ما هو اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات؟
تحدد اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات (سياسة الاستخدام المقبول (AUP)) كيفية استخدام الموظفين للتقنية التي يوفرها صاحب العمل. وهي إجراء أمني بسيط ومنخفض التكلفة: تبدأ حوادث كثيرة بكلمة مرور مشتركة أو النقر على رابط تصيد احتيالي أو حفظ ملفات الشركة في حساب شخصي، وتوضح الاتفاقية الموقعة القواعد قبل منح أي شخص صلاحية الوصول.
يسرد هذا النموذج الأنظمة المشمولة ويتيح لك اختيار السماح باستخدام شخصي محدود أو قصر الأنظمة على الاستخدام التجاري فقط. كما يحدد سبع قواعد أمنية — كلمات المرور والمصادقة متعددة العوامل، وقفل الشاشة، والإبقاء على ضوابط الأمان مفعّلة، واستخدام البرامج المعتمدة فقط، والتخزين المعتمد فقط، والوعي بالتصيد الاحتيالي، والإبلاغ عن الحوادث فورًا إلى جهة اتصال تقنية المعلومات التي تحددها. ويتيح قسم أدوات الذكاء الاصطناعي السماح بالأدوات المعتمدة فقط أو اشتراط موافقة خطية على أي استخدام. كما يسرد الاستخدامات المحظورة، ويوضح ما تراقبه الشركة وأن المراقبة تتبع قوانين حماية البيانات والخصوصية، ويتناول إعادة الأجهزة والبيانات عند المغادرة، ويحدد عواقب خرق الاتفاقية.
- مناسب لـ
- كل موظف يُمنح صلاحية الوصول إلى أجهزة الكمبيوتر والحسابات والأنظمة التابعة للشركة
- يوقّعه
- الموظف، ثم صاحب العمل (مع المسمى الوظيفي)
- الخيارات
- السماح بالاستخدام الشخصي أو منعه؛ أدوات الذكاء الاصطناعي المعتمدة فقط أو بموافقة خطية
- يشمل
- قواعد الأمان، وأدوات الذكاء الاصطناعي، والاستخدامات المحظورة، والمراقبة، والمغادرة
- الطول
- 2-3 صفحات
متى تستخدم اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات
- تهيئة الموظفين الجدد قبل تفعيل حساباتهم
- وضع قواعد لاستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي التوليدي في العمل
- استيفاء متطلبات العميل أو شركة التأمين أو جهة الاعتماد لسياسة تقنية معلومات موقعة
- إبلاغ الموظفين بوضوح بما تراقبه الشركة على أنظمتها
- تحديث قواعد تقنية المعلومات للجميع بعد وقوع حادث أمني
ما ستملؤه
9 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 التفاصيل
- اسم الشركة*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي
2 النطاق
- الأنظمة المشمولة*
- الاستخدام الشخصي لأنظمة الشركة* يُسمح بالاستخدام الشخصي العرضي والمحدود، على سبيل المثال أثناء فترات الاستراحة، شريطة ألا يتعارض مع العمل، وألا يكلّف الشركة أي مبلغ يُعتد به، وأن يلتزم بكل قاعدة أخرى واردة في هذه الاتفاقية. · أنظمة الشركة مخصصة للاستخدام التجاري فقط. ولا يُسمح بالاستخدام الشخصي، باستثناء الاستخدام الموجز في حالات الطوارئ الحقيقية.
- استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي* لا يجوز استخدام سوى أدوات الذكاء الاصطناعي التي وافقت عليها الشركة لأغراض العمل، ولا يجوز إدخال المعلومات السرية أو الشخصية أو معلومات العملاء إلا في الأدوات المعتمدة · لا يجوز استخدام أي أدوات للذكاء الاصطناعي لأغراض العمل دون موافقة خطية من الشركة
3 المراقبة
- ما تراقبه الشركة*
- جهة الاتصال بشأن تقنية المعلومات والأمان*
4 التفاصيل
- تاريخ السريان*
5 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ · عضو فريق العمل الذي سيُمنح حق الوصول.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · الموارد البشرية أو مدير تقنية المعلومات.
ما يغطيه اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات
- نطاق هذه الاتفاقية
- الاستخدام الشخصي
- قواعد الأمان
- أدوات الذكاء الاصطناعي
- الأمور المحظورة عليّ
- المراقبة والخصوصية
- مغادرة الشركة
- المخالفات
استخدام اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات خطوة بخطوة
1 أدرج الأنظمة
تغطي القائمة الافتراضية الأجهزة والبريد الإلكتروني والمحادثات والشبكة والإنترنت وبرامج الأعمال والحسابات السحابية. عدّلها لتطابق ما توفره.
2 اختر قواعد الاستخدام الشخصي والذكاء الاصطناعي
قرر ما إذا كان الاستخدام الشخصي العرضي مسموحًا أو ما إذا كانت أنظمة الشركة مخصصة للاستخدام التجاري فقط. ثم اختر ما إذا كان يجوز للموظفين استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي المعتمدة أو ما إذا كانوا يحتاجون إلى موافقة خطية قبل استخدام أي أداة.
3 صِف المراقبة بدقة
اذكر ما تراقبه الشركة فعليًا — البريد الإلكتروني والملفات في حسابات الشركة، والمواقع الإلكترونية وعمليات التنزيل، وعمليات تسجيل الدخول والتنبيهات الأمنية. تحلَّ بالدقة: تختلف قواعد المراقبة والإخطار بين البلدان والولايات.
4 حدّد جهة اتصال تقنية المعلومات وأرسل
أدخل اسم الجهة التي يُبلغها الموظفون عن الحوادث وتاريخ السريان، ثم أرسل الاتفاقية. تُحفظ كل اتفاقية موقعة في خزنتك.
نصائح قبل الإرسال
- احصل على توقيع الاتفاقية قبل إصدار الحسابات، كجزء من إجراءات تهيئة الموظفين.
- احتفظ بقائمة محدثة بأدوات الذكاء الاصطناعي والبرامج المعتمدة، وأخبر الموظفين بمكان العثور عليها.
- شجّع الموظفين على الإبلاغ عن الأخطاء — مثل النقر على رابط تصيد احتيالي — فورًا. فالإبلاغ السريع يحد من الضرر، لذا اعتبر الإبلاغ الصادق والسريع هو التصرف الصحيح.
- تحقق من قوانين الخصوصية والعمل المحلية قبل مراقبة المحتوى الشخصي أو استخدام مراقبة ضغطات المفاتيح أو الشاشة.
- اربط هذه الاتفاقية باتفاقية إحضار جهازك الخاص لأي شخص يستخدم هاتفًا أو حاسوبًا محمولًا شخصيًا للعمل.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن اتفاقية الاستخدام المقبول لتقنية المعلومات
هل يجوز لصاحب العمل مراقبة البريد الإلكتروني الخاص بالعمل واستخدام الموظفين للإنترنت؟
نعم، في أماكن كثيرة، ضمن الحدود التي تفرضها قوانين حماية البيانات والخصوصية والعمل، والتي تشترط غالبًا إبلاغ الموظفين بما تتم مراقبته وسبب ذلك. تسرد هذه الاتفاقية ما تتم مراقبته وتوضح أن المراقبة تتم بما يتوافق مع القانون وإشعار خصوصية الشركة.
هل تشمل الاتفاقية أدوات الذكاء الاصطناعي مثل روبوتات الدردشة؟
نعم. يمكنك اختيار السماح باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي المعتمدة من الشركة فقط، مع إدخال المعلومات السرية أو الشخصية أو الخاصة بالعملاء في الأدوات المعتمدة فقط، أو اشتراط موافقة خطية على أي استخدام للذكاء الاصطناعي. ويظل الموظفون مسؤولين عن التحقق من الأعمال التي ينشئها الذكاء الاصطناعي.
ماذا يحدث إذا خالف شخص ما الاتفاقية؟
قد تُعلّق صلاحية وصوله، وقد يواجه إجراءً تأديبيًا يصل إلى الفصل من العمل ويشمله، بما يتوافق مع إجراءات الشركة والقانون. وقد يُبلّغ عن النشاط غير القانوني إلى السلطات.
هل تُعد اتفاقية سياسة تقنية المعلومات الموقعة إلكترونيًا سارية؟
تكون التوقيعات الإلكترونية سارية عمومًا بالنسبة إلى اتفاقيات مكان العمل مثل هذه في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS) وكندا. تحتفظ FileIt بسجل تدقيق وشهادة إتمام مع كل نسخة موقعة.
هل هذا النموذج مجاني؟
نعم. وهو مجاني مع تطبيق التوقيع الإلكتروني في FileIt، ويمكن للموظفين التوقيع دون حساب.