Apakah borang persetujuan data peribadi?
Apabila organisasi bergantung pada persetujuan untuk mengumpul dan menggunakan maklumat peribadi seseorang, organisasi itu perlu memaklumkan perkara yang dikumpul, sebabnya, pihak yang akan melihatnya dan tempoh penyimpanannya, serta menyimpan rekod bahawa orang itu telah bersetuju. Borang persetujuan data peribadi melakukan kedua-duanya. Kelab, badan amal, sekolah, klinik, perniagaan kecil dan penganjur acara menggunakannya apabila mendaftarkan ahli, pelanggan, sukarelawan atau peserta.
Templat ini ditulis dalam bahasa yang mudah difahami dan ditujukan kepada orang tersebut ("kami" dan "anda"). Anda menyenaraikan maklumat yang dikumpul serta tujuan setiap maklumat digunakan; jika anda mengumpul maklumat sensitif seperti butiran kesihatan, anda menerangkan maklumat itu dan sebab ia diperlukan, dan borang ini meminta persetujuan nyata. Anda menyatakan pihak yang menerima perkongsian maklumat (atau bahawa maklumat itu hanya dikongsi dengan pembekal perkhidmatan yang bertindak mengikut arahan anda), sama ada maklumat itu dihantar ke negara lain dan tempoh penyimpanannya. Anda menyatakan dengan jujur sama ada persetujuan adalah pilihan atau diperlukan untuk mendapatkan perkhidmatan tersebut. Borang ini menerangkan hak untuk menarik balik persetujuan pada bila-bila masa dan, bergantung pada tempat tinggal orang itu, hak untuk mengakses, membetulkan dan memadam datanya serta membuat aduan kepada pihak berkuasa kawal selia. Organisasi turut menandatangani borang ini untuk mengesahkan bahawa maklumat tersebut hanya akan digunakan seperti yang diterangkan.
- Sesuai untuk
- Kelab, badan amal, sekolah, klinik, jurulatih dan perniagaan kecil yang mengumpul maklumat peribadi
- Ditandatangani oleh
- Individu, kemudian organisasi
- Data sensitif
- Bahagian pilihan yang meminta persetujuan nyata terhadap maklumat kesihatan atau maklumat sensitif lain
- Panjang
- 1–2 halaman
Bila hendak menggunakan borang persetujuan data peribadi
- Mendaftarkan ahli kelab sukan, termasuk maklumat perubatan untuk kecemasan
- Mengumpul butiran sukarelawan dan kenalan kecemasan untuk badan amal
- Mendaftarkan pelanggan untuk perkhidmatan bimbingan, terapi atau kesejahteraan
- Mengumpul maklumat peserta untuk acara atau perjalanan
- Berkongsi butiran seseorang dengan badan pentadbir, rakan kongsi atau penyumbang dana
Perkara yang anda isi
11 ruang kosong, kemudian nama dan e-mel setiap orang yang menandatangani: individu, organisasi.
1 Organisasi
- Nama organisasi*
- Alamat organisasi
- Kenalan privasi (e-mel atau alamat)*
2 Individu
- Nama penuh individu*
3 Maklumat
- Maklumat yang dikumpulkan*
- Tujuan penggunaannya*
- Maklumat sensitif dan sebab maklumat itu diperlukan
- Pemberian persetujuan ini adalah* pilihan. Jika anda tidak memberikannya, atau menarik baliknya kemudian, perkara ini tidak akan menjejaskan apa-apa lagi yang anda terima daripada kami · diperlukan untuk tujuan yang diterangkan di atas. Jika anda tidak memberikannya, atau menarik baliknya kemudian, kami mungkin tidak dapat menyediakan perkhidmatan yang berkaitan dengan tujuan tersebut
4 Perkongsian dan penyimpanan
- Pihak yang menerima perkongsian maklumat
- Negara lain tempat maklumat dihantar dan sebabnya
- Tempoh penyimpanan*
5 Siapa yang menandatangani
- Individu tandatangan dan tarikh · Orang yang maklumatnya dikumpulkan. Bagi kanak-kanak, ibu bapa atau penjaga mereka biasanya memberikan persetujuan.
- Organisasi tandatangan dan tarikh, jawatan · Organisasi yang mengumpulkan dan menggunakan maklumat tersebut.
Kandungan borang persetujuan data peribadi
- Maklumat yang kami kumpulkan
- Sebab kami menggunakannya
- Pihak yang menerima perkongsian maklumat
- Tempoh kami menyimpannya
- Pilihan dan hak anda
- Persetujuan anda
- Pengesahan organisasi
Cara menggunakan borang persetujuan data peribadi, langkah demi langkah
1 Kenal pasti organisasi anda
Masukkan nama dan alamat anda serta kenalan privasi — e-mel atau alamat yang boleh digunakan orang untuk bertanya soalan, menggunakan hak mereka atau menarik balik persetujuan.
2 Senaraikan maklumat dan tujuan
Nyatakan jenis maklumat yang anda kumpul dan setiap tujuan penggunaannya. Berikan butiran khusus: persetujuan hanya meliputi perkara yang diterangkan. Tambahkan sebarang maklumat sensitif dan sebab anda memerlukannya, atau biarkan kotak itu kosong.
3 Terangkan perkongsian dan tempoh simpanan
Nyatakan pihak yang menerima perkongsian maklumat, mana-mana negara lain yang menerima penghantaran maklumat dan tempoh anda menyimpannya — contohnya "semasa anda menjadi ahli dan selama 2 tahun selepas itu". Pilih dengan jujur sama ada pemberian persetujuan adalah pilihan.
4 Hantar dan simpan rekod
Individu tersebut menandatangani, anda menandatangani balas, dan PDF yang telah ditandatangani disimpan dalam peti besi anda sebagai rekod persetujuan — bersama tarikh dan masa dalam jejak audit.
Petua sebelum menghantarnya
- Persetujuan bukan satu-satunya asas undang-undang untuk menggunakan data peribadi dan tidak semestinya asas yang tepat. Jika anda memerlukan maklumat itu untuk melaksanakan kontrak atau memenuhi kewajipan undang-undang, notis privasi mungkin lebih sesuai daripada borang persetujuan.
- Kumpul hanya perkara yang anda perlukan. Setiap medan tambahan ialah sesuatu yang perlu anda lindungi dan berikan justifikasi.
- Jadikan proses menarik balik persetujuan semudah proses memberikannya dan ambil tindakan terhadap penarikan balik dengan segera.
- Bagi kanak-kanak, persetujuan biasanya diberikan oleh ibu bapa atau penjaga — semak peraturan umur di tempat anda beroperasi.
Tandatangan dalam talian dalam beberapa minit
- Isi ruang kosong. Nama, tarikh dan jumlah terus dimasukkan ke dalam perjanjian — pratonton menunjukkan kedudukan sebenar.
- Nyatakan siapa yang menandatangani. Tandakan “Ini saya” untuk bahagian anda. FileIt membina PDF dengan setiap kotak tandatangan dan tarikh pada baris yang betul, dan anda boleh menyemak atau mengalihkannya sebelum menghantar.
- Hantarkannya. Setiap penandatangan menerima pautan selamat dan menandatangani daripada mana-mana peranti — tiada akaun diperlukan. PDF yang telah ditandatangani, bersama jejak audit dan Sijil Penyelesaian, disimpan dalam peti simpanan anda dan dihantar melalui e-mel kepada semua orang.
Soalan lazim tentang Borang persetujuan data peribadi
Adakah borang ini menjadikan organisasi saya mematuhi GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum)?
Tiada satu borang pun dapat menjamin perkara itu. Borang ini membantu anda memberikan maklumat yang jelas kepada orang ramai dan merekodkan persetujuan mereka, yang merupakan sebahagian daripada perkara yang dikehendaki oleh undang-undang perlindungan data seperti GDPR (Peraturan Perlindungan Data Umum). Anda masih perlu mengendalikan data dengan selamat, mematuhi tujuan yang dinyatakan dan menjawab permintaan.
Bolehkah seseorang menarik balik persetujuannya?
Ya, pada bila-bila masa, dengan menghubungi kenalan privasi yang anda nyatakan. Seperti yang dinyatakan dalam borang, penarikan balik tidak menjejaskan cara maklumat itu digunakan sebelum ini, tetapi selepas itu anda mesti menghentikan sebarang penggunaan yang bergantung pada persetujuan tersebut.
Apakah yang dikira sebagai maklumat sensitif?
Banyak undang-undang memberikan perlindungan tambahan kepada data kesihatan, ketidakupayaan, asal usul kaum atau etnik, agama, orientasi seksual, biometrik dan genetik, serta rekod jenayah. Jika anda mengumpul mana-mana maklumat ini, terangkannya dalam kotak maklumat sensitif supaya borang ini meminta persetujuan nyata.
Adakah tandatangan elektronik sah untuk persetujuan?
Secara umumnya, ya. Tandatangan elektronik sah untuk dokumen biasa seperti ini di AS (Akta ESIGN (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA)), UK, EU (eIDAS) dan Kanada, dan jejak audit FileIt menunjukkan bila dan bagaimana persetujuan diberikan.