¿Qué es contrato de tarjeta de crédito corporativa?
Una tarjeta de crédito corporativa ahorra tiempo a todos —ya no hay que pagar gastos de bolsillo ni presentar solicitudes de reembolso—, pero solo si el titular conoce las reglas. Un acuerdo con el titular establece para qué sirve la tarjeta, cuáles son los límites, cómo debe justificarse y conciliarse cada operación, y qué ocurre cuando algo sale mal: una compra personal por error, una tarjeta perdida, un recibo que falta o la salida de un empleado.
Esta plantilla registra la tarjeta, su fecha de emisión y el límite mensual, con un límite opcional por operación y los cuatro últimos dígitos. Tú eliges si el emisor factura a la empresa o al empleado, si se permiten retiradas de efectivo, para qué puede usarse la tarjeta, cuántos días tiene el titular para conciliar cada extracto y devolver los cargos personales, y a quién llamar si pierde la tarjeta. Incluye los usos que nunca están permitidos, aborda la seguridad y la supervisión de la tarjeta y las recompensas, regula la devolución de la tarjeta y el uso indebido, y limita cualquier descuento salarial a lo permitido por la ley.
- Ideal para
- Tarjetas corporativas, de compras y de viaje entregadas a empleados
- Lo firman
- El titular de la tarjeta y el empleador (normalmente, el departamento financiero)
- Opciones
- Quién recibe la factura, retiradas de efectivo, límites, plazos de conciliación y devolución
- Extensión
- 2–3 páginas, con las iniciales de ambos en cada página
Cuándo usar un contrato de tarjeta de crédito corporativa
- Entregar una tarjeta de viaje a un vendedor o consultor que suele desplazarse
- Dar al responsable de una oficina una tarjeta de compras para suministros y suscripciones
- Pasar de las solicitudes de reembolso a las tarjetas corporativas en todo un equipo
- Restablecer las reglas después de conciliaciones tardías o gastos personales
- Registrar una tarjeta nueva cuando se sustituye la anterior o cambia el límite
Lo que debes completar
16 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: empleado, empleador.
1 Las partes
- Nombre de la empresa*
- Nombre completo del empleado*
- Cargo
2 La tarjeta
- Tarjeta*
- Últimos cuatro dígitos de la tarjeta
- Fecha de emisión*
- A quién factura el emisor de la tarjeta* La Empresa recibe la factura y paga la cuenta de la tarjeta · El empleado recibe la factura y solicita el reembolso de los gastos profesionales
3 Límites
- Moneda
- Límite de crédito mensual*
- Límite por transacción
- Retiradas de efectivo* No permitidas · Permitidas únicamente durante viajes de trabajo en los que no se acepten tarjetas
4 Uso de la tarjeta
- Para qué puede utilizarse la tarjeta*
5 Conciliación
- Días para conciliar cada extracto*
- Los extractos se concilian con*
- Días para reembolsar cargos personales*
- A quién avisar si la tarjeta se pierde o es robada
6 Quién firma
- Empleado firma y fecha, iniciales en cada página · El titular de la tarjeta: el empleado a cuyo nombre se emite la tarjeta.
- Empleador firma y fecha, cargo, iniciales en cada página · Persona autorizada para emitir tarjetas de empresa, como un responsable financiero.
Qué incluye el contrato de tarjeta de crédito corporativa
- La Tarjeta
- Uso permitido
- Uso no permitido
- Recibos y conciliación
- Cargos personales y no aprobados
- Protección de la Tarjeta
- Recompensas y supervisión
- Devolución de la Tarjeta
- Uso indebido
- Disposiciones generales
Cómo usar el contrato de tarjeta de crédito corporativa, paso a paso
1 Describe la tarjeta
Indica el tipo de tarjeta y el emisor, la fecha de emisión y, si quieres, los cuatro últimos dígitos; nunca el número completo. Elige si el emisor factura a la empresa (responsabilidad corporativa, corporate liability) o al empleado, que después solicita el reembolso de los gastos profesionales.
2 Establece los límites
Indica el límite de crédito mensual y, opcionalmente, un límite por operación. Decide si se permiten o se prohíben las retiradas de efectivo; se incluirá la cláusula correspondiente.
3 Enumera los usos permitidos
La lista empieza con usos habituales: viajes aprobados, comidas y atención a clientes dentro de la política, suministros y suscripciones aprobados, y gastos de formación. Edítala para adaptarla al puesto.
4 Establece la conciliación y la devolución
Elige cuántos días después de cada extracto tiene el titular para conciliar todas las operaciones, con quién las concilia y cuántos días tiene para devolver los cargos personales o no justificados.
5 Firma antes de entregar la tarjeta
Los dos firmáis y ponéis vuestras iniciales online. Guarda el acuerdo firmado en tu bóveda, junto con los demás documentos laborales del titular.
Consejos antes de enviarlo
- Entrega la tarjeta solo después de firmar el acuerdo.
- Ajusta el plazo de conciliación al cierre de mes para que el departamento financiero no tenga que perseguir los recibos.
- Si el emisor factura al empleado, reembolsa rápidamente los gastos aprobados para que pueda pagar a tiempo; la plantilla compromete a la empresa a hacerlo.
- Para recuperar cargos personales mediante la nómina, puede ser necesario contar con el consentimiento escrito independiente del empleado en tu jurisdicción; la plantilla limita los descuentos a lo permitido por la ley.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma, fecha e iniciales en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Contrato de tarjeta de crédito corporativa
¿Qué ocurre si un empleado usa la tarjeta por accidente para una compra personal?
El acuerdo le pide que informe a la empresa inmediatamente. Si la empresa paga la cuenta de la tarjeta, el empleado devuelve el cargo dentro del número de días que hayas establecido, incluidos los gastos o intereses que haya generado. Si la factura se emite al empleado, los cargos personales corren por su cuenta y debe pagarlos al emisor; nunca se reembolsan.
¿A quién pertenecen los puntos y la devolución de efectivo?
La plantilla establece que las recompensas obtenidas con la tarjeta pertenecen a la empresa, salvo que tu política indique lo contrario.
¿Necesita el empleado someterse a una comprobación de crédito?
Algunos emisores de tarjetas la realizan, especialmente cuando el empleado responde de la cuenta. Si eliges esa opción, el acuerdo establece que la empresa informará al empleado antes de presentar la solicitud.
¿Es vinculante un acuerdo de tarjeta firmado electrónicamente?
Por lo general, las firmas electrónicas son válidas para acuerdos ordinarios como este en Estados Unidos (la Ley de Firmas Electrónicas de EE. UU., ESIGN Act, y la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas, UETA), el Reino Unido, la Unión Europea (el Reglamento eIDAS sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza) y Canadá. Las condiciones del propio emisor de la tarjeta siguen aplicándose además del acuerdo.