¿Qué es autorización para comprobar referencias laborales?
Antes de tomar una decisión definitiva de contratación, la mayoría de los empleadores habla con las referencias de una persona candidata: antiguos responsables, compañeros o clientes que pueden hablar de su trabajo. Una autorización para comprobar referencias es el permiso escrito de la persona candidata para hacerlo. La protege al limitar con quién puedes contactar y qué puedes hacer con la información, y también te ayuda porque algunos antiguos empleadores solo comparten datos cuando ven un consentimiento firmado.
En esta plantilla indicas las referencias que te ha proporcionado la persona candidata y, de forma opcional, los antiguos empleadores cuyo equipo de recursos humanos puede confirmar fechas y puestos, y registras su decisión sobre si se puede contactar con su empleador actual en cualquier momento, solo después de una oferta condicional o nunca. El formulario enumera lo que se puede preguntar (fechas, puesto, desempeño y conducta, motivo de la salida y si volverían a contratarla), deja claro que no incluye comprobaciones de antecedentes penales, crédito ni las realizadas por empresas de selección, y compromete al empleador a utilizar la información solo para la decisión de contratación, mantenerla confidencial y eliminarla cuando ya no sea necesaria. Incluye una exoneración de responsabilidad para las referencias que respondan de forma honesta y de buena fe, un plazo de caducidad en meses y el derecho de la persona candidata a retirar su consentimiento. El empleador firma también para confirmar cómo utilizará la información.
- Ideal para
- Personas candidatas en la fase final, antes de una oferta de empleo o de que una oferta pase a ser incondicional
- Quién firma
- Primero la persona candidata y después el posible empleador
- Empleador actual
- La persona candidata elige: en cualquier momento, solo después de una oferta condicional, nunca o no corresponde
- Extensión
- Aproximadamente 2 páginas
Cuándo usar un autorización para comprobar referencias laborales
- Comprobar las referencias de una persona candidata preseleccionada antes de hacerle una oferta
- Confirmar las referencias de una nueva incorporación después de una oferta condicional
- El equipo de recursos humanos de un antiguo empleador solicita un consentimiento firmado antes de confirmar fechas y puestos
- Recopilar el consentimiento en nombre de un cliente que está contratando
- Puestos para los que tus propias políticas exigen referencias, como los puestos de confianza
Lo que debes completar
11 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: persona candidata, empleador.
1 El puesto
- Posible empleador (nombre de la empresa)*
- Dirección del empleador
- Puesto solicitado*
2 La persona candidata
- Nombre completo de la persona candidata*
- Otros nombres utilizados con empleadores anteriores
- Correo electrónico o teléfono de la persona candidata
3 A quién se puede contactar
- Personas que proporcionan referencias y a las que el empleador puede contactar*
- Empleadores anteriores cuyo departamento de recursos humanos puede confirmar los registros
- Empleador actual* puede ser contactado en cualquier momento · solo puede ser contactado después de que haya recibido una oferta de empleo condicionada · no puede ser contactado · no se aplica, ya que actualmente no tengo empleo
4 Cómo se utiliza la información
- La autorización tiene una duración de (meses)*
- Persona de contacto para preguntas sobre la información de la persona candidata*
5 Quién firma
- Persona candidata firma y fecha · La persona solicitante del empleo que da su autorización.
- Empleador firma y fecha, cargo · El posible empleador, normalmente la persona responsable de la contratación o la persona reclutadora.
Qué incluye el autorización para comprobar referencias laborales
- A quién se puede contactar
- Qué se puede preguntar
- Cómo se utilizará la información
- Exoneración de responsabilidad
- Duración
- Confirmación del empleador
Cómo usar el autorización para comprobar referencias laborales, paso a paso
1 Describe el puesto
Introduce el nombre y la dirección de tu empresa y el puesto al que se ha presentado la persona candidata. Estos datos aparecen en el encabezado y en el párrafo inicial.
2 Indica las referencias
Añade cada referencia en una línea independiente: nombre, relación, organización y datos de contacto. Puedes completarlos a partir de la solicitud de la persona candidata o pedírselos primero. Los departamentos de recursos humanos de antiguos empleadores son opcionales.
3 Establece los límites
Elige cuándo se puede contactar con el empleador actual; acuerda esto primero con la persona candidata, ya que el formulario está redactado con sus palabras. La opción predeterminada es hacerlo solo después de una oferta condicional, lo que protege a quienes aún no han comunicado a su empleador que están buscando trabajo. Indica cuántos meses estará vigente la autorización y una persona de contacto para las preguntas sobre la información de la persona candidata.
4 Envíaselo a la persona candidata
La persona candidata firma primero y después tú firmas también la confirmación del empleador. Guarda el PDF firmado junto con la solicitud y comparte una copia con la referencia que pida ver el consentimiento.
Consejos antes de enviarlo
- Haz las mismas preguntas básicas a todas las referencias para comparar a las personas candidatas de forma justa y anota las respuestas.
- No preguntes a las referencias por la salud, los planes familiares, la religión ni ninguna otra característica que no puedas tener en cuenta legalmente.
- Si también quieres realizar una comprobación de antecedentes penales, crédito o antecedentes generales, utiliza la declaración y el consentimiento independientes que exija la legislación local; este formulario deliberadamente no las incluye.
- Elimina las notas sobre las referencias de las personas candidatas no seleccionadas de acuerdo con tu política de conservación.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Autorización para comprobar referencias laborales
¿Necesito un consentimiento escrito para comprobar referencias?
No en todas partes, pero es una buena práctica y algunos antiguos empleadores lo solicitan antes de compartir cualquier información. Cuando se aplican las leyes de protección de datos o privacidad, una autorización firmada también ayuda a demostrar que la persona candidata sabía qué harías con su información.
¿Esto incluye una comprobación de antecedentes?
No. Incluye las referencias contactadas directamente por el empleador. Las comprobaciones de antecedentes penales o de crédito y los informes de empresas de selección suelen requerir una declaración y un consentimiento independientes conforme a la legislación local.
¿Puede la persona candidata retirar su consentimiento?
Sí. El formulario le permite retirarlo por escrito en cualquier momento, sin afectar a los contactos ya realizados. En ese caso, es posible que el empleador no pueda terminar de evaluar la solicitud.
¿Basta con una firma electrónica para este consentimiento?
Por lo general, sí. Las firmas electrónicas son válidas para documentos ordinarios como este en EE. UU. (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act) y Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA)), el Reino Unido, la UE (eIDAS) y Canadá, y el registro de auditoría de FileIt indica cuándo y cómo firmó la persona candidata.