Qu’est-ce qu’un formulaire de consentement au traitement des données personnelles ?
Lorsqu’une organisation s’appuie sur le consentement pour recueillir et utiliser les informations personnelles d’une personne, elle doit lui indiquer quelles données sont collectées, pourquoi, qui y aura accès et pendant combien de temps, tout en conservant la preuve de son accord. Un formulaire de consentement aux données personnelles remplit ces deux fonctions. Les clubs, associations, écoles, cabinets, petites entreprises et organisateurs d’événements l’utilisent lors de l’inscription de membres, clients, bénévoles ou participants.
Ce modèle est rédigé en langage clair et s’adresse directement à la personne (« nous » et « vous »). Vous indiquez les informations recueillies et les finalités auxquelles elles servent ; si vous collectez des informations sensibles, comme des données de santé, vous les décrivez et expliquez pourquoi elles sont nécessaires, et le formulaire demande un consentement explicite. Vous précisez avec qui les données sont partagées (ou qu’elles le sont uniquement avec des prestataires agissant selon vos instructions), si elles sont envoyées dans d’autres pays et combien de temps elles sont conservées. Vous indiquez honnêtement si le consentement est facultatif ou nécessaire pour bénéficier du service. Le formulaire explique le droit de retirer son consentement à tout moment et, selon le lieu de résidence de la personne, les droits d’accès, de rectification et d’effacement de ses données, ainsi que le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle. L’organisation contresigne pour confirmer qu’elle utilisera les informations uniquement de la manière décrite.
- Idéal pour
- Clubs, associations, écoles, cabinets, coachs et petites entreprises recueillant des informations personnelles
- Signé par
- La personne concernée, puis l’organisation
- Données sensibles
- Section facultative demandant un consentement explicite pour les informations de santé ou autres données sensibles
- Longueur
- 1 à 2 pages
Quand utiliser un formulaire de consentement au traitement des données personnelles
- Inscrire les membres d’un club sportif, y compris les informations médicales nécessaires en cas d’urgence
- Recueillir les coordonnées des bénévoles et leurs contacts d’urgence pour une association
- Inscrire des clients à des services de coaching, de thérapie ou de bien-être
- Recueillir les informations des participants à un événement ou à un voyage
- Partager les coordonnées d’une personne avec une fédération, un partenaire ou un organisme financeur
Ce que vous remplissez
11 champs à remplir, puis le nom et l’adresse e-mail de chaque signataire : personne concernée, organisation.
1 L’organisation
- Nom de l’organisation*
- Adresse de l’organisation
- Contact chargé de la protection des données (e-mail ou adresse)*
2 La personne concernée
- Nom complet de la personne concernée*
3 Les informations
- Informations collectées*
- Finalités de l’utilisation*
- Informations sensibles et raison de leur nécessité
- Le fait de donner ce consentement est* facultatif. Si vous ne le donnez pas ou le retirez ultérieurement, cela n’aura aucune incidence sur les autres services que nous vous fournissons · nécessaire aux finalités décrites ci-dessus. Si vous ne le donnez pas ou le retirez ultérieurement, nous pourrions ne pas être en mesure de fournir le service auquel ces finalités se rapportent
4 Partage et stockage
- Destinataires des informations
- Autres pays où les informations sont envoyées et raisons
- Durée de conservation*
5 Qui signe
- Personne concernée signature et date · La personne dont les informations sont collectées. Pour un enfant, son parent ou son représentant légal donne généralement son consentement.
- Organisation signature et date, fonction · L’organisation qui collecte et utilise les informations.
Ce que couvre le formulaire de consentement au traitement des données personnelles
- Les informations que nous collectons
- Pourquoi nous les utilisons
- Avec qui nous les partageons
- Durée de conservation
- Vos choix et vos droits
- Votre consentement
- Confirmation de l’organisation
Utiliser le formulaire de consentement au traitement des données personnelles, étape par étape
1 Identifiez votre organisation
Saisissez votre nom et votre adresse, ainsi qu’un contact chargé de la confidentialité : une adresse e-mail ou postale à laquelle les personnes peuvent poser leurs questions, exercer leurs droits ou retirer leur consentement.
2 Indiquez les informations et les finalités
Décrivez les types d’informations que vous recueillez et chaque finalité pour laquelle vous les utilisez. Soyez précis : le consentement ne couvre que ce qui est décrit. Ajoutez les éventuelles informations sensibles et expliquez pourquoi vous en avez besoin, ou laissez cette case vide.
3 Décrivez le partage et la conservation
Indiquez avec qui vous partagez les données, les éventuels autres pays vers lesquels elles sont envoyées et combien de temps vous les conservez — par exemple « pendant la durée de votre adhésion et pendant 2 ans après ». Indiquez honnêtement si le consentement est facultatif.
4 Envoyez et conservez la preuve
La personne signe, vous contresignez, puis le PDF signé est classé dans votre coffre-fort comme preuve du consentement — avec la date et l’heure dans la piste d’audit.
Conseils avant l’envoi
- Le consentement n’est pas la seule base juridique permettant d’utiliser des données personnelles, et ce n’est pas toujours la bonne. Lorsque vous avez besoin des informations pour exécuter un contrat ou respecter une obligation légale, une notice d’information sur la confidentialité peut être plus appropriée qu’un formulaire de consentement.
- Ne recueillez que les informations dont vous avez besoin. Chaque champ supplémentaire est une donnée que vous devez protéger et dont vous devez justifier la collecte.
- Permettez de retirer son consentement aussi facilement que de le donner, et donnez suite rapidement aux retraits.
- Pour les enfants, le consentement est généralement donné par un parent ou un tuteur — vérifiez les règles d’âge applicables là où vous exercez.
Signez en ligne en quelques minutes
- Remplissez les champs. Les noms, dates et montants sont directement intégrés au contrat — l’aperçu indique exactement où.
- Indiquez qui signe. Cochez « C’est moi » pour votre propre partie. FileIt génère le PDF avec chaque case de signature et de date sur la bonne ligne. Vous pouvez tout vérifier ou déplacer avant l’envoi.
- Envoyez-le. Chaque signataire reçoit un lien sécurisé et signe depuis n’importe quel appareil — sans compte. Le PDF signé, avec une piste d’audit et un certificat d’achèvement, est classé dans votre coffre-fort et envoyé par e-mail à tout le monde.
Formulaire de consentement au traitement des données personnelles : questions fréquentes
Ce formulaire rend-il mon organisation conforme au RGPD ?
Non, aucun formulaire ne suffit à lui seul. Celui-ci vous aide à fournir des informations claires aux personnes et à conserver la preuve de leur consentement, ce qui fait partie des exigences du Règlement général sur la protection des données (GDPR) et d’autres lois sur la protection des données. Vous devez également sécuriser les données, respecter les finalités indiquées et répondre aux demandes.
Une personne peut-elle retirer son consentement ?
Oui, à tout moment, en contactant le responsable de la confidentialité que vous avez indiqué. Comme le précise le formulaire, le retrait n’a pas d’incidence sur l’utilisation des informations avant cette date ; en revanche, vous devez ensuite cesser toute utilisation fondée sur ce consentement.
Qu’est-ce qui constitue une information sensible ?
De nombreuses lois accordent une protection supplémentaire aux données de santé, de handicap, d’origine raciale ou ethnique, de religion, d’orientation sexuelle, ainsi qu’aux données biométriques et génétiques et aux casiers judiciaires. Si vous recueillez l’une de ces données, décrivez-la dans la case consacrée aux informations sensibles afin que le formulaire demande un consentement explicite.
Une signature électronique est-elle valable pour un consentement ?
En général, oui. Les signatures électroniques sont valables pour les documents courants comme celui-ci aux États-Unis (loi ESIGN — Electronic Signatures in Global and National Commerce Act — et UETA — Uniform Electronic Transactions Act), au Royaume-Uni, dans l’Union européenne (eIDAS) et au Canada, et la piste d’audit de FileIt indique quand et comment le consentement a été donné.