Apakah pengakuan penerimaan pemantauan tempat kerja?
Kebanyakan tempat kerja memantau sesuatu: alat keselamatan pada komputer riba, sistem e-mel, CCTV di pintu masuk, GPS dalam van syarikat atau kad akses pada pintu. Pekerja patut mengetahui perkara ini, dan di banyak tempat undang-undang menghendaki majikan bersikap terbuka tentang pemantauan — contohnya, sesetengah negeri di AS mewajibkan notis bertulis tentang pemantauan elektronik serta pengakuan penerimaan oleh pekerja, manakala undang-undang privasi di UK, EU dan tempat lain menghendaki majikan menerangkan cara maklumat peribadi dikumpulkan dan digunakan.
Templat ini ialah notis pemantauan dalam bahasa yang mudah difahami, dengan pengakuan penerimaan di bahagian akhir. Anda memilih jenis pemantauan yang berkenaan daripada enam jenis lazim — komputer dan rangkaian, e-mel dan pemesejan, telefon kerja, CCTV, kenderaan, kad akses dan jam waktu kerja — dan hanya pilihan tersebut akan dipaparkan, setiap satu dengan penerangan ringkas. Anda menambah sebarang pemantauan lain, tujuan anda, sama ada penggunaan peribadi dibenarkan, pihak yang boleh melihat maklumat itu dan tempoh penyimpanannya. Notis ini turut merangkumi pemantauan tersembunyi, hak privasi pekerja dan tempat untuk mengemukakan soalan, serta menjelaskan bahawa tandatangan ialah pengakuan penerimaan, bukannya pengabaian hak.
- Sesuai untuk
- Penerimaan pekerja baharu, memperkenalkan pemantauan baharu atau mengemas kini notis untuk kakitangan sedia ada
- Ditandatangani oleh
- Pekerja serta wakil HR, IT atau pengurusan
- Meliputi
- Komputer, e-mel, telefon, CCTV, kenderaan, kad akses — serta apa-apa yang anda tambahkan
- Panjang
- 2 halaman
Bila hendak menggunakan pengakuan penerimaan pemantauan tempat kerja
- Memberikan notis pemantauan yang jelas kepada pekerja baharu bersama buku panduan pekerja
- Memperkenalkan GPS atau telematik dalam kenderaan syarikat
- Memasang atau memperluas CCTV di sesuatu lokasi
- Melaksanakan perisian keselamatan atau pencegahan kehilangan data yang baharu pada komputer riba syarikat
- Mendokumentasikan bahawa setiap pekerja telah dimaklumkan tentang pemantauan, untuk tujuan audit atau pertikaian
Perkara yang anda isi
17 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Tarikh notis ini*
2 Perkara yang dipantau
- Penggunaan komputer, rangkaian dan internet Dipantau
- E-mel kerja, sembang dan pemesejan Dipantau
- Telefon kerja dan rekod panggilan Dipantau
- Kamera CCTV Dipantau
- Lokasi kamera
- Kenderaan syarikat (GPS atau telematik) Dipantau
- Kad akses pintu dan jam perakam waktu Dipantau
- Pemantauan lain
3 Sebab dan cara
- Sebab pemantauan dijalankan*
- Penggunaan peribadi sistem syarikat* Penggunaan peribadi yang munasabah dibenarkan, selaras dengan dasar Syarikat · Untuk kegunaan perniagaan sahaja — penggunaan peribadi tidak dibenarkan
- Pihak yang boleh melihat maklumat pemantauan*
- Tempoh rekod disimpan*
4 Dasar dan hubungan
- Nama penuh dasar
- Pertanyaan dan permintaan hendaklah dikemukakan kepada
5 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Biasanya HR, IT atau pengurus yang menerangkan tentang pemantauan.
Kandungan pengakuan penerimaan pemantauan tempat kerja
- Perkara yang dipantau oleh Syarikat
- Sebab Syarikat menjalankan pemantauan
- Penggunaan peribadi dan privasi
- Pihak yang melihat maklumat dan tempoh penyimpanannya
- Pemantauan secara sulit
- Hak Pekerja
- Pengakuan
Cara menggunakan pengakuan penerimaan pemantauan tempat kerja, langkah demi langkah
1 Pilih perkara yang anda pantau
Bagi setiap jenis, pilih "Dipantau" atau biarkan kosong. Komputer dan e-mel dipilih secara lalai; tambahkan lokasi CCTV jika anda menggunakan kamera, dan terangkan perkara lain — seperti kamera yang dipakai pada badan — dalam kotak terakhir.
2 Terangkan sebabnya
Sunting senarai tujuan supaya hanya mengandungi sebab yang benar-benar anda gunakan. Notis ini menjanjikan bahawa maklumat tersebut tidak akan digunakan untuk tujuan yang tidak berkaitan dan kaedah yang paling kurang mengganggu akan digunakan, jadi pastikan senarai itu tepat dan khusus.
3 Nyatakan pihak yang boleh melihatnya dan tempoh penyimpanannya
Namakan pasukan yang boleh mengakses maklumat pemantauan serta tempoh penyimpanan anda, contohnya "CCTV selama 30 hari, e-mel dan log sistem selama 12 bulan". Gunakan dasar anda sendiri — undang-undang privasi di banyak tempat menghendaki maklumat disimpan tidak lebih lama daripada yang diperlukan.
4 Hantarkan kepada setiap pekerja
Tambahkan pekerja sebagai penandatangan dan tandatangani sebagai majikan. Setiap pengakuan penerimaan yang ditandatangani difailkan dalam peti besi anda, supaya anda boleh menunjukkan siapa yang telah dimaklumkan dan bila.
Petua sebelum menghantarnya
- Berikan notis sebelum pemantauan bermula, bukan selepasnya — dan sekali lagi apabila anda memperkenalkan jenis pemantauan baharu.
- Pastikan pemantauan berkadar: di banyak tempat, pemantauan yang mengganggu atau rahsia memerlukan justifikasi yang kukuh.
- Semak undang-undang tempatan jika anda merakam panggilan telefon, memantau peranti peribadi atau menjejaki kenderaan di luar waktu kerja.
- Pautkan dasar IT atau pemantauan penuh anda mengikut namanya supaya pekerja boleh mendapatkan maklumat terperinci.
- Pengakuan penerimaan yang ditandatangani tidak menjadikan pemantauan yang menyalahi undang-undang sebagai sah — ia hanya merekodkan bahawa pekerja telah dimaklumkan.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengakuan penerimaan pemantauan tempat kerja
Adakah majikan perlu memaklumkan pekerja tentang pemantauan?
Selalunya, ya. Sesetengah negeri di AS mewajibkan notis bertulis tentang pemantauan elektronik serta pengakuan penerimaan oleh pekerja, manakala undang-undang privasi dan perlindungan data di UK, EU, Kanada dan tempat lain secara amnya menghendaki majikan menerangkan maklumat peribadi yang dikumpulkan dan sebabnya. Peraturan tepat bergantung pada tempat pekerja anda bekerja.
Adakah ini sama seperti meminta pekerja memberikan persetujuan terhadap pemantauan?
Tidak. Ini ialah notis dan pengakuan penerimaan bahawa pekerja telah dimaklumkan. Di sesetengah tempat, persetujuan tidak dianggap diberikan secara bebas dalam hubungan pekerjaan, jadi majikan bergantung pada asas undang-undang yang lain. Dokumen ini menyatakan bahawa tandatangan tidak mengetepikan mana-mana hak pekerja.
Bolehkah kami memantau pekerja secara rahsia?
Templat ini menyatakan bahawa syarikat tidak menjalankan pemantauan rahsia secara rutin, dan hanya berbuat demikian dalam kes luar biasa, seperti penyiasatan khusus terhadap jenayah yang disyaki atau salah laku serius, apabila dibenarkan oleh undang-undang serta dengan kelulusan pihak pengurusan kanan. Semak undang-undang tempatan sebelum berbuat demikian.
Adakah pengakuan penerimaan yang ditandatangani secara elektronik sah?
Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen pekerjaan biasa di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK dan EU (eIDAS), serta Kanada. FileIt menyimpan jejak audit dan Sijil Penyelesaian (Certificate of Completion) bersama PDF yang ditandatangani.
Adakah templat ini percuma?
Ya. Templat ini percuma untuk digunakan dengan aplikasi eSignature dalam FileIt, dan pekerja tidak memerlukan akaun FileIt untuk menandatangani.