¿Qué es acuerdo piloto?
Un acuerdo piloto permite que un cliente empresarial pruebe tu producto en condiciones reales, con usuarios y datos reales, antes de comprometerse con un contrato completo. Es el documento que respalda una prueba de concepto, un piloto de pago o una prueba limitada en una sola ubicación. Redactarlo correctamente es importante: un piloto con objetivos poco claros rara vez se convierte en un contrato, y uno sin condiciones sobre los datos puede atascarse durante la revisión de seguridad del cliente.
Esta plantilla cubre el alcance y las fechas del piloto, criterios de éxito medibles acordados de antemano (que sirven de base para la decisión, pero nunca obligan al cliente a comprar), las responsabilidades de cada parte, un piloto gratuito o con tarifa fija y un posible descuento de esa tarifa en un contrato completo, las condiciones de conversión que el cliente puede aceptar durante un periodo determinado, la titularidad de los datos del cliente, su seguridad y eliminación, la confidencialidad y los comentarios, la titularidad del producto, una garantía de evaluación «tal cual» con un límite de responsabilidad y la terminación anticipada.
- Ideal para
- Pilotos de productos SaaS y B2B, pruebas de concepto y pruebas en una sola ubicación
- Firman
- El proveedor y el cliente: una persona autorizada por cada parte
- Tarifa
- Gratuita o una tarifa fija de piloto que puede descontarse de un contrato completo
- Extensión
- Unas 3 páginas, con las iniciales en cada página
Cuándo usar un acuerdo piloto
- Una empresa emergente de software que realiza un piloto de 60 días con un posible cliente empresarial
- Una prueba de concepto de pago en una ubicación antes de implantarla en toda la empresa
- Un proveedor de software logístico que prueba su plataforma en uno de los centros del cliente
- Una agencia o proveedor de servicios que prueba una nueva oferta con un cliente clave
- Convertir una prueba informal en algo que el equipo de compras del cliente pueda aprobar
Lo que debes completar
20 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: proveedor, cliente.
1 Las partes
- Fecha de entrada en vigor*
- Proveedor (nombre de la empresa)*
- Domicilio del proveedor
- Cliente (nombre de la empresa)*
- Domicilio del cliente
2 El piloto
- Producto o servicio objeto del piloto*
- Alcance del piloto*
- Inicio del piloto*
- Fin del piloto*
- Criterios de éxito*
3 Responsabilidades
- Qué proporciona el proveedor
- Qué proporciona el cliente
4 Tarifas
- Tarifa del piloto* Gratuito · Una tarifa fija por el piloto · Una tarifa fija por el piloto, que se descuenta si el cliente contrata el servicio
- Moneda
- Importe de la tarifa del piloto
- Límite de responsabilidad
5 Después del piloto
- Condiciones ofrecidas para un contrato completo
- Periodo de conversión (días después de la finalización del piloto)*
- Datos del cliente devueltos o eliminados en un plazo de (días)*
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Proveedor firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · La empresa que proporciona el producto para el piloto.
- Cliente firma y fecha, cargo, iniciales en cada página
Qué incluye el acuerdo piloto
- El piloto
- Criterios de éxito
- Responsabilidades
- Tarifas
- Después del piloto
- Datos del cliente
- Confidencialidad y comentarios
- Titularidad
- Garantías y responsabilidad
- Finalización anticipada
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo piloto, paso a paso
1 Define el alcance y las fechas
Indica quién usa qué y dónde: el número de usuarios, centros o ubicaciones, y qué funciones se incluyen en el piloto. Las fechas fijas de inicio y finalización evitan que el piloto se convierta en un uso gratuito e indefinido.
2 Acordad los criterios de éxito
Especifica entre dos y cuatro objetivos medibles —tiempo ahorrado, adopción, disponibilidad— que ambas partes revisarán al final. El acuerdo indica que ambas partes decidirán si el piloto ha tenido éxito, no que el cliente deba comprar.
3 Fija la tarifa y el camino hacia un contrato
Elige un piloto gratuito, una tarifa fija o una tarifa fija que se descuente si el cliente firma un contrato completo dentro del periodo de conversión. Añade las condiciones que ofreces para un contrato completo y durante cuánto tiempo estarán vigentes. Fija un límite de responsabilidad; en un piloto de pago puedes dejarlo vacío para utilizar la tarifa y, en un piloto gratuito, dejar vacío el límite significa que solo se excluyen las pérdidas indirectas.
4 Cubre los datos y firma
Establece cuántos días después del piloto devolverás o eliminarás los datos del cliente. Si intervienen datos personales, firma un acuerdo de tratamiento de datos antes de subirlos. Después, envíalo para su firma.
Consejos antes de enviarlo
- Acordad quiénes serán las personas de contacto designadas por ambas partes: los pilotos sin un responsable interno que los impulse rara vez se convierten en contratos.
- Programa la reunión de revisión final cuando empiece el piloto; la plantilla prevé que se celebre dentro de los 10 días laborables siguientes a su finalización.
- El piloto no se renueva ni se convierte automáticamente. Envía el contrato completo antes de que termine el piloto si la revisión es positiva.
- Los clientes grandes pueden exigir su propio cuestionario de seguridad o sus propias condiciones sobre los datos. La cláusula de datos de la plantilla es un punto de partida, no un sustituto.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo piloto
¿El cliente tiene que comprar si se cumplen los criterios de éxito?
No. Cumplir los criterios no obliga al cliente a comprar, y no cumplirlos no constituye un incumplimiento por parte del proveedor. Los criterios ofrecen a ambas partes una base objetiva para tomar la decisión.
¿Qué ocurre con los datos del cliente después del piloto?
El cliente es su propietario. Si no se firma un contrato completo, el proveedor los devuelve en un formato estándar o los elimina, a elección del cliente, dentro del número de días que establezcas, y lo confirma cuando se le solicite. Las copias de seguridad rutinarias se eliminan según el ciclo normal.
¿Cómo funciona el límite de responsabilidad?
Ninguna de las partes responde por pérdidas indirectas ni por lucro cesante, y la responsabilidad total de cada parte queda limitada al importe que indiques o, en un piloto de pago sin importe indicado, a la tarifa del piloto. Un piloto gratuito sin importe indicado no tiene un límite global. Los incumplimientos de la confidencialidad o de la cláusula de datos, así como todo aquello cuya limitación no permita la ley, quedan fuera del límite.
¿Se puede firmar electrónicamente un acuerdo piloto?
Sí. Las firmas electrónicas suelen ser válidas para contratos empresariales como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act, y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, Uniform Electronic Transactions Act, UETA), el Reino Unido, la UE (Reglamento de identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, electronic identification, authentication and trust services, eIDAS) y Canadá.