Templat Perjanjian Penggunaan IT

Apakah perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima?

Perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima (IT acceptable use agreement), sering dipanggil AUP, menetapkan cara kakitangan boleh menggunakan teknologi yang disediakan oleh majikan. Ia merupakan kawalan keselamatan yang mudah dan berkos rendah: banyak insiden bermula dengan kata laluan yang dikongsi, pautan pancingan data yang diklik atau fail syarikat disimpan dalam akaun peribadi, dan perjanjian yang ditandatangani menjelaskan peraturan sebelum sesiapa mendapat akses.

Templat ini menyenaraikan sistem yang diliputi dan membolehkan anda memilih sama ada penggunaan peribadi terhad dibenarkan atau sistem hanya untuk kegunaan perniagaan. Ia menetapkan tujuh peraturan keselamatan — kata laluan dan pengesahan berbilang faktor, mengunci skrin, memastikan kawalan keselamatan kekal diaktifkan, menggunakan perisian yang diluluskan sahaja, menggunakan storan yang diluluskan sahaja, kesedaran tentang pancingan data dan melaporkan insiden dengan segera kepada pegawai IT yang anda namakan. Bahagian tentang alat AI membolehkan anda membenarkan alat yang diluluskan sahaja atau mewajibkan kelulusan bertulis untuk sebarang penggunaan. Ia menyenaraikan penggunaan yang dilarang, menerangkan perkara yang dipantau oleh syarikat dan bahawa pemantauan mematuhi undang-undang perlindungan data dan privasi, meliputi pemulangan peranti dan data apabila meninggalkan syarikat, serta menetapkan akibat pelanggaran.

Paling sesuai untuk: Setiap pekerja yang diberikan akses kepada komputer, akaun dan sistem syarikat
Ditandatangani oleh: Pekerja, kemudian majikan (berserta jawatan)
Pilihan: Penggunaan peribadi dibenarkan atau tidak; alat AI hanya yang diluluskan atau dengan kelulusan bertulis
Meliputi: Peraturan keselamatan, alat AI, penggunaan yang dilarang, pemantauan, pemergian
Panjang: 2-3 halaman

Bila hendak menggunakan perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima

Mendaftarkan kakitangan baharu sebelum akaun mereka diaktifkan
Memperkenalkan peraturan untuk alat AI generatif di tempat kerja
Memenuhi keperluan pelanggan, syarikat insurans atau pensijilan untuk dasar IT yang ditandatangani
Memberikan notis yang jelas kepada kakitangan tentang perkara yang dipantau oleh syarikat dalam sistemnya
Mengemas kini peraturan IT untuk semua orang selepas insiden keselamatan

Perkara yang anda isi

9 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.

1 Butiran

Nama syarikat*
Nama penuh pekerja*
Jawatan

2 Skop

Sistem yang diliputi*
Penggunaan peribadi sistem Syarikat* Penggunaan peribadi sekali-sekala dan terhad dibenarkan, contohnya semasa waktu rehat, selagi tidak mengganggu kerja, tidak menyebabkan kos yang ketara kepada Syarikat dan mematuhi semua peraturan lain dalam Perjanjian ini. · Sistem Syarikat adalah untuk kegunaan perniagaan sahaja. Penggunaan peribadi tidak dibenarkan, kecuali untuk tempoh singkat bagi kecemasan sebenar.
Penggunaan alat AI* hanya alat AI yang telah diluluskan oleh Syarikat boleh digunakan untuk kerja, dan maklumat sulit, peribadi atau pelanggan hanya boleh dimasukkan ke dalam alat yang diluluskan · tiada alat AI boleh digunakan untuk kerja tanpa kelulusan bertulis daripada Syarikat

3 Pemantauan

Perkara yang dipantau oleh Syarikat*
Pihak yang perlu dihubungi mengenai IT dan keselamatan*

4 Butiran

Tarikh kuat kuasa*

5 Siapa yang menandatangani

Pekerja tandatangan dan tarikh · Anggota kakitangan yang diberikan akses.
Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus Sumber Manusia atau pengurus IT.

Kandungan perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima

Perkara yang diliputi
Penggunaan peribadi
Peraturan keselamatan
Alat AI
Perkara yang tidak boleh Saya lakukan
Pemantauan dan privasi
Meninggalkan Syarikat
Pelanggaran

Cara menggunakan perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima, langkah demi langkah

1 Senaraikan sistem

Senarai lalai meliputi peranti, e-mel dan sembang, rangkaian dan internet, serta perisian perniagaan dan akaun awan. Edit senarai ini supaya sepadan dengan perkara yang anda sediakan.

2 Pilih peraturan penggunaan peribadi dan AI

Tentukan sama ada penggunaan peribadi sekali-sekala dibenarkan atau sistem syarikat hanya untuk kegunaan perniagaan. Kemudian pilih sama ada kakitangan boleh menggunakan alat AI yang diluluskan atau memerlukan kelulusan bertulis sebelum menggunakannya.

3 Terangkan pemantauan dengan tepat

Senaraikan perkara yang sebenarnya dipantau oleh syarikat — e-mel dan fail dalam akaun syarikat, laman web dan muat turun, log masuk serta makluman keselamatan. Pastikan tepat: peraturan pemantauan dan notis berbeza antara negara dan negeri.

4 Namakan pegawai IT anda dan hantar

Masukkan pihak yang perlu dihubungi kakitangan untuk melaporkan insiden serta tarikh kuat kuasa, kemudian hantar. Setiap perjanjian yang ditandatangani difailkan dalam peti besi anda.

Petua sebelum menghantarnya

Dapatkan perjanjian ditandatangani sebelum akaun dikeluarkan, sebagai sebahagian daripada proses penerimaan kakitangan.
Simpan senarai alat AI dan perisian yang diluluskan supaya sentiasa terkini, dan beritahu kakitangan tempat untuk mendapatkannya.
Galakkan kakitangan melaporkan kesilapan — seperti mengklik pautan pancingan data — dengan segera. Pelaporan pantas mengehadkan kerosakan, jadi anggap laporan yang jujur dan segera sebagai tindakan yang betul.
Semak undang-undang privasi dan pekerjaan tempatan sebelum memantau kandungan peribadi atau menggunakan pemantauan ketukan kekunci atau skrin.
Gabungkan perjanjian ini dengan perjanjian membawa peranti sendiri untuk sesiapa yang menggunakan telefon atau komputer riba peribadi bagi urusan kerja.

Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit

Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.

Gunakan templat perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima — percuma

Soalan lazim tentang Perjanjian penggunaan IT yang boleh diterima

Bolehkah majikan memantau e-mel kerja dan penggunaan internet pekerja?

Di banyak tempat, ya, dalam had yang ditetapkan oleh undang-undang perlindungan data, privasi dan pekerjaan, yang sering mewajibkan pekerja dimaklumkan tentang perkara yang dipantau dan sebabnya. Perjanjian ini menyenaraikan perkara yang dipantau dan menyatakan bahawa pemantauan dilakukan selaras dengan undang-undang serta notis privasi syarikat.

Adakah perjanjian ini meliputi alat AI seperti chatbot?

Ya. Anda memilih sama ada hanya alat AI yang diluluskan syarikat boleh digunakan, dengan maklumat sulit, peribadi atau pelanggan hanya dimasukkan ke dalam alat yang diluluskan, atau sama ada sebarang penggunaan AI memerlukan kelulusan bertulis. Kakitangan kekal bertanggungjawab untuk menyemak hasil kerja yang dijana AI.

Apakah yang berlaku jika seseorang melanggar perjanjian ini?

Akses mereka mungkin digantung dan mereka mungkin dikenakan tindakan tatatertib, sehingga dan termasuk pemecatan, selaras dengan prosedur syarikat dan undang-undang. Aktiviti yang menyalahi undang-undang mungkin dilaporkan kepada pihak berkuasa.

Adakah perjanjian dasar IT yang ditandatangani secara elektronik sah?

Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk perjanjian tempat kerja seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama setiap salinan yang ditandatangani.

Adakah templat ini percuma?

Ya. Ia percuma dengan aplikasi tandatangan elektronik dalam FileIt eSign, dan kakitangan boleh menandatangani tanpa akaun.