ما هو إقرار استلام معدات الشركة؟
إقرار استلام معدات الشركة هو نموذج من صفحة واحدة يوقّعه الموظف عند تسلّمه ممتلكات الشركة — مثل الحاسوب المحمول أو الهاتف أو الجهاز اللوحي أو المفاتيح أو بطاقات الدخول أو الأدوات أو المركبة. ويسجّل النموذج بدقة ما تم تسليمه، والأرقام التسلسلية أو أرقام الأصول، والحالة، إضافةً إلى موافقة الموظف على العناية بها واستخدامها وفق سياسة الشركة وإعادتها. وعند مغادرة الموظف، يصبح النموذج قائمة التحقق لإعادة كل شيء؛ وإذا فُقد شيء، فهو سجل يوضّح من كان بحوزته.
يسرد هذا النموذج المعدات التي تم تسليمها وتاريخ التسليم وحالتها (جديدة أو جيدة أو مقبولة مع ملاحظات). ويوافق الموظف على أن المعدات تظل ملكاً للشركة، وأن يحافظ عليها بأمان وألا يعيرها للغير، وأن يتبع سياسات تقنية المعلومات والأمان الخاصة بك، وأن يبلّغ فوراً عن أي فقدان أو تلف، وألا يثبّت برامج غير مصرّح بها أو يزيل ضوابط الأمان، وأن يسمح للشركة بفحصها أو استردادها، وأن يعيدها عند انتهاء العمل. وتختار أنت ما إذا كان الاستخدام الشخصي المعقول مسموحاً به. ويوقّع الموظف وممثل عن الشركة معاً.
- مناسب لـ
- تسليم الحواسيب المحمولة والهواتف والأجهزة اللوحية والمفاتيح وبطاقات الدخول والأدوات أو المركبات إلى الموظفين
- يوقّعه
- الموظف وممثل عن الشركة (مع ذكر المسمى الوظيفي)
- الاستخدام الشخصي
- تختار أنت: استخدام شخصي معقول، أو استخدام تجاري فقط
- الطول
- صفحة واحدة
متى تستخدم إقرار استلام معدات الشركة
- تسليم حاسوب محمول وهاتف إلى موظف جديد
- تسليم موظف يعمل عن بُعد مجموعة تجهيزات للمكتب المنزلي
- استبدال جهاز الموظف أو ترقيته
- تسليم مفاتيح أو أجهزة فتح أو بطاقات دخول إلى مقرات الشركة
- الاحتفاظ بسجل أصول يمكن لفريق تقنية المعلومات أو فريق المكتب الاعتماد عليه
ما ستملؤه
7 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, ممثل الشركة.
1 التفاصيل
- اسم الشركة*
- اسم الموظف*
- تاريخ التسليم*
2 المعدات
- المعدات المُسلَّمة*
- حالة المعدات عند التسليم* جديدة · جيدة · مقبولة — راجع الملاحظات
- الملاحظات
3 القواعد
- الاستخدام الشخصي* يُسمح بالاستخدام الشخصي المعقول · للاستخدام في العمل فقط
4 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ
- ممثل الشركة التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي
ما يغطيه إقرار استلام معدات الشركة
- أوافق على ما يلي:
استخدام إقرار استلام معدات الشركة خطوة بخطوة
1 أدرج المعدات
ضع كل عنصر في سطر مستقل مع رقمه التسلسلي أو رقم الأصل — "MacBook Pro 14-inch — serial C02XK1ABMD6M". وأدرج الملحقات مثل أجهزة الشحن أو قواعد التوصيل إذا كنت تريد استعادتها أيضاً.
2 سجّل الحالة
اختر «جديدة» أو «جيدة» أو «مقبولة»، واذكر في الملاحظات أي خدوش أو انبعاجات أو أعطال موجودة مسبقاً. يساعد ذلك على حماية الموظف من تحميله مسؤولية تلف كان موجوداً بالفعل، ويوفّر لك حالة مرجعية عند إعادة المعدات.
3 اختر الاستخدام الشخصي
حدّد ما إذا كان الاستخدام الشخصي المعقول مسموحاً به أو أن المعدات مخصصة للاستخدام التجاري فقط. وتحيل بقية القواعد إلى سياسات تقنية المعلومات والأمان والاستخدام المقبول الخاصة بك.
4 أرسل للتوقيع
أضف اسم الموظف وبريده الإلكتروني، ووقّع نيابةً عن الشركة. يُحفَظ النموذج الموقّع في خزنتك — ليسهل الرجوع إليه عند مغادرة الموظف.
نصائح قبل الإرسال
- أكمل النموذج عند التسليم، بينما يمكنكما التحقق معاً من الأرقام التسلسلية والحالة.
- تأكد من وجود سياسات تقنية المعلومات والاستخدام المقبول وإتاحة الوصول إليها للموظف، لأن النموذج يحيل إليها.
- تقيّد قوانين كثيرة الحالات التي يجوز فيها لصاحب العمل خصم تكلفة المعدات المفقودة أو التالفة من الأجور. تحقّق من القانون المحلي وسياستك قبل إجراء أي خصم.
- عند إعادة المعدات أو استبدالها، سجّل ذلك أيضاً — فإعداد إقرار جديد للمعدة البديلة يحافظ على دقة السجل.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن إقرار استلام معدات الشركة
هل يمكن تحميل الموظف تكلفة المعدات إذا فقدها أو أتلفها؟
ينص النموذج على أن الموظف قد يكون مسؤولاً عن الفقدان أو التلف الناتج عن إهماله أو إساءة استخدامه، حيثما يسمح القانون وبحسب ما تنص عليه سياسة الشركة. ولا يشمل ذلك البلى الناتج عن الاستخدام العادي. وتعتمد إمكانية استرداد التكاليف من الأجر وطريقة ذلك على القانون المحلي.
هل يمكن للشركة الاطلاع على محتويات الجهاز؟
ينص النموذج على أنه يجوز للشركة فحص المعدات وتحديثها أو استردادها، وكذلك بيانات الشركة الموجودة عليها، بما يسمح به القانون. وإذا كنت تراقب الأجهزة، فينبغي أن توضّح سياسة منفصلة للمراقبة أو للاستخدام المقبول كيفية إجراء ذلك.
ماذا عن الموظفين الذين يستخدمون أجهزتهم الشخصية؟
هذا النموذج مخصص للمعدات المملوكة للشركة. أما الهواتف أو الحواسيب المحمولة الشخصية المستخدمة للعمل، فاستخدم لها اتفاقية إحضار جهازك الخاص بدلاً من ذلك.
هل التوقيع الإلكتروني صالح لهذا النموذج؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عموماً لإقرارات مكان العمل مثل هذا في الولايات المتحدة (قانون ESIGN (ESIGN Act) وقانون UETA (UETA)) والمملكة المتحدة والاتحاد الأوروبي (eIDAS) وكندا. ويحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام مع ملف PDF الموقّع.
هل هذا النموذج مجاني؟
نعم. يمكنك استخدامه مجاناً مع تطبيق eSignature في FileIt، ولا يحتاج الموظف إلى حساب FileIt للتوقيع.