Plantilla de acuerdo de uso de vehículo de empresa

¿Qué es acuerdo de uso de vehículo de empresa?

Cuando entregas a un empleado las llaves de un coche o una furgoneta de empresa, estás confiándole un activo costoso que también implica tu seguro, la reputación de tu flota y, a menudo, tu responsabilidad frente a terceros. Un acuerdo de uso de vehículo de empresa pone las normas por escrito antes de que surja un problema: para qué puede utilizarse el vehículo, quién más puede conducirlo, cómo funciona el combustible, quién paga la multa de aparcamiento y qué ocurre después de un accidente.

Esta plantilla registra el vehículo, la matrícula, la fecha de entrega, la lectura del cuentakilómetros y cualquier daño existente. Tú eliges si se permite el uso privado (solo laboral, laboral y desplazamientos, o uso privado razonable), quién más puede conducirlo, cómo se paga el combustible o la carga, con qué frecuencia compruebas el permiso de conducir y si el vehículo lleva un dispositivo de seguimiento. Incluye la conducción segura y legal, el mantenimiento, las multas y los peajes, qué hacer tras un accidente o robo, un límite opcional a la contribución del empleado a la franquicia del seguro, la devolución del vehículo y la garantía de que cualquier deducción salarial solo se realizará cuando la ley lo permita.

Cuándo usar un acuerdo de uso de vehículo de empresa

• Entregar un coche a un representante de ventas o ingeniero de campo, con uso privado como beneficio
• Asignar una furgoneta a un profesional que se la lleva a casa por la noche
• Sustituir el vehículo de un empleado y registrar la nueva matrícula y su estado
• Establecer quién paga las multas, los peajes y los cargos por congestión
• Introducir la telemática e informar a los conductores sobre qué registra y por qué

Lo que debes completar

17 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empresa empleadora, empleado.

Qué incluye el acuerdo de uso de vehículo de empresa

1. El vehículo
2. Uso permitido
3. Permiso de conducir y aptitud para conducir
4. Conducción segura y conforme a la ley
5. Combustible y costes de funcionamiento
6. Cuidado y mantenimiento
7. Multas, peajes y cargos
8. Accidentes, daños y robo
9. Devolución del Vehículo
10. Disposiciones generales

Cómo usar el acuerdo de uso de vehículo de empresa, paso a paso

1 Registra el vehículo en la entrega

Introduce la marca, el modelo y la matrícula, la fecha de entrega y la lectura del cuentakilómetros, y anota los daños existentes: arañazos, rueda de repuesto que falta o número de llaves. Esto protege al empleado frente a futuras acusaciones y te proporciona una referencia para la devolución.

2 Decide sobre el uso privado y otros conductores

Elige entre solo uso laboral, uso laboral y desplazamientos, o uso privado razonable. Después decide si otra persona puede conducirlo: nadie, otros empleados autorizados o conductores identificados, como el cónyuge, que deben estar cubiertos por tu seguro.

3 Elige el acuerdo sobre el combustible

Se incluyen tres opciones habituales: una tarjeta de combustible para el combustible laboral, con reembolso del combustible privado; una tarjeta para todo el combustible; o que el empleado pague y solicite el reembolso de los kilómetros laborales mediante gastos. La cláusula correspondiente se genera automáticamente.

4 Configura las comprobaciones del permiso, el seguimiento y la franquicia

Elige con qué frecuencia compruebas el permiso. Indica si el vehículo lleva un dispositivo de seguimiento; en ese caso, una cláusula explica qué registra y por qué. También puedes establecer un máximo para la contribución del empleado a la franquicia del seguro tras un accidente causado por su negligencia.

5 Firma y archiva

Los dos firmáis y rubricáis cada página online. El acuerdo firmado se archiva en tu bóveda, listo para la próxima comprobación del permiso o para el día en que se devuelva el vehículo.

Consejos antes de enviarlo

• Comprueba el permiso de conducir antes de la entrega, no después. Regístralo en la bóveda junto con el acuerdo firmado.
• El uso privado de un coche de empresa y el combustible privado gratuito son beneficios sujetos a impuestos en muchos países. Pregunta a tu asesor fiscal cómo se tratan donde vives.
• La posibilidad de recuperar multas o una franquicia del seguro mediante deducciones salariales depende de la legislación laboral local; la plantilla limita las deducciones a lo que permite la ley.
• Haz fotos fechadas del vehículo en el momento de la entrega y adjúntalas al sobre.

Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de uso de vehículo de empresa

Más plantillas de acuerdos

Todas las plantillas de RR. HH. y empleo · Todas las plantillas de firma electrónica

Esta plantilla es un punto de partida general, no asesoramiento jurídico. Las leyes varían entre países y estados; pide a un abogado que revise el acuerdo según tu situación antes de utilizarlo. Última revisión de la página: 2026-09-29.