Qu’est-ce qu’un accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel ?
Lorsque des salariés utilisent leur propre voiture dans le cadre de leur travail — pour rendre visite à des clients, se déplacer entre différents sites ou effectuer des courses pour l’entreprise — l’employeur reste concerné par la sécurité et la légalité de leur conduite. Un accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel garantit que le conducteur possède un permis valide et une assurance couvrant l’usage professionnel, que la voiture est en état de circuler et que chacun sait comment les trajets sont remboursés et ce qui se passe après un accident.
Ce modèle désigne le véhicule et les types de trajets autorisés, exclut les trajets domicile-travail et oblige le salarié à conserver un permis valide, une assurance couvrant l’usage professionnel et une voiture en état de circuler, ainsi qu’à vous informer de toute infraction au Code de la route ou résiliation de couverture. Vous choisissez la fréquence de vérification des documents et le mode de remboursement : au mile, au kilomètre, par indemnité mensuelle ou sur présentation des justificatifs de carburant. Le modèle fixe des règles de conduite prudente (interdiction du téléphone tenu en main, de l’alcool et des drogues, pauses, port de la ceinture), un délai de déclaration des accidents, la responsabilité des amendes et une aide facultative pour les frais de réparation ou d’assurance.
- Idéal pour
- Les commerciaux, salariés itinérants, auxiliaires de vie et responsables qui conduisent leur propre voiture dans le cadre de leur travail
- Signé par
- Le salarié et l’employeur
- Remboursement
- Au mile, au kilomètre, par indemnité automobile mensuelle ou selon les frais réels de carburant
- Longueur
- 2 à 3 pages, paraphées sur chaque page
Quand utiliser un accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel
- Un commercial itinérant rend visite à des clients avec sa propre voiture
- Un aide à domicile se déplace entre les domiciles de ses clients
- Un responsable se rend occasionnellement sur d’autres sites, à des formations ou chez des fournisseurs
- Vous mettez en place une indemnité automobile au lieu du remboursement des kilomètres
- Votre assureur ou votre politique de santé et de sécurité vous demande de conserver une trace des vérifications des conducteurs
Ce que vous remplissez
16 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Les parties
- Date de l'accord*
- Employeur (raison sociale)*
- Nom complet du salarié*
- Intitulé du poste du salarié
2 Le véhicule
- Véhicule (marque, modèle et année)*
- Numéro d'immatriculation ou plaque d'immatriculation*
- Utilisation du véhicule*
3 Assurance et permis
- Assurance que le salarié doit souscrire*
- Vérification du permis et de l'assurance* avant le premier déplacement professionnel, puis une fois par an · avant le premier déplacement professionnel, puis tous les six mois · avant le premier déplacement professionnel et à chaque renouvellement de la police ou du permis
4 Remboursement
- Modalités de remboursement des déplacements professionnels* un montant par mile professionnel · un montant par kilomètre professionnel · une indemnité automobile mensuelle forfaitaire · le coût réel du carburant pour les déplacements professionnels, sur présentation des justificatifs
- Devise*
- Montant ou indemnité
- Demandes à soumettre dans un délai de (jours)*
5 Autres dispositions
- Accidents à signaler dans un délai de (heures)*
- Participation aux frais de réparation ou d'assurance après un accident professionnel
- Droit applicable*
6 Qui signe
- Salarié signature et date, initiales sur chaque page · Le salarié qui conduira son propre véhicule pour le travail.
- Employeur signature et date, fonction, initiales sur chaque page · Un responsable ou représentant des ressources humaines autorisé à approuver les déplacements professionnels en voiture.
Ce que couvre le accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel
- Le véhicule et l'utilisation autorisée
- Permis, assurance et aptitude à circuler
- Remboursement
- Conduite en toute sécurité
- Accidents, dommages et amendes
- Fin de l'utilisation professionnelle
- Dispositions générales
Utiliser le accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel, étape par étape
1 Désignez le véhicule et les trajets
Indiquez la marque, le modèle et l’immatriculation, puis décrivez les trajets professionnels que le salarié peut effectuer. Les trajets entre le domicile et le lieu de travail habituel sont automatiquement exclus.
2 Définissez les vérifications de l’assurance et du permis
Par défaut, le modèle exige une assurance couvrant expressément l’usage professionnel, avec au moins le minimum légal — ajoutez toute couverture supérieure exigée par votre entreprise. Choisissez la fréquence à laquelle le salarié doit présenter son permis et son attestation d’assurance.
3 Choisissez le mode de remboursement des déplacements
Choisissez un tarif au mile ou au kilomètre, une indemnité mensuelle ou le remboursement du carburant sur justificatifs, puis indiquez le montant. De nombreuses administrations fiscales publient un tarif kilométrique standard ; tout paiement supérieur peut être imposable. Définissez le délai de présentation des demandes de remboursement.
4 Convenez des règles relatives aux accidents et aux frais
Définissez le délai de déclaration des accidents. Par défaut, l’employeur ne paie pas les réparations ni les franchises d’assurance, car le remboursement couvre les frais d’utilisation courante — utilisez la case facultative si vous participez effectivement aux frais, par exemple à la franchise après un accident sans responsabilité du salarié.
5 Signez l’accord
Le salarié signe en premier, confirmant que les informations relatives au véhicule, au permis et à l’assurance sont exactes, puis vous contresignez. La copie signée est classée dans votre coffre-fort, où vous pouvez également conserver son permis et ses documents d’assurance avec des rappels d’expiration.
Conseils avant l’envoi
- Demandez à voir l’attestation d’assurance, et pas seulement une assurance verbale : les contrats personnels excluent souvent l’usage professionnel.
- Conservez une copie du permis et de l’assurance avec leurs dates d’expiration afin de remarquer si l’un ou l’autre arrive à échéance.
- Réexaminez le tarif kilométrique une fois par an en fonction du prix du carburant et des éventuels taux fiscaux publiés.
- Rappelez aux conducteurs qu’un appel téléphonique sur la route représente un risque pour eux et pour l’entreprise, et non un gain de productivité.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature, de date et d’initiales sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accord d’utilisation professionnelle d’un véhicule personnel : questions fréquentes
L’assurance de l’employeur couvre-t-elle la voiture personnelle d’un salarié ?
Généralement pas les dommages causés à la voiture elle-même : ceux-ci relèvent de l’assurance automobile du salarié, qui doit couvrir l’usage professionnel. Les employeurs disposent parfois d’une couverture distincte pour leur propre responsabilité ; vérifiez donc également l’assurance de votre entreprise.
Le remboursement des kilomètres est-il imposable ?
De nombreuses administrations fiscales fixent un tarif ou une méthode permettant d’exonérer les remboursements kilométriques ; les montants supérieurs à ce seuil peuvent être imposables. L’accord précise que tout montant imposable est soumis aux retenues exigées par la loi.
Qui paie les amendes pour excès de vitesse ou stationnement ?
Le salarié, pour les infractions commises alors qu’il conduisait, sauf si l’infraction a été provoquée par une instruction de l’employeur.
Un salarié peut-il signer cet accord électroniquement ?
Oui. Dans la plupart des pays, notamment aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, une signature électronique est généralement valable pour un document de travail ordinaire comme celui-ci. FileIt conserve une piste d’audit et un certificat d’achèvement (Certificate of Completion) avec le PDF signé, afin de prouver qui a signé et quand.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez utiliser gratuitement ce modèle avec l’application eSignature de FileIt. Les signataires n’ont pas besoin d’un compte FileIt.