¿Qué es acuerdo de uso laboral del vehículo personal?
Cuando los empleados usan su propio coche por trabajo —para visitar clientes, desplazarse entre centros o hacer recados para la empresa—, el empleador sigue teniendo interés en que conduzcan de forma segura y legal. Un acuerdo de uso laboral del vehículo personal garantiza que el conductor tiene un permiso válido y un seguro que cubre el uso profesional, que el coche es apto para circular y que todos saben cómo se reembolsan los desplazamientos y qué ocurre después de un accidente.
Esta plantilla identifica el vehículo y los tipos de desplazamientos autorizados, excluye los trayectos al trabajo y exige que el empleado mantenga un permiso válido, un seguro que cubra el uso profesional y un coche apto para circular, además de informarte sobre infracciones de tráfico o la cancelación de la cobertura. Tú eliges con qué frecuencia se comprueban los documentos y si reembolsas por milla, por kilómetro, mediante una asignación mensual o el combustible presentado con recibos. Establece normas de conducción segura (no usar el teléfono en la mano, nada de alcohol o drogas, pausas de descanso y cinturón de seguridad), un plazo para comunicar accidentes, quién responde de las multas y la posibilidad de ayudar con los costes de reparación o del seguro.
- Ideal para
- Comerciales, personal de campo, cuidadores y responsables que conducen su propio coche por trabajo
- Lo firman
- El empleado y el empleador
- Reembolso
- Por milla, por kilómetro, asignación mensual para el coche o costes reales del combustible
- Extensión
- 2-3 páginas, con rúbrica en cada página
Cuándo usar un acuerdo de uso laboral del vehículo personal
- Un comercial de campo visita a clientes en su propio coche
- Un profesional de atención domiciliaria se desplaza entre los domicilios de sus clientes
- Un responsable se desplaza ocasionalmente a otros centros, formaciones o proveedores
- Vas a introducir una asignación para el coche en lugar de reclamaciones por kilometraje
- Tu aseguradora o tu política de salud y seguridad laboral exige llevar un registro de las comprobaciones de los conductores
Lo que debes completar
16 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Las partes
- Fecha del acuerdo*
- Empleador (nombre de la empresa)*
- Nombre completo del empleado*
- Puesto del empleado
2 El vehículo
- Vehículo (marca, modelo y año)*
- Matrícula o placa*
- Para qué se utiliza el vehículo*
3 Seguro y permiso de conducir
- Seguro que debe tener el empleado*
- Comprobación del permiso y del seguro* antes del primer desplazamiento profesional y, posteriormente, una vez al año · antes del primer desplazamiento profesional y, posteriormente, cada seis meses · antes del primer desplazamiento profesional y cada vez que se renueve la póliza o el permiso
4 Reembolso
- Cómo se reembolsa la conducción profesional* un importe por milla profesional · un importe por kilómetro profesional · una asignación fija mensual para el automóvil · el coste real del combustible de los desplazamientos profesionales, previa presentación de recibos
- Moneda*
- Importe o asignación
- Solicitudes presentadas en un plazo de (días)*
5 Otras condiciones
- Accidentes comunicados en un plazo de (horas)*
- Ayuda con los costes de reparación o del seguro tras un accidente de trabajo
- Legislación aplicable*
6 Quién firma
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · El empleado que conducirá su propio vehículo por motivos de trabajo.
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Un gerente o representante de Recursos Humanos autorizado para aprobar la conducción por motivos profesionales.
Qué incluye el acuerdo de uso laboral del vehículo personal
- El vehículo y el uso autorizado
- Permiso, seguro y aptitud para circular
- Reembolso
- Conducción segura
- Accidentes, daños y multas
- Finalización del uso profesional
- Disposiciones generales
Cómo usar el acuerdo de uso laboral del vehículo personal, paso a paso
1 Identifica el vehículo y los desplazamientos
Introduce la marca, el modelo y la matrícula, y describe los desplazamientos profesionales que puede realizar el empleado. Los trayectos entre el domicilio y el lugar de trabajo habitual quedan excluidos automáticamente.
2 Establece las comprobaciones del seguro y del permiso
La opción predeterminada exige un seguro que cubra expresamente el uso profesional, como mínimo con la cobertura legal obligatoria; añade cualquier cobertura superior que requiera tu empresa. Elige con qué frecuencia debe el empleado mostrar su permiso y el certificado del seguro.
3 Elige cómo se reembolsan los desplazamientos
Selecciona una tarifa por milla o por kilómetro, una asignación mensual o el combustible presentado con recibos, e introduce el importe. Muchas autoridades tributarias publican una tarifa estándar por kilometraje; pagar más puede estar sujeto a impuestos. Establece con qué antelación deben presentarse las reclamaciones.
4 Acuerda los accidentes y los costes
Establece con qué rapidez deben comunicarse los accidentes. De forma predeterminada, el empleador no paga las reparaciones ni las franquicias del seguro, porque el reembolso cubre los costes de uso; utiliza la casilla opcional si también ayudas, por ejemplo, con la franquicia tras un accidente sin culpa del empleado.
5 Fírmalo
El empleado firma primero, confirmando que los datos del vehículo, el permiso y el seguro son correctos, y tú firmas como segunda parte. La copia firmada se archiva en tu bóveda, donde también puedes guardar su permiso y sus documentos del seguro con recordatorios de vencimiento.
Consejos antes de enviarlo
- Pide ver el certificado del seguro, no solo una confirmación verbal: las pólizas personales suelen excluir el uso profesional.
- Guarda una copia del permiso y del seguro con sus fechas de vencimiento para detectar cuándo caduca cualquiera de ellos.
- Revisa una vez al año la tarifa por kilometraje comparándola con los precios del combustible y las tarifas tributarias publicadas.
- Recuerda a los conductores que una llamada telefónica en carretera supone un riesgo para ellos y para la empresa, no una mejora de la productividad.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuerdo de uso laboral del vehículo personal
¿El seguro del empleador cubre el coche propio de un empleado?
Normalmente no cubre los daños del propio coche: de eso responde la póliza de automóvil del empleado, que debe cubrir el uso profesional. A veces los empleadores tienen una cobertura independiente para su propia responsabilidad, así que revisa también el seguro de tu empresa.
¿El reembolso por kilometraje está sujeto a impuestos?
Muchas autoridades tributarias establecen una tarifa o un método conforme al cual los pagos por kilometraje están exentos de impuestos; los importes que superen ese nivel pueden estar sujetos a impuestos. El acuerdo establece que cualquier importe imponible estará sujeto a las deducciones exigidas por la ley.
¿Quién paga las multas por exceso de velocidad o estacionamiento?
El empleado, por las infracciones cometidas mientras conduce, salvo que la infracción se debiera a una instrucción del empleador.
¿Puede un empleado firmar esto electrónicamente?
Sí. En la mayoría de los países, incluidos EE. UU. (Ley ESIGN (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá, una firma electrónica suele ser válida para un documento laboral ordinario como este. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado como prueba de quién firmó y cuándo.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizar la plantilla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt. Quienes firman no necesitan una cuenta de FileIt.