Plantilla de consentimiento para seguimiento GPS

¿Qué es consentimiento para el seguimiento por GPS?

Un formulario de consentimiento para el seguimiento por GPS es un aviso escrito que indica que un vehículo o dispositivo lleva instalado un localizador, firmado por la persona que lo conduce o utiliza. Los operadores de flotas, empresas de oficios, empresas de reparto y compañías de alquiler de coches, furgonetas y equipos lo utilizan para evitar sorpresas posteriores: el conductor sabe que se registra su ubicación, entiende para qué se utiliza y lo confirma por escrito antes de recibir las llaves.

Esta plantilla está redactada como un aviso con una confirmación al final. Describes el vehículo, la información que se registra (ubicación, velocidad, encendido, kilometraje, etc.), cuándo está activo el seguimiento, tus fines, quién puede ver los datos y cuánto tiempo se conservan los registros detallados. Elige si el conductor es un empleado o contratista, o un arrendatario: el texto sobre el uso privado, el horario laboral y la consulta de los trayectos durante un alquiler cambia para adaptarse. Las cláusulas opcionales cubren las alertas automáticas, como salir de una zona acordada, y un inmovilizador remoto, que el documento limita a vehículos robados, cuyo alquiler esté vencido o que se utilicen ilegalmente, y nunca a un vehículo en movimiento.

Ideal para: Furgonetas y coches de empresa, vehículos compartidos, maquinaria y equipos, alquileres de coches y furgonetas
Lo firman: El conductor o arrendatario y una persona autorizada de la empresa
Tú decides: Qué se registra, cuándo está activo el seguimiento, los fines, quién tiene acceso y cuánto tiempo se conservan los registros
Extensión: Unas 2 páginas

Cuándo usar un consentimiento para el seguimiento por GPS

Entregar a un empleado las llaves de una furgoneta o un coche de empresa equipado con telemática
Contratistas o conductores de reparto que utilizan un vehículo de tu propiedad con seguimiento
Alquileres de coches, furgonetas o autocaravanas que llevan un localizador GPS
Alquiler de equipos cuya maquinaria o dispositivos incluyen un localizador de ubicación
Actualizar los avisos cuando instalas localizadores en una flota existente

Lo que debes completar

15 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: conductor, empresa.

1 Las partes

Nombre de la empresa*
Nombre completo del conductor*
El conductor es* Un empleado o contratista · Un arrendatario o alquilador
El seguimiento se aplica desde*
Hasta (opcional)

2 Qué se sigue

Vehículo o dispositivo objeto de seguimiento*
Información registrada*
El seguimiento está activo* solo mientras el encendido está activado o el dispositivo está en uso · en todo momento, incluso cuando el vehículo está aparcado · solo durante el horario de trabajo o el período de alquiler

3 Por qué y a quién

Para qué se utiliza la información*
Uso privado del vehículo* no está permitido · está permitido y el seguimiento continúa durante dicho uso · está permitido y el conductor puede cambiar el dispositivo de seguimiento al modo privado
Quién puede ver la información*
Los registros detallados de ubicación se conservan durante*
Alertas automáticas (opcional)
Inmovilizador remoto* No · Sí
Las preguntas y solicitudes se dirigen a*

4 Quién firma

Conductor firma y fecha · El empleado, contratista o arrendatario que utilizará el vehículo o dispositivo objeto de seguimiento.
Empresa firma y fecha, cargo · Una persona autorizada para firmar en nombre de la empresa propietaria o responsable del dispositivo de seguimiento.

Qué incluye el consentimiento para el seguimiento por GPS

Qué se sigue
Para qué se utiliza la información
Tiempo de trabajo y uso privado
Durante el alquiler
Quién puede verla y durante cuánto tiempo se conserva
Responsabilidades del Conductor
Derechos del Conductor
Modificaciones
Reconocimiento

Cómo usar el consentimiento para el seguimiento por GPS, paso a paso

1 Describe el vehículo y el localizador

Introduce el vehículo o dispositivo con su matrícula o número de serie para que no haya dudas sobre cuál está cubierto. Edita la lista de información registrada para que coincida con lo que realmente recopila tu localizador y elige si el seguimiento funciona solo con el encendido activado, en todo momento o únicamente durante el horario laboral o el periodo de alquiler.

2 Especifica los fines

El aviso garantiza que los datos se utilizan únicamente para los fines que enumeras y que nunca se venden ni se utilizan con fines de marketing. Mantén una lista honesta: seguridad y recuperación, gestión de rutas, registros de kilometraje, mantenimiento e investigación de accidentes son los fines habituales.

3 Elige el texto para empleados o arrendatarios

Para empleados y contratistas, elige si se permite el uso privado y si el conductor puede activar el modo privado. Para arrendatarios, el documento explica que los trayectos no se supervisan de forma rutinaria y que solo se consultan si el vehículo se devuelve tarde, ha sido robado o dañado, o se ha llevado fuera de la zona permitida.

4 Configura el acceso, la conservación y un contacto

Indica quién puede ver los datos, cuánto tiempo se conservan los registros detallados de ubicación (90 días aparecen preestablecidos; aplica tu propia política) y con quién pueden ponerse en contacto los conductores para hacer preguntas o solicitudes. Después, añade al conductor como firmante y envía el documento.

Consejos antes de enviarlo

Entrega el aviso antes de que el conductor utilice el vehículo por primera vez, no después de que surja una disputa.
Las normas sobre el seguimiento varían según el lugar. Algunos estados de EE. UU. tienen leyes sobre la instalación de dispositivos de seguimiento en vehículos, y las leyes de protección de datos de lugares como el Reino Unido, la UE y Canadá suelen exigir que el seguimiento sea necesario, proporcional y se explique a las personas a las que se realiza. Comprueba las normas aplicables donde trabajan tus conductores.
El seguimiento de empleados fuera del horario laboral es especialmente delicado. Si se permite el uso privado, ayuda disponer de un interruptor de modo privado o de una política clara sobre cuándo se consultan los trayectos.
Mantén un plazo de conservación breve y elimina los registros según lo previsto: el historial de ubicaciones antiguo es un riesgo para la privacidad, no un activo.
Combínalo con tu acuerdo de uso de vehículos de empresa o tu contrato de alquiler; este formulario solo cubre el seguimiento.

Fírmalo en línea en minutos

Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.

Usa la plantilla consentimiento para el seguimiento por GPS: es gratis

Preguntas frecuentes sobre Consentimiento para el seguimiento por GPS

¿Necesito consentimiento para instalar un localizador GPS en un vehículo de empresa?

Depende del lugar donde operes. Algunos lugares exigen informar u obtener consentimiento antes de realizar el seguimiento de un vehículo que conduce otra persona, y las leyes de protección de datos suelen obligarte a informar a los conductores de qué recopilas y por qué. Este formulario deja constancia tanto del aviso como del consentimiento del conductor e indica que, cuando la ley se basa en otra base jurídica, sigue sirviendo como aviso escrito.

¿Puede una empresa de alquiler hacer seguimiento del coche que alquilo?

Muchas empresas de alquiler instalan localizadores por motivos de seguridad y recuperación. Esta plantilla informa al arrendatario de que el vehículo tiene seguimiento y limita cuándo consulta la empresa la información de ubicación, por ejemplo, cuando el vehículo se devuelve tarde, ha sido robado o ha sufrido un accidente. Comprueba las normas de consumo y privacidad aplicables en el lugar donde alquilas vehículos.

¿Firmar significa que el conductor renuncia a sus derechos de privacidad?

No. El documento indica que firmarlo no elimina ningún derecho que el conductor tenga en virtud de la legislación sobre privacidad, protección de datos o empleo, y explica cómo solicitar acceso a los datos o su corrección.

¿Es válido un consentimiento para el seguimiento firmado electrónicamente?

Las firmas electrónicas suelen ser válidas para documentos ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas, ESIGN Act, y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.

¿Es gratuita esta plantilla?

Sí. Puedes utilizarla gratis con la aplicación eSignature de FileIt, y los conductores no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.