¿Qué es formulario de consentimiento para datos personales?
Cuando una organización se basa en el consentimiento para recopilar y utilizar los datos personales de alguien, debe informarle de qué recopila, por qué, quién los verá y durante cuánto tiempo, además de conservar un registro de que la persona aceptó. Un formulario de consentimiento para datos personales cumple ambas funciones. Clubes, organizaciones benéficas, centros educativos, clínicas, pequeñas empresas y organizadores de eventos lo utilizan al inscribir a miembros, clientes, voluntarios o asistentes.
Esta plantilla está redactada en un lenguaje claro y se dirige directamente a la persona («nosotros» y «tú»). Indicas qué datos se recopilan y para qué fines se utilizan; si recopilas información sensible, como datos de salud, la describes y explicas por qué es necesaria, y el formulario solicita un consentimiento explícito. Indicas con quién se comparte —o que solo se comparte con proveedores de servicios que actúan siguiendo tus instrucciones—, si se envía a otros países y durante cuánto tiempo se conserva. Explicas honestamente si el consentimiento es opcional o necesario para prestar el servicio. El formulario explica el derecho a retirar el consentimiento en cualquier momento y, según el lugar de residencia de la persona, los derechos a acceder a sus datos, corregirlos y eliminarlos, así como a presentar una reclamación ante un organismo regulador. La organización firma también para confirmar que utilizará los datos únicamente de la forma descrita.
- Ideal para
- Clubes, organizaciones benéficas, centros educativos, clínicas, entrenadores y pequeñas empresas que recopilan datos personales
- Quién firma
- Primero la persona y después la organización
- Datos sensibles
- Sección opcional que solicita consentimiento explícito para datos de salud u otra información sensible
- Extensión
- 1–2 páginas
Cuándo usar un formulario de consentimiento para datos personales
- Registrar a miembros de un club deportivo, incluida información médica para casos de emergencia
- Recopilar los datos y contactos de emergencia de voluntarios para una organización benéfica
- Inscribir a clientes en servicios de entrenamiento, terapia o bienestar
- Recopilar los datos de los asistentes a un evento o viaje
- Compartir los datos de una persona con un organismo rector, un socio o una entidad financiadora
Lo que debes completar
11 campos en blanco y, después, el nombre y el correo electrónico de cada firmante: persona, organización.
1 La organización
- Nombre de la organización*
- Dirección de la organización
- Contacto de privacidad (correo electrónico o dirección)*
2 La persona
- Nombre completo de la persona*
3 La información
- Información recopilada*
- Para qué se utiliza*
- Información sensible y por qué se necesita
- Dar este consentimiento es* opcional. Si no lo das o lo retiras posteriormente, esto no afectará a ninguna otra cosa que recibas de nosotros · necesario para las finalidades descritas anteriormente. Si no lo das o lo retiras posteriormente, es posible que no podamos prestar el servicio relacionado con dichas finalidades
4 Comunicación y almacenamiento
- Con quién se comparte
- A qué otros países se envía y por qué
- Durante cuánto tiempo se conserva*
5 Quién firma
- Persona firma y fecha · La persona cuya información se recopila. En el caso de un menor, normalmente su padre, madre o tutor da el consentimiento.
- Organización firma y fecha, cargo · La organización que recopila y utiliza la información.
Qué incluye el formulario de consentimiento para datos personales
- La información que recopilamos
- Por qué la utilizamos
- Con quién la compartimos
- Durante cuánto tiempo la conservamos
- Tus opciones y derechos
- Tu consentimiento
- Confirmación de la organización
Cómo usar el formulario de consentimiento para datos personales, paso a paso
1 Identifica tu organización
Introduce tu nombre y dirección, así como un contacto de privacidad —un correo electrónico o una dirección donde las personas puedan hacer preguntas, ejercer sus derechos o retirar el consentimiento—.
2 Enumera los datos y los fines
Especifica qué tipos de datos recopilas y para qué utilizas cada uno. Sé concreto: el consentimiento solo cubre lo que se describe. Añade cualquier información sensible y explica por qué la necesitas, o deja esa casilla vacía.
3 Describe el uso compartido y la conservación
Indica con quién compartes los datos, a qué otros países se envían y durante cuánto tiempo los conservas; por ejemplo, «mientras seas miembro y durante 2 años después». Elige con honestidad si dar el consentimiento es opcional.
4 Envía y conserva el registro
La persona firma, tú firmas también y el PDF firmado se archiva en tu bóveda como prueba del consentimiento, con la fecha y la hora en el registro de auditoría.
Consejos antes de enviarlo
- El consentimiento no es la única base jurídica para utilizar datos personales, ni siempre es la adecuada. Cuando necesitas los datos para ejecutar un contrato o cumplir una obligación legal, un aviso de privacidad puede ser más apropiado que un formulario de consentimiento.
- Recopila solo lo que necesitas. Cada campo adicional es algo que debes proteger y justificar.
- Haz que retirar el consentimiento sea tan fácil como darlo y actúa con rapidez cuando se retire.
- En el caso de menores, normalmente el consentimiento lo da uno de sus progenitores o su tutor legal; comprueba las normas de edad aplicables donde operas.
Fírmalo en línea en minutos
- Rellena los campos en blanco. Los nombres, las fechas y los importes aparecen directamente en el acuerdo; la vista previa muestra exactamente dónde.
- Indica quién firma. Marca «Soy yo» para tu parte. FileIt crea el PDF con cada casilla de firma y fecha en la línea correspondiente, y puedes revisarlo o mover cualquier elemento antes de enviarlo.
- Envíalo. Cada firmante recibe un enlace seguro y firma desde cualquier dispositivo, sin necesidad de tener una cuenta. El PDF firmado, con un registro de auditoría y un Certificado de finalización, se guarda en tu bóveda y se envía por correo electrónico a todos.
Preguntas frecuentes sobre Formulario de consentimiento para datos personales
¿Este formulario hace que mi organización cumpla con el RGPD?
No existe un único formulario que consiga eso. Este formulario te ayuda a proporcionar información clara a las personas y a registrar su consentimiento, algo que esperan las leyes de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Aun así, debes tratar los datos de forma segura, respetar los fines indicados y responder a las solicitudes.
¿Alguien puede retirar su consentimiento?
Sí, en cualquier momento, contactando con la persona responsable de privacidad que indiques. Como explica el formulario, retirar el consentimiento no afecta al uso que se haya hecho de los datos anteriormente, pero a partir de ese momento debes detener cualquier uso que se basara en dicho consentimiento.
¿Qué se considera información sensible?
Muchas leyes ofrecen protección adicional a los datos de salud, discapacidad, origen racial o étnico, religión, orientación sexual y a los datos biométricos y genéticos, así como a los antecedentes penales. Si recopilas alguno de ellos, descríbelo en la casilla de información sensible para que el formulario solicite un consentimiento explícito.
¿Es válida una firma electrónica para dar el consentimiento?
Por lo general, sí. Las firmas electrónicas son válidas para documentos ordinarios como este en Estados Unidos (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN Act) y UETA), el Reino Unido, la Unión Europea (eIDAS) y Canadá, y el registro de auditoría de FileIt muestra cuándo y cómo se otorgó el consentimiento.