Apakah pengesahan polisi perbelanjaan?
Kebanyakan masalah perbelanjaan bukanlah penipuan; ia berpunca daripada salah faham. Seseorang menuntut kos perjalanan ulang-aliknya, kehilangan resit, menempah hotel melebihi had atau menghantar tuntutan untuk tiga bulan sekaligus. Pengesahan polisi perbelanjaan memastikan setiap pekerja telah melihat peraturan dan bersetuju untuk mematuhinya, supaya apabila sesuatu tuntutan dipersoalkan, kedua-dua pihak merujuk peraturan yang sama.
Templat ini meringkaskan polisi anda dalam bahasa yang mudah: peraturan asas (benar-benar dibayar, perlu untuk perniagaan dan munasabah), senarai perkara yang boleh dan tidak boleh dituntut — kedua-duanya diisi dengan contoh lazim yang boleh anda sunting — had pilihan untuk makan harian, hotel setiap malam, jarak perjalanan dan kelulusan awal, peraturan resit, cara serta tempoh hari untuk membuat tuntutan, pihak yang meluluskan, masa tuntutan dibayar, pendahuluan dan kad syarikat, catatan bahawa sesetengah bayaran balik mungkin dikenakan cukai, serta akibat tuntutan palsu atau yang dinaikkan nilainya.
- Sesuai untuk
- Mana-mana perniagaan yang membayar balik wang yang dibelanjakan pekerja bagi pihaknya
- Ditandatangani oleh
- Pekerja dan pengurus, HR atau bahagian kewangan
- Had yang boleh anda tetapkan
- Makan harian, hotel setiap malam, kadar jarak perjalanan, ambang kelulusan awal, ambang resit
- Panjang
- 2–3 halaman
Bila hendak menggunakan pengesahan polisi perbelanjaan
- Proses penerimaan pekerja baharu yang akan melakukan perjalanan, melayan pelanggan atau membeli bekalan
- Melaksanakan polisi perbelanjaan baharu atau dikemas kini kepada seluruh pasukan
- Menetapkan semula jangkaan selepas tuntutan lewat, hilang atau melebihi had
- Memberikan peraturan pembayaran balik yang jelas dan sama kepada pekerja separuh masa serta jarak jauh
- Digandingkan dengan pengesahan kad kredit syarikat atau polisi perjalanan
Perkara yang anda isi
17 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: pekerja, majikan.
1 Butiran
- Nama syarikat*
- Nama penuh pekerja*
- Jawatan
- Tajuk polisi*
- Polisi bertarikh
2 Perkara yang dilindungi
- Perbelanjaan yang boleh dituntut*
- Perbelanjaan yang tidak boleh dituntut*
3 Had
- Mata wang
- Had makanan harian semasa perjalanan
- Had hotel setiap malam
- Kadar jarak perjalanan untuk kenderaan sendiri
- Kelulusan awal diperlukan untuk item melebihi
4 Membuat tuntutan
- Resit diperlukan untuk item melebihi
- Cara membuat tuntutan* Melalui sistem perbelanjaan Syarikat · Menggunakan borang tuntutan perbelanjaan Syarikat · Melalui e-mel kepada pasukan kewangan
- Bilangan hari yang dibenarkan untuk mengemukakan tuntutan*
- Pihak yang meluluskan tuntutan*
- Masa tuntutan yang diluluskan dibayar
5 Siapa yang menandatangani
- Pekerja tandatangan dan tarikh · Pekerja yang akan membuat tuntutan perbelanjaan.
- Majikan tandatangan dan tarikh, jawatan · Pengurus, wakil Sumber Manusia atau kakitangan kewangan yang menandatangani bagi pihak syarikat.
Kandungan pengesahan polisi perbelanjaan
- Peraturan asas
- Perkara yang boleh dituntut
- Perkara yang tidak boleh dituntut
- Had dan kelulusan
- Resit
- Membuat dan meluluskan tuntutan
- Pendahuluan, kad syarikat dan cukai
- Penyalahgunaan
- Pengesahan saya
Cara menggunakan pengesahan polisi perbelanjaan, langkah demi langkah
1 Namakan polisi
Masukkan tajuk dan tarikh polisi supaya pengesahan merujuk kepada versi tepat yang telah dibaca oleh pekerja.
2 Sunting perkara yang dilindungi dan tidak dilindungi
Kedua-dua senarai telah diisi dengan item lazim — perjalanan perniagaan, hotel dan makanan apabila bermalam di luar, hiburan pelanggan yang diluluskan; tidak termasuk perjalanan ulang-alik, denda, barangan peribadi atau tambahan bar mini. Ubahnya supaya sepadan dengan polisi anda, satu item bagi setiap baris.
3 Tetapkan had yang anda gunakan
Isi hanya had yang benar-benar anda tetapkan: had makan harian, had hotel setiap malam, kadar jarak perjalanan dan ambang kelulusan awal. Had yang kosong tidak akan dimasukkan dalam dokumen.
4 Tetapkan resit, tarikh akhir dan pihak yang meluluskan
Pilih sama ada setiap perbelanjaan memerlukan resit atau hanya perbelanjaan melebihi jumlah tertentu, cara tuntutan dihantar, tempoh hari untuk pekerja membuat tuntutan, pihak yang meluluskan dan masa tuntutan yang diluluskan dibayar.
5 Hantar untuk ditandatangani
Pekerja menandatangani untuk mengesahkan penerimaan polisi dan anda menandatangani untuk mengesahkan bahawa polisi itu telah diberikan. Pengesahan yang ditandatangani disimpan dalam peti besi anda bersama rekod pekerja yang lain.
Petua sebelum menghantarnya
- Semak kadar jarak perjalanan yang diterbitkan oleh pihak berkuasa cukai anda sebelum menetapkan kadar sendiri — bayaran melebihinya boleh mewujudkan pendapatan bercukai.
- Tarikh akhir tuntutan yang jelas, seperti 30 hari, memudahkan urusan hujung bulan dan mengurangkan resit yang hilang.
- Pastikan tiada sesiapa meluluskan tuntutan sendiri — templat ini menyatakannya dengan jelas.
- Hantar semula pengesahan setiap kali anda mengubah had, supaya setiap pekerja telah menandatangani versi yang sedang berkuat kuasa.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Pengesahan polisi perbelanjaan
Adakah pengesahan polisi perbelanjaan merupakan kontrak?
Tidak. Templat ini menyatakan bahawa polisi tersebut bukan kontrak pekerjaan dan syarikat boleh mengemas kininya. Ia merekodkan bahawa pekerja telah menerima, membaca dan bersetuju untuk mematuhi polisi tersebut.
Adakah saya perlu melampirkan polisi penuh?
Pengesahan ini meringkaskan peraturan utama dan merujuk kepada polisi anda berdasarkan nama dan tarikhnya. Anda boleh melampirkan polisi penuh pada sampul yang sama atau berkongsinya di intranet anda.
Adakah bayaran balik perbelanjaan dikenakan cukai?
Perbelanjaan perniagaan sebenar yang dibayar balik pada kos biasanya tidak dikenakan cukai, tetapi elaun, bayaran jarak perjalanan melebihi kadar yang diluluskan dan sesetengah manfaat mungkin dikenakan cukai. Peraturannya berbeza mengikut negara, jadi templat ini hanya menyatakan bahawa sesetengah bayaran balik mungkin dikenakan cukai dan syarikat akan menguruskan sebarang pelaporan.
Adakah sah untuk menandatangani dokumen ini secara elektronik?
Secara amnya, ya. Tandatangan elektronik secara amnya sah untuk dokumen tempat kerja seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan UETA), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan FileIt menyimpan jejak audit tentang pihak yang menandatangani serta waktunya.