ما هو اتفاقية بطاقة ائتمان الشركة؟
توفر بطاقة ائتمان الشركة الوقت للجميع — فلا مزيد من الإنفاق من الجيب أو مطالبات المصروفات — ولكن فقط إذا كان حامل البطاقة يعرف القواعد. تحدد اتفاقية حامل البطاقة الغرض من البطاقة، والحدود، وكيفية توثيق كل معاملة وتسويتها، وما يحدث عند وقوع خطأ: عملية شراء شخصية عن طريق الخطأ، أو بطاقة مفقودة، أو إيصال ناقص، أو مغادرة أحد الموظفين.
يسجل هذا القالب بيانات البطاقة وتاريخ إصدارها والحد الشهري، مع خيار إضافة حد للمعاملة الواحدة والأرقام الأربعة الأخيرة. وتختار ما إذا كانت جهة الإصدار ستطالب الشركة أو الموظف بالسداد، وما إذا كان مسموحًا بالسحب النقدي، وما الاستخدامات المسموحة للبطاقة، وعدد الأيام المتاحة لحامل البطاقة لتسوية كل كشف وسداد الرسوم الشخصية، ومن يجب الاتصال به عند فقدان البطاقة. كما يدرج الاستخدامات المحظورة دائمًا، ويتناول أمن البطاقة والمكافآت والمراقبة وإعادة البطاقة وسوء الاستخدام، ويقصر أي خصم من الأجر على ما يسمح به القانون.
- مناسب لـ
- بطاقات الشركات وبطاقات المشتريات وبطاقات السفر المُصدرة للموظفين
- يوقّعه
- حامل البطاقة وصاحب العمل (عادةً قسم المالية)
- الخيارات
- الجهة المطالبة بالسداد، والسحب النقدي، والحدود، وفترات التسوية والسداد
- الطول
- صفحتان إلى 3 صفحات، مع توقيع بالأحرف الأولى من الطرفين في كل صفحة
متى تستخدم اتفاقية بطاقة ائتمان الشركة
- إصدار بطاقة سفر لمندوب مبيعات أو مستشار كثير التنقل
- منح مدير مكتب بطاقة مشتريات للوازم والاشتراكات
- الانتقال من مطالبات المصروفات إلى بطاقات الشركات على مستوى فريق كامل
- إعادة ضبط القواعد بعد التأخر في التسويات أو الإنفاق الشخصي
- تسجيل بطاقة جديدة عند استبدال البطاقة القديمة أو تغيير الحد
ما ستملؤه
16 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: الموظف, صاحب العمل.
1 الأطراف
- اسم الشركة*
- الاسم الكامل للموظف*
- المسمى الوظيفي
2 البطاقة
- البطاقة*
- الأرقام الأربعة الأخيرة من البطاقة
- تاريخ الإصدار*
- الجهة التي يطالبها مُصدر البطاقة بالسداد* تُصدر الفاتورة إلى الشركة وتدفع الشركة حساب البطاقة · تُصدر الفاتورة إلى الموظف ويطالب باسترداد نفقات العمل
3 الحدود
- العملة
- الحد الائتماني الشهري*
- حد المعاملة الواحدة
- السحب النقدي* غير مسموح · مسموح به فقط أثناء سفر العمل عندما لا تُقبل البطاقات
4 استخدام البطاقة
- أغراض استخدام البطاقة*
5 التسوية
- عدد الأيام لتسوية كل كشف حساب*
- تُجرى تسوية كشوف الحساب مع*
- عدد أيام سداد النفقات الشخصية*
- الجهة التي يجب إبلاغها عند فقدان البطاقة أو سرقتها
6 من يوقّع
- الموظف التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على كل صفحة · حامل البطاقة — الموظف الذي أُصدرت البطاقة له.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي والأحرف الأولى على كل صفحة · شخص مخوّل بإصدار بطاقات الشركة، مثل مدير الشؤون المالية.
ما يغطيه اتفاقية بطاقة ائتمان الشركة
- البطاقة
- الاستخدام المسموح به
- الاستخدام غير المسموح به
- الإيصالات والتسوية
- النفقات الشخصية وغير المعتمدة
- الحفاظ على أمان البطاقة
- المكافآت والمراقبة
- إعادة البطاقة
- إساءة الاستخدام
- أحكام عامة
استخدام اتفاقية بطاقة ائتمان الشركة خطوة بخطوة
1 صف البطاقة
أدخل نوع البطاقة وجهة إصدارها وتاريخ إصدارها، وإذا رغبت، الأرقام الأربعة الأخيرة — ولا تدخل الرقم الكامل أبدًا. اختر ما إذا كانت جهة الإصدار ستطالب الشركة بالسداد (مسؤولية الشركة) أو الموظف، الذي يطالب بعد ذلك باسترداد نفقات العمل.
2 حدد الحدود
أدخل حد الائتمان الشهري، وحدًا اختياريًا للمعاملة الواحدة. وقرر ما إذا كان السحب النقدي مسموحًا أو محظورًا — وسيُدرج البند المطابق.
3 أدرج الاستخدامات المسموحة
تبدأ القائمة بالاستخدامات الشائعة — السفر المعتمد، والوجبات وترفيه العملاء ضمن السياسة، واللوازم والاشتراكات المعتمدة، ورسوم التدريب. عدّلها بما يناسب الدور الوظيفي.
4 حدد التسوية والسداد
اختر عدد الأيام المتاحة لحامل البطاقة بعد كل كشف لتسوية كل معاملة، والجهة التي يجري التسوية معها، وعدد الأيام المتاحة له لسداد الرسوم الشخصية أو غير المدعومة بإيصالات.
5 وقّعا قبل تسليم البطاقة
وقّعا أنتما الاثنان واكتبا الأحرف الأولى من اسميكما إلكترونيًا. احتفظ بالاتفاقية الموقعة في خزانتك إلى جانب سجلات العمل الأخرى الخاصة بحامل البطاقة.
نصائح قبل الإرسال
- لا تُصدر البطاقة إلا بعد توقيع الاتفاقية.
- طابق الموعد النهائي للتسوية مع إقفال نهاية الشهر لديك حتى لا يضطر قسم المالية إلى ملاحقة الإيصالات.
- إذا كانت جهة الإصدار تطالب الموظف بالسداد، فعوّضه سريعًا عن النفقات المعتمدة حتى يتمكن من السداد في موعده — فهذا ما تُلزم الاتفاقية الشركة به.
- قد يتطلب استرداد الرسوم الشخصية من خلال كشوف الرواتب موافقة خطية منفصلة من الموظف في مكان عملك؛ ويقصر القالب الخصومات على ما يسمح به القانون.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ والأحرف الأولى على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن اتفاقية بطاقة ائتمان الشركة
ماذا لو استخدم الموظف البطاقة لشراء شخصي عن طريق الخطأ؟
تلزمه الاتفاقية بإبلاغ الشركة فورًا. وإذا سددت الشركة حساب البطاقة، فعليه سداد قيمة العملية خلال عدد الأيام الذي تحدده، مع أي رسوم أو فوائد نتجت عنها. وإذا كان الموظف هو المطالب بالسداد، فعليه دفع الرسوم الشخصية لجهة الإصدار، ولا تُعوَّض له مطلقًا.
من يملك النقاط والاسترداد النقدي؟
ينص القالب على أن المكافآت المكتسبة باستخدام البطاقة تعود إلى الشركة، ما لم تنص سياستك على خلاف ذلك.
هل يحتاج الموظف إلى فحص ائتماني؟
تجري بعض جهات إصدار البطاقات فحصًا ائتمانيًا، خصوصًا عندما يكون الموظف مسؤولًا عن الحساب. وإذا اخترت هذا الخيار، تنص الاتفاقية على أن تُبلغ الشركة الموظف قبل تقديم الطلب.
هل تكون اتفاقية البطاقة الموقعة إلكترونيًا ملزمة؟
تكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عمومًا للاتفاقيات العادية مثل هذه في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS)، وكندا. وتظل الشروط الخاصة بجهة إصدار البطاقة سارية إلى جانبها.