemudian, atau jika pihak berkuasa kawal selia atau pelanggan bertanya cara data peribadi dikendalikan.

Sijil ini mengenal pasti perjanjian atau projek, maklumat yang diliputi dan setiap tempat maklumat itu disimpan, sama ada ia mengandungi data peribadi, sama ada ia dimusnahkan, dipulangkan, atau dipulangkan kemudian dimusnahkan, kaedah pemusnahan dan pihak yang melaksanakannya, sama ada subkontraktor menyimpan salinan dan mengesahkan pemadaman, sebarang salinan yang disimpan secara sah, serta cara sandaran dikendalikan. Pihak pendedah menandatangani sijil untuk mengakui penerimaan tanpa melepaskan sebarang hak.

Sesuai untuk: Akhir NDA, kontrak, projek atau pengaturan pemprosesan data
Ditandatangani oleh: Pihak yang membuat pengesahan, kemudian penerimaan diakui oleh pihak pendedah
Pilihan: Dimusnahkan, dipulangkan, atau dipulangkan kemudian dimusnahkan
Panjang: Kira-kira 2 halaman

Bila hendak menggunakan sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction)

Mengesahkan pemulangan atau pemusnahan pada akhir NDA bersama atau sehala
Kontraktor atau agensi mengesahkan pemadaman fail pelanggan apabila projek berakhir
Penyedia perkhidmatan mengesahkan pemadaman data peribadi apabila kontrak berakhir
Agensi pemasaran mengesahkan bahawa senarai pelanggan milik pelanggan telah dipadam selepas kempen
Menutup proses usaha wajar selepas pengambilalihan atau pelaburan tidak diteruskan

Perkara yang anda isi

16 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pihak yang memperakui, pihak pendedah.

1 Pihak-pihak

Tarikh sijil*
Pihak yang memperakui (syarikat atau individu)*
Alamat pihak yang memperakui
Pihak pendedah (syarikat atau individu)*

2 Maklumat

Perjanjian atau projek yang berkaitan*
Maklumat yang diliputi*
Adakah maklumat tersebut termasuk data peribadi?* Tidak · Ya
Tempat maklumat tersebut disimpan*

3 Tindakan yang diambil

Tindakan yang diambil* dimusnahkan · dipulangkan · dipulangkan dan kemudiannya dimusnahkan
Cara maklumat tersebut dipulangkan
Cara maklumat tersebut dimusnahkan
Diselesaikan pada*
Dilaksanakan oleh
Adakah subkontraktor atau penyedia perkhidmatan memegang maklumat tersebut?* Tidak · Ya

4 Salinan yang disimpan

Salinan yang disimpan
Sandaran ditulis ganti dalam tempoh (hari)

5 Siapa yang menandatangani

Pihak yang memperakui tandatangan dan tarikh, jawatan · Pihak yang memegang maklumat dan memperakui bahawa maklumat tersebut telah dipulangkan atau dimusnahkan.
Pihak pendedah tandatangan dan tarikh, jawatan · Pihak yang memiliki maklumat tersebut. Menandatangani untuk mengakui penerimaan sijil.

Kandungan sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction)

Maklumat yang diliputi
Tindakan yang diambil
Pihak lain yang memegang Maklumat
Salinan yang disimpan
Pengesahan
Pengakuan penerimaan

Cara menggunakan sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction), langkah demi langkah

1 Kenal pasti perjanjian dan maklumat

Namakan NDA, kontrak atau projek yang menjadi asas perkongsian maklumat, dan huraikan maklumat secukupnya untuk merangkumi nota serta salinan. Nyatakan sama ada ia mengandungi data peribadi — jika ya, perenggan perlindungan data akan ditambah.

2 Senaraikan tempat ia disimpan

Folder awan, akaun e-mel, komputer riba, telefon, fail kertas dan mana-mana tempat lain. Senarai khusus lebih meyakinkan daripada "semua sistem kami" dan memudahkan semakan supaya tiada apa-apa yang tertinggal.

3 Rekodkan tindakan yang diambil

Pilih sama ada dimusnahkan, dipulangkan, atau dipulangkan kemudian dimusnahkan. Huraikan kaedah pemusnahan bagi setiap jenis rekod dan tarikh ia selesai. Namakan pihak yang melaksanakannya — termasuk syarikat pencincangan atau pelupusan luar dan nombor sijilnya sendiri.

4 Urus salinan yang disimpan dan sandaran

Senaraikan apa-apa yang disimpan kerana dibenarkan oleh undang-undang atau perjanjian, dan yang kekal sulit. Jika sandaran automatik tidak boleh dipadam satu demi satu, nyatakan bila ia akan ditulis ganti. Kemudian tandatangani dan hantar kepada pihak pendedah untuk diakui.

Petua sebelum menghantarnya

Semak klausa pemulangan atau pemusnahan dalam perjanjian terlebih dahulu — klausa itu mungkin menetapkan tarikh akhir, kaedah yang diperlukan atau pihak yang mesti menandatangani.
Minta subkontraktor dan penyedia perkhidmatan memberikan pengesahan bertulis mereka sendiri sebelum anda membuat pengesahan, dan simpan pengesahan tersebut.
Sahkan hanya perkara yang telah anda semak. Penandatangan mengesahkan bahawa mereka telah membuat pertanyaan yang munasabah dan bahawa sijil itu adalah benar setakat pengetahuan mereka.
Simpan sijil yang telah ditandatangani bersama perjanjian asal dalam peti besi anda.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction) — percuma

Soalan lazim tentang Sijil Pemusnahan Data (Certificate of Data Destruction)

Bolehkah kami menyimpan sesetengah salinan selepas mengesahkan pemusnahan?

Ya, jika dibenarkan oleh undang-undang atau perjanjian — contohnya, rekod yang mesti disimpan untuk tujuan cukai. Senaraikannya dalam sijil. Rekod tersebut kekal tertakluk pada kewajipan kerahsiaan dan dimusnahkan apabila sebab penyimpanannya berakhir.

Bagaimana pula dengan sandaran?

Jika salinan berada dalam sandaran automatik yang secara praktiknya tidak boleh dipadam satu demi satu, nyatakan bila sandaran tersebut akan ditulis ganti. Sehingga masa itu, salinan tersebut tidak diakses dan kekal sulit. Biarkan ruangan kosong jika tiada salinan sandaran yang tinggal.

Mengapa pihak pendedah menandatangani sijil?

Untuk mengakui bahawa pihak tersebut telah menerima sijil. Pengakuan itu menyatakan dengan jelas bahawa ia tidak mengetepikan sebarang hak jika mana-mana kenyataan dalam sijil kemudiannya didapati tidak benar.

Adakah sijil yang ditandatangani secara elektronik boleh diterima?

Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen perniagaan seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. Jejak audit FileIt's serta Rekod Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) merekodkan pihak yang menandatangani dan masanya.