¿Qué es acuse de recibo de la vigilancia laboral?
En la mayoría de los lugares de trabajo se vigila algo: herramientas de seguridad en los portátiles, sistemas de correo electrónico, CCTV en la entrada, GPS en las furgonetas de la empresa o tarjetas de acceso en las puertas. Tus empleados deben saberlo y, en muchos lugares, la ley exige que los empleadores sean transparentes sobre la vigilancia. Por ejemplo, algunos estados de EE. UU. exigen un aviso por escrito de la vigilancia electrónica y el acuse de recibo del empleado, mientras que las leyes de privacidad del Reino Unido, la UE y otros lugares obligan a los empleadores a explicar cómo se recopilan y utilizan los datos personales.
Esta plantilla es un aviso de vigilancia redactado en un lenguaje claro, con un acuse de recibo al final. Elige cuáles de los seis tipos habituales de vigilancia se aplican — ordenadores y red, correo electrónico y mensajería, teléfonos de trabajo, CCTV, vehículos, tarjetas de acceso y relojes de fichar — y solo aparecerán esos, cada uno con una breve descripción. Añade cualquier otra forma de vigilancia, tus finalidades, si se permite el uso personal, quién puede ver la información y durante cuánto tiempo se conserva. El aviso también cubre la vigilancia encubierta, los derechos de privacidad del empleado y dónde hacer preguntas, y deja claro que la firma es un acuse de recibo, no una renuncia a derechos.
- Ideal para
- La incorporación de personal, la introducción de nuevas formas de vigilancia o la actualización de avisos para el personal existente
- Firmado por
- El empleado y un representante de RR. HH., TI o la dirección
- Incluye
- Ordenadores, correo electrónico, teléfonos, CCTV, vehículos, tarjetas de acceso y cualquier elemento que añadas
- Extensión
- 2 páginas
Cuándo usar un acuse de recibo de la vigilancia laboral
- Entregar a las nuevas incorporaciones un aviso claro de vigilancia junto con el manual del empleado
- Introducir GPS o telemática en vehículos de la empresa
- Instalar o ampliar el CCTV en un centro de trabajo
- Implantar nuevo software de seguridad o de prevención de pérdida de datos en los portátiles de la empresa
- Dejar constancia de que todos los empleados han sido informados sobre la vigilancia, para auditorías o disputas
Lo que debes completar
17 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Detalles
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Fecha de esta notificación*
2 Qué se supervisa
- Ordenadores, red y uso de internet Supervisado
- Correo electrónico, chat y mensajería de trabajo Supervisado
- Teléfonos de trabajo y registros de llamadas Supervisado
- Cámaras de videovigilancia Supervisado
- Dónde están las cámaras
- Vehículos de la empresa (GPS o telemática) Supervisado
- Tarjetas de acceso y registros horarios Supervisado
- Cualquier otra supervisión
3 Por qué y cómo
- Por qué supervisas*
- Uso personal de los sistemas de la empresa* Se permite un uso personal razonable, de acuerdo con la política de la Empresa · Solo para uso profesional — no se permite el uso personal
- Quién puede ver la información de supervisión*
- Durante cuánto tiempo se conservan los registros*
4 Política y contacto
- Nombre completo de la política
- Las preguntas y solicitudes deben dirigirse a
5 Quién firma
- Empleado firma y fecha
- Empleador firma y fecha, cargo · Normalmente, Recursos Humanos, Informática o la persona responsable que te explicó la supervisión.
Qué incluye el acuse de recibo de la vigilancia laboral
- Qué supervisa la Empresa
- Por qué supervisa la Empresa
- Uso personal y privacidad
- Quién ve la información y durante cuánto tiempo se conserva
- Supervisión encubierta
- Derechos del Empleado
- Constancia
Cómo usar el acuse de recibo de la vigilancia laboral, paso a paso
1 Elige qué vigilas
Para cada tipo, selecciona «Vigilado» o déjalo en blanco. Los ordenadores y el correo electrónico aparecen seleccionados por defecto; añade las ubicaciones del CCTV si utilizas cámaras y describe cualquier otra forma de vigilancia — como cámaras corporales — en el último recuadro.
2 Explica por qué
Edita la lista de finalidades para que solo incluya los motivos en los que realmente te basas. El aviso se compromete a no utilizar la información para fines no relacionados y a emplear el método menos intrusivo, así que mantén la lista veraz y específica.
3 Indica quién lo ve y durante cuánto tiempo se conserva
Nombra los equipos que pueden acceder a la información de vigilancia e indica tus periodos de conservación, por ejemplo, «CCTV durante 30 días; correo electrónico y registros del sistema durante 12 meses». Aplica tu propia política: las leyes de privacidad de muchos lugares exigen conservar la información únicamente durante el tiempo necesario.
4 Envíalo a cada empleado
Añade al empleado como firmante y firma como empleador. Cada acuse de recibo firmado se archiva en tu bóveda, para que puedas demostrar quién fue informado y cuándo.
Consejos antes de enviarlo
- Entrega el aviso antes de empezar la vigilancia, no después, y también cuando introduzcas un nuevo tipo de vigilancia.
- Mantén la vigilancia en proporción: en muchos lugares, la vigilancia intrusiva o secreta necesita una justificación sólida.
- Consulta la legislación local si grabas llamadas telefónicas, vigilas dispositivos personales o rastreas vehículos fuera del horario laboral.
- Incluye un enlace a tu política completa de TI o vigilancia, indicando su nombre, para que los empleados puedan consultar los detalles.
- Un acuse de recibo firmado no convierte una vigilancia ilícita en lícita: deja constancia de que el empleado fue informado.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Acuse de recibo de la vigilancia laboral
¿Tienen los empleadores que informar a los empleados sobre la vigilancia?
A menudo, sí. Algunos estados de EE. UU. exigen un aviso por escrito de la vigilancia electrónica y el acuse de recibo del empleado, y las leyes de privacidad y protección de datos del Reino Unido, la UE, Canadá y otros lugares suelen exigir a los empleadores que expliquen qué datos personales recopilan y por qué. Las normas exactas dependen del lugar donde trabajen tus empleados.
¿Es lo mismo que pedir a los empleados su consentimiento para la vigilancia?
No. Esto es un aviso y un acuse de recibo de que el empleado ha sido informado. En algunos lugares, el consentimiento no se considera otorgado libremente en el ámbito laboral, por lo que los empleadores se basan en otros fundamentos jurídicos. El documento indica que firmarlo no supone renunciar a ninguno de los derechos del empleado.
¿Podemos vigilar a los empleados en secreto?
La plantilla indica que la empresa no realiza vigilancia secreta de forma habitual y que solo lo hace en casos excepcionales, como una investigación específica sobre un delito presunto o una conducta indebida grave, cuando la ley lo permite y con la aprobación de la dirección. Consulta la legislación local antes de hacerlo.
¿Es válido un acuse de recibo firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para documentos laborales ordinarios en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act, ESIGN Act) y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (Uniform Electronic Transactions Act, UETA)), el Reino Unido, la UE (Reglamento eIDAS (eIDAS)) y Canadá. FileIt conserva un registro de auditoría y un Certificado de finalización (Certificate of Completion) junto con el PDF firmado.
¿Es gratuita esta plantilla?
Sí. Puedes utilizarla gratis con la aplicación de firma electrónica de FileIt, y los empleados no necesitan una cuenta de FileIt para firmar.