Qu’est-ce qu’un accusé de réception de la surveillance au travail ?
La plupart des lieux de travail surveillent certains éléments : outils de sécurité sur les ordinateurs portables, systèmes de messagerie, vidéosurveillance à l’entrée, GPS dans les véhicules de l’entreprise ou cartes d’accès aux portes. Les employés doivent en être informés et, dans de nombreux endroits, la loi attend des employeurs qu’ils soient transparents sur la surveillance — certains États américains, par exemple, exigent un avis écrit concernant la surveillance électronique ainsi que l’accusé de réception de l’employé, tandis que les lois sur la protection de la vie privée au Royaume-Uni, dans l’UE et ailleurs imposent aux employeurs d’expliquer comment les informations personnelles sont collectées et utilisées.
Ce modèle est un avis de surveillance rédigé en langage clair, avec un accusé de réception à la fin. Vous choisissez lesquels des six types courants de surveillance s’appliquent — ordinateurs et réseau, e-mails et messagerie, téléphones professionnels, vidéosurveillance, véhicules, cartes d’accès et pointeuses — et seuls ceux sélectionnés apparaissent, chacun accompagné d’une brève description. Vous ajoutez toute autre surveillance, vos finalités, l’autorisation ou non d’un usage personnel, les personnes pouvant consulter les informations et la durée de leur conservation. L’avis couvre également la surveillance discrète, les droits de l’employé en matière de vie privée et le point de contact pour les questions, et précise que la signature constitue un accusé de réception, et non une renonciation aux droits.
- Idéal pour
- L’intégration des nouveaux employés, l’introduction d’une nouvelle surveillance ou la mise à jour des avis destinés au personnel existant
- Signé par
- L’employé et un représentant des ressources humaines, de l’informatique ou de la direction
- Couvre
- Ordinateurs, e-mails, téléphones, vidéosurveillance, véhicules, cartes d’accès — ainsi que tout élément que vous ajoutez
- Longueur
- 2 pages
Quand utiliser un accusé de réception de la surveillance au travail
- Remettre aux nouvelles recrues un avis clair sur la surveillance en même temps que le manuel de l’employé
- Introduire le GPS ou la télématique dans les véhicules de l’entreprise
- Installer ou étendre la vidéosurveillance sur un site
- Déployer de nouveaux logiciels de sécurité ou de prévention des pertes de données sur les ordinateurs portables de l’entreprise
- Documenter le fait que chaque employé a été informé de la surveillance, à des fins d’audit ou en cas de litige
Ce que vous remplissez
17 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : salarié, employeur.
1 Détails
- Nom de la société*
- Nom complet du salarié*
- Date du présent avis*
2 Éléments surveillés
- Ordinateurs, réseau et utilisation d'Internet Surveillé
- Courrier électronique professionnel, discussions et messagerie Surveillé
- Téléphones professionnels et relevés d'appels Surveillé
- Caméras de vidéosurveillance Surveillé
- Emplacement des caméras
- Véhicules de la société (GPS ou télématique) Surveillé
- Badges d'accès aux portes et pointeuses Surveillé
- Toute autre surveillance
3 Pourquoi et comment
- Motifs de la surveillance*
- Utilisation personnelle des systèmes de la société* Une utilisation personnelle raisonnable est autorisée, conformément à la politique de la Société · Utilisation professionnelle uniquement — l'utilisation personnelle n'est pas autorisée
- Personnes pouvant consulter les informations de surveillance*
- Durée de conservation des enregistrements*
4 Politique et contact
- Nom complet de la politique
- Destinataire des questions et demandes
5 Qui signe
- Salarié signature et date
- Employeur signature et date, fonction · Il s'agit généralement des ressources humaines, du service informatique ou du responsable qui a expliqué la surveillance.
Ce que couvre le accusé de réception de la surveillance au travail
- Éléments surveillés par la Société
- Motifs de la surveillance par la Société
- Utilisation personnelle et vie privée
- Personnes ayant accès aux informations et durée de conservation
- Surveillance clandestine
- Droits du Salarié
- Attestation de prise de connaissance
Utiliser le accusé de réception de la surveillance au travail, étape par étape
1 Choisissez ce que vous surveillez
Pour chaque type, sélectionnez « Surveillé » ou laissez le champ vide. Les ordinateurs et les e-mails sont sélectionnés par défaut ; ajoutez les emplacements des caméras si vous utilisez la vidéosurveillance et décrivez tout autre dispositif — comme des caméras portées sur soi — dans le dernier champ.
2 Expliquez pourquoi
Modifiez la liste des finalités afin qu’elle ne contienne que les raisons sur lesquelles vous vous appuyez réellement. L’avis vous engage à ne pas utiliser les informations à des fins sans rapport et à employer la méthode la moins intrusive ; veillez donc à ce que la liste soit exacte et précise.
3 Indiquez qui y a accès et combien de temps les informations sont conservées
Nommez les équipes qui peuvent accéder aux informations de surveillance et indiquez vos durées de conservation, par exemple « vidéosurveillance pendant 30 jours, e-mails et journaux système pendant 12 mois ». Appliquez votre propre politique — dans de nombreux endroits, la législation sur la vie privée exige que les informations ne soient pas conservées plus longtemps que nécessaire.
4 Envoyez-le à chaque employé
Ajoutez l’employé comme signataire et signez en tant qu’employeur. Chaque accusé de réception signé est archivé dans votre coffre-fort, afin que vous puissiez prouver qui a été informé et quand.
Conseils avant l’envoi
- Remettez l’avis avant le début de la surveillance, et non après — puis à nouveau lorsque vous introduisez un nouveau type de surveillance.
- Veillez à ce que la surveillance reste proportionnée : dans de nombreux endroits, une surveillance intrusive ou secrète doit être solidement justifiée.
- Vérifiez la législation locale si vous enregistrez des appels téléphoniques, surveillez des appareils personnels ou suivez des véhicules en dehors des heures de travail.
- Mentionnez le nom de votre politique informatique ou de surveillance complète et fournissez un lien afin que les employés puissent en consulter les détails.
- Un accusé de réception signé ne rend pas légale une surveillance illicite — il atteste que l’employé en a été informé.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Accusé de réception de la surveillance au travail : questions fréquentes
Les employeurs doivent-ils informer les employés de la surveillance ?
Souvent, oui. Certains États américains exigent un avis écrit concernant la surveillance électronique ainsi que l’accusé de réception de l’employé, tandis que les lois sur la vie privée et la protection des données au Royaume-Uni, dans l’UE, au Canada et ailleurs imposent généralement aux employeurs d’expliquer quelles informations personnelles ils collectent et pourquoi. Les règles exactes dépendent du lieu de travail de vos employés.
Est-ce la même chose que demander aux employés de consentir à la surveillance ?
Non. Il s’agit d’un avis et d’un accusé de réception confirmant que l’employé a été informé. Dans certains endroits, le consentement n’est pas considéré comme librement donné dans le cadre d’une relation de travail ; les employeurs s’appuient donc sur d’autres fondements juridiques. Le document précise que la signature ne constitue une renonciation à aucun des droits de l’employé.
Pouvons-nous surveiller secrètement les employés ?
Le modèle indique que l’entreprise ne pratique pas la surveillance secrète de manière systématique et ne le fait que dans des cas exceptionnels, par exemple dans le cadre d’une enquête spécifique concernant un crime présumé ou une faute grave, lorsque la loi l’autorise et avec l’accord de la direction générale. Vérifiez la législation locale avant d’agir ainsi.
Un accusé de réception signé électroniquement est-il valable ?
Les signatures électroniques sont généralement valables pour les documents professionnels courants aux États-Unis (loi ESIGN (ESIGN Act) et UETA (UETA)), au Royaume-Uni, dans l’UE (eIDAS (eIDAS)) et au Canada. FileIt conserve une piste d’audit ainsi qu’un certificat d’achèvement avec le PDF signé.
Ce modèle est-il gratuit ?
Oui. Vous pouvez l’utiliser gratuitement avec l’application eSignature de FileIt, et les employés n’ont pas besoin d’un compte FileIt pour signer.