ما هو إقرار باستلام مدونة قواعد سلوك المورّدين؟
تطلب العديد من الشركات الآن من مورّديها الالتزام بمدونة قواعد سلوك: فالعملاء الكبار يتوقعون ذلك، وتدفع بعض القوانين المتعلقة بالعبودية الحديثة (modern slavery) والعناية الواجبة في سلاسل التوريد (supply chain due diligence) الشركات إلى توضيح ما تطلبه من مورّديها، كما تحدد المدونة التوقعات قبل حدوث أي مشكلة. والإقرار هو الصفحة التي يوقّعها المورّد لتأكيد أنه قرأ المدونة وسيلتزم بها.
يعمل هذا النموذج مع مدونتك الخاصة، التي ترفقها أو تضع رابطاً إليها، كما يلخّص معاييرها الرئيسية حتى تكون الصفحة الموقّعة مكتفية بذاتها: عدم استخدام العمل القسري أو عمالة الأطفال، والأجور وساعات العمل القانونية، وعدم التمييز، والصحة والسلامة، ومكافحة الرشوة والهدايا، وتعارض المصالح، وقوانين المنافسة والعقوبات، وحماية البيانات، والامتثال البيئي، ونقل هذه المعايير إلى المقاولين من الباطن. ويضيف النموذج قناة للإبلاغ دون انتقام، وطلبات للحصول على المعلومات وعمليات تدقيق بعد إشعار مسبق، وخطة مكتوبة لمعالجة المشكلات، والاستثناءات المُفصح عنها، وحق الشركة في إنهاء التوريد عند وقوع مخالفات جسيمة.
- مناسب لـ
- ضمّ المورّدين الجدد، وإعادة التصديق السنوية، وبرامج التوريد المسؤول أخلاقياً
- يوقّعه
- شخص مخوّل لدى المورّد، وشركتك
- مدونتك
- أرفقها بالمغلف أو أضف رابطاً إليها على الويب
- الطول
- نحو 3 صفحات، مع وضع الأحرف الأولى على كل صفحة
متى تستخدم إقرار باستلام مدونة قواعد سلوك المورّدين
- ضمّ مصنّع أو مورّد تغليف أو مزوّد خدمات لوجستية جديد
- جمع التزامات موقّعة من جميع المورّدين بعد نشر مدونة جديدة
- إعادة تأكيد مدونتك سنوياً كجزء من مراجعات المورّدين
- إظهار متطلباتك لسلسلة التوريد الخاصة بك أمام عميل كبير أو مدقّق
- تسجيل أوجه القصور التي أفصح عنها المورّد وخطته لمعالجتها
ما ستملؤه
12 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الشركة, المورّد.
1 الأطراف
- التاريخ*
- اسم الشركة*
- المورّد (اسم الشركة)*
- عنوان المورّد
- ما يورّده المورّد
2 المدونة
- اسم مدونتك*
- إصدار المدونة أو تاريخها
- مكان إتاحة المدونة للمورّد لقراءتها
3 الإبلاغ وعمليات التدقيق
- مكان الإبلاغ عن المخاوف*
- الإخطار قبل التدقيق (بالأيام)*
- المدة اللازمة للاتفاق على خطة لمعالجة مشكلة (بالأيام)*
- الاستثناءات التي يفصح عنها المورّد
4 من يوقّع
- الشركة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · المشتري الذي يوقّع المورّد على التسجيل باستخدام رمزه.
- المورّد التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · شخص مخوّل بالتوقيع نيابةً عن المورّد، مثل المدير أو المالك.
ما يغطيه إقرار باستلام مدونة قواعد سلوك المورّدين
- استلام المدونة
- الالتزام
- الإبلاغ عن المخاوف
- المعلومات وعمليات التدقيق
- معالجة المشكلات
- الاستثناءات المفصح عنها
- التأكيد
- التأكيد
استخدام إقرار باستلام مدونة قواعد سلوك المورّدين خطوة بخطوة
1 أشر إلى مدونتك
أدخل اسم مدونتك وإصدارها، وحدد المكان الذي يستطيع المورّد قراءتها فيه — «مرفقة بهذا المستند» إذا أضفتها إلى المغلف، أو عنوان ويب. ولا يحلّ الملخص الوارد في الإقرار محل مدونتك؛ إذ تسري المدونة عندما تكون معاييرها أكثر صرامة.
2 إعداد الإبلاغ وعمليات التدقيق
قدّم عنوان بريد إلكتروني أو خطاً ساخناً للإبلاغ عن المخاوف. اختر عدد الأيام التي تمنحها للإشعار قبل إجراء التدقيق (يُسمح بإجراء عمليات تدقيق دون إشعار عندما تشتبه في وقوع مخالفة جسيمة)، وحدد المدة المتاحة للمورّد للموافقة على خطة لمعالجة المشكلة.
3 إتاحة الإفصاح عن الاستثناءات للمورّد
إذا لم يستوفِ المورّد المدونة بالكامل في أحد الجوانب بعد، فسجّل ذلك والخطة اللازمة لمعالجته. تُدوَّن الاستثناءات المُفصح عنها بدلاً من اعتبارها مخالفة.
4 إرسالها إلى المورّد
حدّد ترتيب التوقيع بحيث يوقّع المورّد أولاً ثم توقّع شركتك توقيعاً مقابلاً. يُحفظ الإقرار الموقّع في خزنتك — وهو أمر مفيد عندما يطلب عميل أو مدقّق دليلاً.
نصائح قبل الإرسال
- أرسل الإقرار مع حزمة ضمّ كل مورّد جديد، وأرسله مجدداً عند تحديث المدونة.
- تأكد من أن الشخص الموقّع عن المورّد مخوّل بإلزام الشركة — وعادةً ما يكون مديراً أو مالكاً.
- اجعل مدونتك واقعية بالنسبة إلى المورّدين الصغار. فالمعيار الذي لا يستطيعون استيفاءه يؤدي إلى توقيع لا إلى تغيير.
- تابع الاستثناءات المُفصح عنها وحدد تاريخاً في تقويمك — فالإقرار يسجل الخطة، لكن يتعين على شخص ما التحقق منها.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إقرار باستلام مدونة قواعد سلوك المورّدين
هل أحتاج إلى مدونة قواعد سلوك خاصة بي لاستخدام هذا النموذج؟
صُمم الإقرار ليُستخدم مع مدونتك الخاصة، التي ترفقها أو تضع رابطاً إليها. وهو يلخّص المعايير التي تتضمنها معظم مدونات المورّدين، لذلك يظل مفيداً بمفرده، لكن المدونة هي التي تحدد متطلباتك التفصيلية.
ماذا يحدث إذا خالف المورّد المدونة؟
يجب على المورّد الموافقة على خطة مكتوبة لتصحيح المشكلة خلال عدد الأيام الذي تحدده وتنفيذها. ويجوز لك تعليق الطلبات أثناء معالجة مشكلة جسيمة، وبالنسبة إلى المخالفات الجسيمة — مثل العمل القسري أو عمالة الأطفال أو الرشوة — إنهاء عقود التوريد بالقدر الذي تسمح به تلك العقود.
هل يحل هذا النموذج محل عقد التوريد الخاص بنا؟
لا. يصبح جزءاً من كل عقد وأمر شراء مع المورّد، لكن الأسعار والتسليم والشروط التجارية الأخرى تظل في اتفاقية التوريد الخاصة بك.
هل يكون التوقيع الإلكتروني (electronic signature) صالحاً لإقرار المورّد؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عموماً للمستندات التجارية العادية مثل هذا المستند في الولايات المتحدة (قانون ESIGN (ESIGN Act) وقانون UETA (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS (eIDAS))، وكندا. ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق يوضح من وقّع ومتى.