什么是 个人车辆工作使用协议？
当员工驾驶自有汽车工作——拜访客户、往返不同工作地点或为企业办事时——雇主仍需关注其驾驶是否安全、合法。个人车辆工作使用协议可确保驾驶员持有有效驾照和涵盖工作用途的保险，车辆适合上路，并让各方了解如何报销行程费用以及发生事故后的处理方式。
本模板载明车辆信息和获准进行的行程类型，并自动排除上下班通勤；同时要求员工持续持有有效驾照、工作用途保险和适合上路的车辆，并告知您任何驾驶违法行为或保险失效情况。您可以选择文件检查频率，以及按英里、公里、月度津贴或凭燃油收据报销的方式。协议还规定安全驾驶规则（不得手持手机、不得饮酒或吸毒、应安排休息、系好安全带）、事故报告期限、罚款承担责任，以及可选的维修或保险费用补助。
- 适用对象
- 驾驶自有汽车工作的销售代表、外勤员工、护理人员和管理人员
- 签署方
- 员工和雇主
- 报销方式
- 按英里、按公里、月度汽车津贴或实际燃油费用
- 长度
- 2-3页，每页签署姓名首字母
何时使用个人车辆工作使用协议
- 外勤销售代表驾驶自有汽车拜访客户
- 居家护理工作人员驾车往返客户家中
- 管理人员偶尔驾车前往其他工作地点、培训地点或供应商处
- 您正在以汽车津贴取代里程报销
- 您的保险公司或健康与安全政策要求留存驾驶员检查记录
填写内容
16 个空白项，然后填写每位签署人的姓名和邮箱：员工, 雇主。
1 双方
- 协议日期*
- 雇主（公司名称）*
- 员工全名*
- 员工职务
2 车辆
- 车辆（品牌、型号和年份）*
- 注册号或车牌号*
- 车辆用途*
3 保险和驾照
- 员工必须持有的保险*
- 驾照和保险检查频率* 首次公务行程前，此后每年一次 · 首次公务行程前，此后每六个月一次 · 首次公务行程前，以及每次保单或驾照续期时
4 报销
- 公务驾驶报销方式* 按每公务英里计费 · 按每公务公里计费 · 固定月度车辆津贴 · 凭收据报销公务行程的实际燃油费用
- 货币*
- 费率或津贴
- 申报期限（天）*
5 其他条款
- 事故报告期限（小时）*
- 工作事故后对维修或保险费用的补助
- 适用法律*
6 签署人
- 员工 签名和日期、每页姓名首字母签名 · 将驾驶自己的车辆用于工作的员工。
- 雇主 签名和日期、职务、每页姓名首字母签名 · 获授权批准公务驾驶的经理或人力资源代表。
个人车辆工作使用协议的内容
- 车辆及获授权用途
- 驾照、保险及适行性
- 报销
- 安全驾驶
- 事故、损坏及罚款
- 终止公务用途
- 一般条款
逐步使用个人车辆工作使用协议
1 填写车辆和行程信息
填写车辆品牌、型号和车牌号，并说明员工可以进行的工作行程。往返住所与通常工作地点之间的通勤会自动排除。
2 设置保险和驾照检查
默认要求保险明确涵盖工作用途，且至少达到法律规定的最低保障额度——如公司要求更高保障，请一并添加。选择员工出示驾照和保险凭证的频率。
3 选择驾驶费用报销方式
选择按英里或公里计费、月度津贴，或凭收据报销燃油费用，并填写金额。许多税务机关会公布标准里程费率；超过该费率的部分可能需要纳税。设置报销申请必须提交的期限。
4 约定事故和费用承担
设置事故必须报告的时限。默认情况下，雇主不承担维修费用或保险免赔额，因为报销已涵盖车辆运行成本——如果您确实提供补助，可使用可选栏，例如补助无责任事故后的免赔额。
5 签署协议
员工先签署，确认车辆、驾照和保险信息准确无误，然后由您会签。签署后的副本会归档到您的文件库中，您还可以将员工的驾照和保险文件一并保存，并设置到期提醒。
发送前提示
- 要求查看保险凭证，而不只是口头保证——个人保险通常不涵盖工作用途。
- 保存驾照和保险副本及其到期日期，这样您能及时发现任何一项失效。
- 每年根据燃油价格和已公布的税务费率检查一次里程费率。
- 提醒驾驶员，在路上接打电话会给他们和企业带来风险，而不是提高生产力。
几分钟内在线签署
- 填写空白项。姓名、日期和金额会直接填入协议——预览会准确显示位置。
- 指定签署人。属于自己的部分请勾选“这是我”。FileIt 会生成 PDF，将每个签名、日期和姓名首字母框放在正确位置；发送前你还可以检查或移动它们。
- 发送。每位签署人都会收到安全链接，可在任何设备上签署——无需账户。签署后的 PDF（含审计轨迹和完成证书）会存入你的保管库，并通过邮件发送给所有人。
个人车辆工作使用协议：常见问题
雇主的保险是否涵盖员工的自有汽车？
通常不涵盖汽车本身的损坏——这属于员工的机动车保险，而该保险必须涵盖工作用途。雇主有时会单独购买自身责任保险，因此也请检查您的商业保险。
里程报销是否需要纳税？
许多税务机关会规定一个费率或计算方式，在该范围内的里程付款可以免税；超过该水平的金额可能需要纳税。协议规定，任何应税金额都须按照法律要求进行扣除。
超速或停车罚款由谁支付？
由员工承担其驾驶期间实施违法行为产生的罚款——除非违法行为是由雇主的指示造成的。
员工可以电子签署这份协议吗？
可以。在包括美国（《电子签名法》（ESIGN Act）和《统一电子交易法》（UETA））、英国、欧盟（《电子身份识别、认证与信任服务条例》（eIDAS））和加拿大在内的大多数国家或地区，电子签名通常对这类普通雇佣文件有效。FileIt会保留审计轨迹和签署PDF随附的完成证书（Certificate of Completion），作为证明签署人及签署时间的证据。
这个模板免费吗？
免费。您可以在FileIt的电子签名应用中免费使用此模板。签署人无需拥有FileIt账户。