¿Qué es acuse de recibo de la política de viajes de negocios?
Los viajes de negocios combinan dinero, seguridad y muchas decisiones: qué vuelo y hotel elegir, si el taxi está justificado o qué ocurre si añades un fin de semana. Un acuse de recibo de la política de viajes reúne las respuestas en un documento firmado, para que los viajeros conozcan las normas antes de reservar y la empresa tenga constancia de que les ha informado sobre seguridad, seguros y asistencia de emergencia, como parte de su deber de protección.
Esta plantilla cubre la aprobación previa a la reserva, cómo se reserva el viaje (herramienta de reservas, agencia de viajes, coordinador o el empleado), la clase de vuelo y tren, taxis y alquiler de vehículos, hoteles con un límite nocturno opcional y comidas, ya sea mediante gastos reales con recibos o una dieta diaria fija, con un importe diario opcional. Establece normas para combinar viajes de negocios y personales, seguridad en el extranjero (recomendaciones oficiales de viaje, pasaportes, visados y vacunas, itinerarios, seguridad de los dispositivos y conducta), seguros y un contacto de asistencia disponible 24 horas, así como para declarar los gastos dentro del número de días que elijas.
- Ideal para
- Personal de ventas, consultoría, trabajo de campo y dirección que viaja por trabajo
- Lo firman
- El empleado y un responsable, Recursos Humanos o Finanzas
- Opciones
- Método de reserva, clase de vuelo y tren, límite de hotel, gastos reales o dieta diaria, seguros
- Extensión
- 2–3 páginas, con las iniciales del empleado en cada página
Cuándo usar un acuse de recibo de la política de viajes de negocios
- Incorporar a una persona nueva cuyo puesto incluye viajes frecuentes
- Implantar una herramienta de reservas de viajes o una agencia de viajes
- Antes del primer viaje internacional de un empleado
- Pasar de reembolsar comidas a pagar una dieta diaria
- Dejar constancia de que se ha informado a los viajeros sobre seguridad y seguros
Lo que debes completar
15 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empresa.
1 Datos
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto de trabajo
- Título de la política*
2 Aprobación y reservas
- Quién aprueba los viajes*
- Cómo se reservan los viajes* A través de la herramienta de reservas de viajes de la Empresa · A través de la agencia de viajes de la Empresa · A través de la oficina o del coordinador de viajes · Por el empleado, que después solicita el reembolso mediante los gastos
3 Transporte y hoteles
- Clase de vuelo*
- Clase de tren
- Moneda
- Límite de hotel por noche
4 Comidas y dietas
- Tipo de dieta* Reembolso de los costes reales de las comidas, con recibos · Una dieta diaria fija (dietas)
- Límite o dieta diaria para comidas
5 Seguridad y seguros
- Seguro de viaje* Cubierto por el seguro de viajes de negocios de la Empresa · El empleado contrata el seguro de viaje y solicita el reembolso del coste
- Contacto de asistencia para viajes 24 horas
6 Gastos
- Días permitidos para solicitar gastos después de un viaje*
7 Quién firma
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página
- Empresa firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Un gerente, una persona de Recursos Humanos o de finanzas que firma en nombre de la empresa.
Qué incluye el acuse de recibo de la política de viajes de negocios
- Aprobación antes del viaje
- Reservas
- Transporte y alojamiento
- Comidas y dietas
- Combinación de viajes de negocios y personales
- Seguridad, salud y documentación
- Seguros y emergencias
- Gastos
- Lo que confirmo
Cómo usar el acuse de recibo de la política de viajes de negocios, paso a paso
1 Establece la aprobación y la reserva
Indica quién aprueba los viajes y cómo se reservan. El documento pide a los viajeros que consideren primero una videollamada y que obtengan la aprobación antes de reservar nada.
2 Elige las condiciones de transporte y hotel
Edita la clase de vuelo (por defecto, económica, salvo que se apruebe una clase superior) y la clase de tren, y establece un límite nocturno para el hotel si lo utilizas.
3 Elige las comidas: gastos reales o dieta diaria
Elige entre reembolsar los gastos reales de las comidas con recibos o pagar una asignación diaria fija, y establece opcionalmente el importe diario. Se imprimirá la cláusula correspondiente.
4 Añade el seguro y la asistencia de emergencia
Indica si los viajes están cubiertos por el seguro de viajes de la empresa o si el empleado debe contratarlo y reclamar su coste, y añade tu número de asistencia disponible 24 horas.
5 Establece el plazo para reclamar y envía el documento
Elige cuántos días después de un viaje se pueden declarar los gastos y envíalo para firmar. La copia firmada se archiva en tu bóveda.
Consejos antes de enviarlo
- Asegúrate de que todos los viajeros tienen los datos del seguro y el número de asistencia antes de salir, no en un PDF que no puedan abrir sin conexión.
- Las dietas superiores a los importes exentos de impuestos establecidos por tu autoridad tributaria pueden tributar; comprueba los importes aplicables donde estés.
- Deja claro que los costes adicionales de los días personales corren a cargo del empleado y que el seguro podría no cubrirlos.
- Recuerda a los viajeros que comprueben con antelación la validez del pasaporte y las normas de visado; algunos trámites tardan semanas.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de recibo de la política de viajes de negocios
¿Debo pagar una dieta diaria o los gastos reales de las comidas?
Las dietas diarias son más sencillas de administrar; los gastos reales con recibos son más precisos. La plantilla permite ambas opciones. El tratamiento fiscal de las dietas varía según el país, así que comprueba los importes locales.
¿Quién paga los visados y las vacunas?
La plantilla indica que la empresa paga los visados y las vacunas necesarios para el viaje de negocios, mientras que el empleado debe comprobar los requisitos con suficiente antelación y mantener el pasaporte en vigor.
¿Se paga el tiempo de viaje?
La plantilla indica que el tiempo de viaje y las horas extraordinarias se pagan o compensan de acuerdo con el contrato del empleado, la política de la empresa y la ley, ya que las normas varían según el país y el puesto.
¿Puedo usar una firma electrónica para esto?
Sí. Las firmas electrónicas suelen ser válidas para los acuses de recibo laborales en Estados Unidos (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional, Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN; Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes, Uniform Electronic Transactions Act, UETA), el Reino Unido, la Unión Europea (Reglamento eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría de quién firmó y cuándo.