ما هو اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل؟
عندما يستخدم الموظفون سياراتهم الخاصة للعمل — لزيارة العملاء أو التنقل بين المواقع أو إنجاز المهام لصالح الشركة — يظل لصاحب العمل مصلحة في قيادتهم بأمان وبما يتوافق مع القانون. تضمن اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل أن السائق يحمل رخصة سارية وتأمينًا يغطي الاستخدام لأغراض العمل، وأن السيارة صالحة للسير، وأن الجميع يعرفون كيفية تعويض الرحلات وما يحدث بعد وقوع حادث.
يسمي هذا القالب السيارة وأنواع الرحلات المصرح بها، ويستبعد التنقل المعتاد، ويلزم الموظف بالحفاظ على رخصة سارية وتأمين للاستخدام لأغراض العمل وسيارة صالحة للسير، وإبلاغك بالمخالفات المرورية أو إلغاء التغطية التأمينية. وتختار عدد مرات التحقق من المستندات، وما إذا كنت ستعوض الموظف عن كل ميل أو كيلومتر، أو ببدل شهري، أو عن الوقود بناءً على الإيصالات. كما يحدد قواعد القيادة الآمنة (عدم استخدام الهاتف المحمول باليد، وعدم القيادة تحت تأثير الكحول أو المخدرات، وأخذ فترات راحة، وربط أحزمة الأمان)، والمهلة المحددة للإبلاغ عن الحوادث، والمسؤولية عن الغرامات، وإمكانية تقديم مساعدة اختيارية في تكاليف الإصلاح أو التأمين.
- الأنسب لـ
- مندوبي المبيعات والموظفين الميدانيين ومقدمي الرعاية والمديرين الذين يقودون سياراتهم الخاصة للعمل
- الموقّعون
- الموظف وصاحب العمل
- التعويض
- عن كل ميل أو كيلومتر، أو بدل سيارة شهري، أو تكاليف الوقود الفعلية
- الطول
- صفحتان إلى 3 صفحات، مع التوقيع بالأحرف الأولى في كل صفحة
متى تستخدم اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل
- مندوب مبيعات ميداني يزور العملاء بسيارته الخاصة
- عامل رعاية منزلية يتنقل بين منازل العملاء
- مدير يقود سيارته أحيانًا إلى مواقع أخرى أو دورات تدريبية أو موردين
- أنت تستحدث بدل سيارة بدلًا من المطالبة بتعويض الأميال
- شركة التأمين أو سياسة الصحة والسلامة لديك تطلب الاحتفاظ بسجل لعمليات التحقق من السائقين
ما ستملؤه
16 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 الأطراف
- تاريخ الاتفاقية*
- صاحب العمل (اسم الشركة)*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي للموظف
2 المركبة
- المركبة (الصنع والطراز والسنة)*
- رقم التسجيل أو لوحة الترخيص*
- الغرض من استخدام المركبة*
3 التأمين ورخصة القيادة
- التأمين الذي يجب على الموظف الاحتفاظ به*
- التحقق من رخصة القيادة والتأمين* قبل أول رحلة لأغراض العمل ثم مرة واحدة سنويًا · قبل أول رحلة لأغراض العمل ثم كل ستة أشهر · قبل أول رحلة لأغراض العمل وعند كل تجديد للوثيقة أو الرخصة
4 التعويض
- كيفية تعويض القيادة لأغراض العمل* معدل لكل ميل لأغراض العمل · معدل لكل كيلومتر لأغراض العمل · بدل سيارة شهري ثابت · التكلفة الفعلية للوقود المستخدم في الرحلات لأغراض العمل، بموجب الإيصالات
- العملة*
- المعدل أو البدل
- تقديم المطالبات خلال (بالأيام)*
5 أحكام أخرى
- الإبلاغ عن الحوادث خلال (بالساعات)*
- المساعدة في تكاليف الإصلاح أو التأمين بعد حادث أثناء العمل
- القانون الحاكم*
6 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على كل صفحة · الموظف الذي سيقود مركبته الخاصة لأغراض العمل.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · مدير أو ممثل للموارد البشرية مخوّل بالموافقة على القيادة لأغراض العمل.
ما يغطيه اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل
- المركبة والاستخدام المصرح به
- رخصة القيادة والتأمين وصلاحية المركبة للسير
- التعويض
- القيادة الآمنة
- الحوادث والأضرار والغرامات
- إنهاء الاستخدام لأغراض العمل
- أحكام عامة
استخدام اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل خطوة بخطوة
1 تسمية السيارة والرحلات
أدخل الصانع والطراز ورقم التسجيل، ووصف رحلات العمل التي يجوز للموظف القيام بها. ويُستبعد تلقائيًا التنقل بين المنزل ومكان العمل المعتاد.
2 تحديد عمليات التحقق من التأمين والرخصة
يشترط الإعداد الافتراضي تأمينًا يغطي صراحةً الاستخدام لأغراض العمل، بحد أدنى يساوي الحد القانوني — أضف أي تغطية أعلى تشترطها شركتك. واختر عدد مرات إظهار الموظف لرخصته وشهادة التأمين.
3 اختيار طريقة تعويض القيادة
اختر معدلًا لكل ميل أو كيلومتر، أو بدلًا شهريًا، أو تعويض الوقود بناءً على الإيصالات، ثم أدخل المبلغ. تنشر سلطات الضرائب في كثير من الأحيان معدلًا قياسيًا للأميال؛ وقد يخضع المبلغ الذي يتجاوزه للضريبة. وحدد المهلة التي يجب خلالها تقديم المطالبات.
4 الاتفاق على الحوادث والتكاليف
حدد مدى سرعة الإبلاغ عن الحوادث. افتراضيًا، لا يدفع صاحب العمل تكاليف الإصلاح أو مبالغ التحمل في التأمين، لأن التعويض يغطي تكاليف التشغيل — استخدم الخانة الاختيارية إذا كنت تقدم مساعدة، مثل دفع مبلغ التحمل بعد حادث لم يكن الموظف المتسبب فيه.
5 التوقيع
يوقّع الموظف أولًا، مؤكدًا صحة بيانات السيارة والرخصة والتأمين، ثم توقّع أنت أيضًا. تُحفظ النسخة الموقعة في خزنتك، حيث يمكنك أيضًا الاحتفاظ بمستندات الرخصة والتأمين الخاصة به مع تذكيرات بانتهاء الصلاحية.
نصائح قبل الإرسال
- اطلب الاطلاع على شهادة التأمين، لا تكتفِ بتأكيد شفهي — فكثيرًا ما تستثني وثائق التأمين الشخصية الاستخدام لأغراض العمل.
- احتفظ بنسخة من الرخصة والتأمين مع تواريخ انتهاء صلاحيتهما، حتى تلاحظ عند انتهاء أي منهما.
- راجع معدل الأميال مرة سنويًا مقارنةً بأسعار الوقود وأي معدلات ضريبية منشورة.
- ذكّر السائقين بأن إجراء مكالمة هاتفية أثناء القيادة يمثل خطرًا عليهم وعلى الشركة، وليس مكسبًا في الإنتاجية.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن اتفاقية استخدام السيارة الشخصية لأغراض العمل
هل يغطي تأمين صاحب العمل سيارة الموظف الخاصة؟
عادةً لا يغطي الأضرار التي تلحق بالسيارة نفسها — فهذا من اختصاص وثيقة تأمين السيارة الخاصة بالموظف، التي يجب أن تغطي الاستخدام لأغراض العمل. وقد يحتفظ أصحاب العمل أحيانًا بتغطية منفصلة لمسؤوليتهم الخاصة، لذا تحقق أيضًا من تأمين شركتك.
هل يخضع تعويض الأميال للضريبة؟
تحدد كثير من السلطات الضريبية معدلًا أو طريقة تكون بموجبها مدفوعات الأميال معفاة من الضريبة؛ وقد تخضع المبالغ التي تتجاوز ذلك المستوى للضريبة. وتنص الاتفاقية على خضوع أي مبلغ خاضع للضريبة للاستقطاعات التي يفرضها القانون.
من يدفع غرامات السرعة أو الوقوف؟
الموظف، عن المخالفات التي يرتكبها أثناء القيادة — ما لم تكن المخالفة ناتجة عن تعليمات من صاحب العمل.
هل يمكن للموظف توقيع هذه الاتفاقية إلكترونيًا؟
نعم. في معظم البلدان، بما في ذلك الولايات المتحدة (US)، بموجب قانون ESIGN (ESIGN Act) وقانون UETA (UETA)، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي بموجب لائحة eIDAS (eIDAS)، وكندا، يكون التوقيع الإلكتروني صالحًا عمومًا لوثيقة توظيف عادية مثل هذه. تحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام (Certificate of Completion) مع ملف PDF الموقع، كدليل على هوية الموقّع ووقت التوقيع.
هل هذا القالب مجاني؟
نعم. يمكنك استخدام القالب مجانًا مع تطبيق التوقيع الإلكتروني في FileIt. ولا يحتاج الموقّعون إلى حساب FileIt.