ما هو خطاب التحقق من الوظيفة؟
غالبًا ما يطلب مالكو العقارات ومُقرضو الرهن العقاري والبنوك وشركات تمويل السيارات ومسؤولو الهجرة إثباتًا بأن شخصًا ما يعمل. خطاب التحقق من الوظيفة (ويُسمى أحيانًا إثبات العمل أو خطاب تأكيد الوظيفة) هو بيان موقّع من صاحب العمل بالحقائق: هوية الشخص، ومسمّاه الوظيفي، ومدة عمله، وراتبه إذا أراد الموظف إدراجه.
ينشئ هذا النموذج خطابًا من صفحة واحدة من صاحب العمل. ويؤكد إما استمرار الوظيفة منذ تاريخ البدء، أو الوظيفة السابقة بين تاريخين لموظف سابق، ويسرد المسمى الوظيفي ونوع العمل، والقسم وساعات العمل المعتادة والراتب الأساسي وأي أجر منتظم آخر مثل المكافأة أو العمولة إذا أدخلتها. ويوضح أن الخطاب قُدّم بناءً على طلب الموظف وبموافقته، ويحدّد ما يتعهد به (فهو يؤكد السجلات في تاريخ الخطاب، لا الوظيفة أو الراتب مستقبلًا)، ويطلب من المستلم الحفاظ على سريته، ويقدّم جهة اتصال يمكنها التحقق منه. يوقّع صاحب العمل وحده.
- مناسب لـ
- طلبات الاستئجار، والرهن العقاري والقروض، والحسابات المصرفية، وطلبات التأشيرة والهجرة
- يوقّعه
- صاحب العمل — موظف الموارد البشرية أو المدير، مع ذكر مسماه الوظيفي
- تفاصيل الراتب
- اختيارية — أدرجها فقط بإذن الموظف
- الطول
- صفحة واحدة
متى تستخدم خطاب التحقق من الوظيفة
- يطلب مالك العقار أو وكيل التأجير المحتمل للمستأجر إثبات الوظيفة والدخل
- يحتاج مُقرض الرهن العقاري أو البنك إلى تأكيد الوظيفة والراتب
- تقدّم موظف بطلب للحصول على تأشيرة أو تصريح إقامة أو تمديد تأشيرة
- يحتاج موظف سابق إلى تأكيد تواريخ عمله لديك
- يتطلب طلب حضانة أطفال أو مدرسة أو إعانات خطابًا من صاحب العمل
ما ستملؤه
18 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: صاحب العمل.
1 صاحب العمل
- تاريخ الخطاب*
- اسم الشركة*
- عنوان الشركة
- موجّه إلى
2 الموظف
- اسم الموظف الكامل*
- المسمى الوظيفي*
- القسم
- نوع التوظيف* دوام كامل، دائم · دوام جزئي، دائم · دوام كامل، محدد المدة · دوام جزئي، محدد المدة · عرضي أو عند الطلب · موسمي
- تاريخ بدء التوظيف*
- تاريخ انتهاء التوظيف
- ساعات العمل المعتادة
3 الأجر (بموافقة الموظف فقط)
- العملة*
- الأجر الأساسي (الإجمالي) — الحالي أو النهائي للموظف السابق
- لكل* سنة · شهر · أسبوع · ساعة
- أجر منتظم آخر
4 الغرض وبيانات الاتصال
- مطلوب من أجل
- أي شيء آخر مطلوب تأكيده
- جهة اتصال للتحقق*
5 من يوقّع
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · موظف موارد بشرية أو مدير مخوّل بتأكيد تفاصيل التوظيف.
استخدام خطاب التحقق من الوظيفة خطوة بخطوة
1 احصل على طلب الموظف
لا تُعدّ الخطاب إلا عندما يطلبه الموظف، واسأله عما يريد إدراجه — ولا سيما ما إذا كان يريد إظهار راتبه. يذكر الخطاب أنه قُدّم بناءً على طلب الموظف وبموافقته.
2 وجّهه إلى المستلم
أدخل اسم المستلم وعنوانه إذا كانا متوفرين، مثل مكتب التأجير أو البنك؛ وسيفتتح الخطاب عندها بعبارة "السيد أو السيدة المحترم/ة". اتركهما فارغين ليكون الخطاب بصيغة "إلى من يهمه الأمر"، بحيث يستطيع الموظف تسليمه إلى أي جهة.
3 أكّد تفاصيل الوظيفة
أدخل المسمى الوظيفي ونوع العمل وتاريخ البدء. أضف تاريخ الانتهاء فقط لمن غادر العمل — إذ تتغير الصياغة من "يعمل حاليًا" إلى "كان يعمل من … إلى …". ويُعدّ إدخال القسم وساعات العمل المعتادة اختياريًا.
4 أضف الراتب فقط بتفويض
أدخل الراتب الأساسي وفترة صرفه، وأي أجر منتظم آخر، فقط عندما يوافق الموظف. اترك بيانات الراتب فارغة لاستبعادها تمامًا من الخطاب. أضف جهة اتصال للتحقق، ثم وقّع بنفسك — فلا حاجة إلى توقيع أي شخص آخر.
نصائح قبل الإرسال
- تحقق من كل تفصيل بمقارنته بسجلات الرواتب والموارد البشرية قبل التوقيع. أكّد الحقائق فقط، لا التوقعات المتعلقة بالوظيفة أو الراتب مستقبلًا.
- إذا كان الموظف في فترة إخطار أو تجربة أو بعقد محدد المدة، فلا توحِ بغير ذلك — فبعض المستلمين يسألون عن هذه الأمور مباشرة.
- استخدم جهة اتصال للتحقق تصل إلى الموارد البشرية أو قسم الرواتب، حتى يتمكن المستلم من التأكد من صحة الخطاب.
- أرسل ملف PDF الموقّع إلى الموظف ليسلّمه، أو أعد توجيهه إلى المستلم بنفسك إذا طلب منك الموظف ذلك.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن خطاب التحقق من الوظيفة
هل أحتاج إلى إذن الموظف لمشاركة راتبه؟
من الممارسات الجيدة الحصول على الإذن، كما أن قوانين حماية البيانات أو الخصوصية في أماكن كثيرة تتطلب سببًا قانونيًا لمشاركة المعلومات الشخصية. يستبعد النموذج بيانات الراتب ما لم تدخلها، ويذكّرك نص المساعدة بإدراجها فقط بإذن الموظف.
هل يمكنني استخدام هذا النموذج لموظف سابق؟
نعم. أدخل تاريخ انتهاء العمل، وسيؤكد الخطاب أنه كان يعمل من تاريخ البدء إلى تاريخ الانتهاء، بدلًا من القول إنه يعمل حاليًا.
هل يوقّع الموظف على الخطاب؟
لا. فهذا بيان صادر عن صاحب العمل، ولذلك يوقّع صاحب العمل وحده. ويتلقى الموظف ملف PDF الموقّع ليسلّمه.
هل سيقبل مالك العقار أو البنك خطابًا موقّعًا إلكترونيًا؟
يقبل معظمهم ذلك. وتكون التوقيعات الإلكترونية صالحة عمومًا في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (eIDAS)، وكندا، كما يتضمن الخطاب جهة اتصال للتحقق. ولدى بعض إجراءات التأشيرة أو الهجرة قواعدها الخاصة بالمستندات، لذا تحقّق مما يطلبه المستلم.