ما هو تفويض التحقق من المراجع؟
قبل اتخاذ قرار التوظيف النهائي، يتحدث معظم أصحاب العمل إلى مراجع المرشح: مديرين سابقين أو زملاء أو عملاء يمكنهم التحدث عن أدائه في العمل. وتفويض التحقق من المراجع هو إذن المرشح الخطي للقيام بذلك. فهو يحمي المرشح من خلال تحديد الجهات التي يمكنك التواصل معها وكيفية تعاملك مع المعلومات، كما يفيدك لأن بعض أصحاب العمل السابقين لا يشاركون التفاصيل إلا بعد الاطلاع على موافقة موقّعة.
في هذا النموذج، تدرج المراجع التي قدمها المرشح لك، واختياريًا أصحاب العمل السابقين الذين يستطيع فريق الموارد البشرية لديهم تأكيد تواريخ العمل والمسميات الوظيفية، وتسجل اختيار المرشح بشأن ما إذا كان يجوز التواصل مع صاحب عمله الحالي في أي وقت، أو فقط بعد تقديم عرض مشروط، أو لا يجوز ذلك إطلاقًا. يوضح النموذج ما يجوز السؤال عنه (التواريخ، والدور، والأداء والسلوك، وسبب ترك العمل، وما إذا كانوا سيوظفونه مجددًا)، ويوضح أنه لا يشمل التحقق من السجل الجنائي أو الائتماني أو عمليات التحقق من الخلفية التي تجريها شركات الفحص، كما يُلزم صاحب العمل باستخدام المعلومات فقط لاتخاذ قرار التوظيف، والحفاظ على سريتها، وحذفها عند عدم الحاجة إليها. ويتضمن إبراءً للمراجع الذين يجيبون بصدق وحسن نية، ومدة انتهاء بالأشهر، وحق المرشح في سحب موافقته. ويوقّع صاحب العمل توقيعًا مضادًا لتأكيد كيفية استخدامه للمعلومات.
- مناسب لـ
- المرشحين في المرحلة النهائية قبل عرض وظيفي أو قبل أن يصبح العرض غير مشروط
- الموقّع
- المرشح، ثم صاحب العمل المحتمل
- صاحب العمل الحالي
- يختار المرشح: في أي وقت، أو بعد عرض مشروط فقط، أو لا يُسمح بذلك إطلاقًا، أو لا ينطبق
- الطول
- نحو صفحتين
متى تستخدم تفويض التحقق من المراجع
- التحقق من مراجع مرشح أُدرج في القائمة المختصرة قبل تقديم عرض
- تأكيد مراجع موظف جديد بعد تقديم عرض مشروط
- يطلب قسم الموارد البشرية لدى صاحب عمل سابق موافقة موقّعة قبل تأكيد تواريخ العمل والمسميات الوظيفية
- جمع مسؤولي التوظيف الموافقات نيابةً عن عميل التوظيف
- الوظائف التي تتطلب مراجع وفقًا لسياستك الخاصة، مثل المناصب التي تستلزم الثقة
ما ستملؤه
11 حقول فارغة، ثم اسم وبريد إلكتروني لكل من يوقّع: المرشح, صاحب العمل.
1 الدور
- صاحب العمل المحتمل (اسم الشركة)*
- عنوان صاحب العمل
- الوظيفة المتقدم إليها*
2 المرشح
- الاسم الكامل للمرشح*
- الأسماء الأخرى المستخدمة لدى أصحاب العمل السابقين
- البريد الإلكتروني للمرشح أو رقم هاتفه
3 من يجوز الاتصال بهم
- المراجع التي يجوز لصاحب العمل الاتصال بها*
- أصحاب العمل السابقون الذين يجوز لمواردهم البشرية تأكيد السجلات
- صاحب العمل الحالي* يجوز الاتصال به في أي وقت · يجوز الاتصال به فقط بعد أن أتلقى عرض عمل مشروطًا · لا يجوز الاتصال به · لا ينطبق، لأنني لست موظفًا حاليًا
4 كيفية استخدام المعلومات
- تستمر الموافقة لمدة (بالأشهر)*
- جهة الاتصال للاستفسارات المتعلقة بمعلومات المرشح*
5 من يوقّع
- المرشح التوقيع والتاريخ · طالب الوظيفة الذي يمنح الإذن.
- صاحب العمل التوقيع والتاريخ والمسمى الوظيفي · صاحب العمل المحتمل، وعادةً ما يكون مدير التوظيف أو مسؤول الاستقطاب.
ما يغطيه تفويض التحقق من المراجع
- من يجوز الاتصال بهم
- ما يجوز الاستفسار عنه
- كيفية استخدام المعلومات
- الإبراء
- مدة سريان التفويض
- تأكيد صاحب العمل
استخدام تفويض التحقق من المراجع خطوة بخطوة
1 صِف الوظيفة
أدخل اسم شركتك وعنوانها والوظيفة التي تقدم المرشح لشغلها. ستظهر هذه البيانات في العنوان والفقرة الافتتاحية.
2 أدرج المراجع
أضف كل مرجع في سطر مستقل: الاسم، والعلاقة، والمؤسسة، وبيانات الاتصال. يمكنك تعبئة هذه البيانات من طلب المرشح، أو طلبها من المرشح أولًا. وتبقى أقسام الموارد البشرية لدى أصحاب العمل السابقين اختيارية.
3 حدّد الحدود
اختر متى يجوز التواصل مع صاحب العمل الحالي — واتفق على ذلك مع المرشح أولًا، لأن النموذج مكتوب بصيغة تعكس اختياره. والإعداد الافتراضي هو التواصل بعد تقديم عرض مشروط فقط، مما يحمي المرشحين الذين لم يخبروا صاحب عملهم بأنهم يبحثون عن وظيفة. حدّد عدد الأشهر التي يظل فيها التفويض ساريًا، وجهة اتصال للاستفسارات المتعلقة بمعلومات المرشح.
4 أرسل النموذج إلى المرشح
يوقّع المرشح أولًا، ثم توقّع أنت توقيعًا مضادًا على تأكيد صاحب العمل. احتفظ بملف PDF الموقّع مع طلب التوظيف، وشارك نسخة مع أي مرجع يطلب الاطلاع على الموافقة.
نصائح قبل الإرسال
- اطرح على كل مرجع الأسئلة الأساسية نفسها حتى تقارن المرشحين بعدل، ودوّن الإجابات.
- لا تسأل المراجع عن الصحة أو خطط الأسرة أو الدين أو أي سمة أخرى لا يجوز لك أخذها في الاعتبار قانونًا.
- إذا كنت تريد أيضًا إجراء تحقق من السجل الجنائي أو الائتماني أو الخلفية، فاستخدم الإفصاح والموافقة المنفصلين اللذين يقتضيهما قانون منطقتك — فهذا النموذج لا يشملها عمدًا.
- احذف ملاحظات المراجع الخاصة بالمرشحين غير الناجحين بما يتوافق مع سياسة الاحتفاظ بالبيانات لديك.
وقّعه إلكترونيًا خلال دقائق
- املأ الحقول الفارغة. تُدرج الأسماء والتواريخ والمبالغ مباشرةً في الاتفاقية — وتعرض المعاينة موضعها بدقة.
- حدّد من يوقّع. حدّد «هذا أنا» للجزء الخاص بك. ينشئ FileIt ملف PDF يتضمن حقول التوقيع والتاريخ على السطر الصحيح لكل منها، ويمكنك مراجعة أي شيء أو نقله قبل الإرسال.
- أرسله. يحصل كل موقّع على رابط آمن ويوقّع من أي جهاز — دون الحاجة إلى حساب. يُحفظ ملف PDF الموقّع، مع سجل تدقيق وشهادة إتمام، في خزنتك ويُرسل بالبريد الإلكتروني إلى الجميع.
الأسئلة الشائعة عن تفويض التحقق من المراجع
هل أحتاج إلى موافقة خطية للتحقق من المراجع؟
ليس في كل مكان، لكن ذلك يُعد ممارسة جيدة، ويطلب بعض أصحاب العمل السابقين هذه الموافقة قبل مشاركة أي معلومات. وعندما تنطبق قوانين حماية البيانات أو الخصوصية، يساعد التفويض الموقّع أيضًا في إثبات أن المرشح كان يعلم ما ستفعله بمعلوماته.
هل يشمل هذا النموذج التحقق من الخلفية؟
لا. فهو يشمل المراجع التي يتواصل معها صاحب العمل مباشرة. وغالبًا ما تتطلب عمليات التحقق من السجل الجنائي والائتماني والتقارير الصادرة عن شركات الفحص إفصاحًا وموافقة منفصلين بموجب القانون المحلي.
هل يستطيع المرشح سحب موافقته؟
نعم. يتيح له النموذج سحب موافقته خطيًا في أي وقت، دون أن يؤثر ذلك في جهات الاتصال التي جرى التواصل معها بالفعل. وقد لا يتمكن صاحب العمل عندئذٍ من إكمال تقييم الطلب.
هل يكفي التوقيع الإلكتروني لهذه الموافقة؟
نعم، عمومًا. فالتوقيعات الإلكترونية صالحة للمستندات العادية مثل هذا المستند في الولايات المتحدة (قانون التوقيعات الإلكترونية في التجارة العالمية والوطنية (ESIGN Act) وقانون المعاملات الإلكترونية الموحد (UETA))، والمملكة المتحدة، والاتحاد الأوروبي (لائحة eIDAS)، وكندا، كما يسجل مسار التدقيق في FileIt متى وكيف وقّع المرشح.