什么是 iT可接受使用协议？
IT可接受使用协议（通常称为AUP）规定员工可以如何使用雇主提供的技术设备。这是一项简单、低成本的安全控制措施：许多事件源于共享密码、点击钓鱼链接或将公司文件存放在个人账户中，而签署协议可在任何人获得访问权限前明确规则。
此模板列出所涵盖的系统，并让你选择是否允许有限的个人使用，或规定系统仅限业务用途。模板设定七项安全规则——密码和多重身份验证、锁定屏幕、保持安全控制开启、仅使用获批准的软件、仅使用获批准的存储空间、防范钓鱼攻击，以及立即向你指定的IT联系人报告事件。AI工具部分可让你仅允许使用获批准的工具，或要求任何使用行为都必须获得书面批准。模板还列出禁止行为，说明公司监控的内容，并规定监控须遵守数据保护和隐私法律；同时涵盖离职时归还设备和数据的要求，以及违反协议的后果。
- 适用于
- 所有获准访问公司电脑、账户和系统的员工
- 签署人
- 员工先签署，然后由雇主签署（注明职务）
- 可选项
- 允许或不允许个人使用；AI工具仅限获批准工具，或须获得书面批准
- 涵盖内容
- 安全规则、AI工具、禁止行为、监控、离职事项
- 长度
- 2-3页
何时使用iT可接受使用协议
- 在启用新员工账户前，作为入职流程的一部分完成签署
- 在工作场所引入生成式AI工具使用规则
- 满足客户、保险公司或认证机构对签署IT政策的要求
- 明确告知员工公司会监控其系统上的哪些活动
- 发生安全事件后，为所有员工更新IT规则
填写内容
9 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：员工, 雇主。
1 详细信息
- 公司名称*
- 员工全名*
- 职位名称
2 范围
- 涵盖的系统*
- 公司系统的个人使用* 允许偶尔、有限地个人使用，例如在休息时间使用，但前提是不得影响工作、不得给公司造成重大费用，并且须遵守本协议中的其他所有规定。 · 公司系统仅限业务使用。除真正的紧急情况外，不得用于个人用途，即使是短暂使用也不允许。
- 人工智能工具的使用* 仅可使用公司批准的人工智能工具开展工作，且只有在经批准的工具中才可输入机密信息、个人信息或客户信息 · 未经公司书面批准，不得使用任何人工智能工具开展工作
3 监控
- 公司监控的内容*
- IT 和安全问题的联系人*
4 详细信息
- 生效日期*
5 签署人
- 员工 签名和日期 · 被授予访问权限的员工。
- 雇主 签名和日期、职务 · 人力资源部门或 IT 经理。
iT可接受使用协议的内容
- 适用范围
- 个人使用
- 安全规则
- 人工智能工具
- 我不得实施的行为
- 监控和隐私
- 离开公司
- 违反协议
逐步使用iT可接受使用协议
1 列出系统
默认列表涵盖设备、电子邮件和聊天工具、网络和互联网，以及业务软件和云账户。请根据你提供的内容进行编辑。
2 选择个人使用和AI规则
决定是否允许偶尔进行个人使用，或规定公司系统仅限业务用途。然后选择员工是否可以使用获批准的AI工具，或必须在使用任何AI工具前获得书面批准。
3 准确说明监控内容
列出公司实际监控的内容——公司账户中的电子邮件和文件、网站及下载记录、登录信息和安全警报。请确保准确：不同国家和州的监控及告知规则各不相同。
4 指定IT联系人并发送
填写员工应向谁报告事件以及生效日期，然后发送协议。每份已签署的协议都会存档在你的文档库中。
发送前提示
- 在分配账户前完成协议签署，将其作为入职流程的一部分。
- 维护一份最新的获批准AI工具和软件清单，并告知员工在哪里可以查阅。
- 鼓励员工立即报告错误，例如点击了钓鱼链接。快速报告可以减少损失，因此应将诚实且及时的报告视为正确的做法。
- 在监控个人内容，或使用键盘记录、屏幕监控之前，先核查当地隐私和劳动法。
- 对于使用个人手机或笔记本电脑工作的人员，将本协议与自带设备协议配套使用。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名和日期框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
IT可接受使用协议：常见问题
雇主可以监控员工的工作电子邮件和互联网使用情况吗？
在许多地方可以，但必须遵守数据保护、隐私和劳动法规定的限制；这些法律通常要求告知员工监控哪些内容以及监控原因。本协议列出监控内容，并说明监控会依法及按照公司隐私声明进行。
协议涵盖聊天机器人等AI工具吗？
涵盖。你可以选择仅允许使用公司批准的AI工具，并规定机密信息、个人信息或客户信息只能输入获批准的工具；也可以规定任何AI使用行为都必须获得书面批准。员工仍须负责检查AI生成的工作成果。
如果有人违反协议，会发生什么？
其访问权限可能会被暂停，并可能按照公司的流程和法律受到纪律处分，最严重可包括解雇。违法活动可能会报告给主管机关。
电子签署的IT政策协议有效吗？
在美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证和信任服务条例》（eIDAS））及加拿大，电子签名通常对这类工作场所协议有效。FileIt会为每份已签署副本保留审计轨迹和完成证书（Certificate of Completion）。
此模板免费吗？
免费。它随FileIt中的eSignature应用提供，员工无需账户即可签署。